Este texto expone las bases para la creación de una intranet desde el punto de vista de Microsoft.

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Las intranets son redes privadas que se han creado utilizando las normas y los protocolos de Internet. Aportan la interfaz de exploración intuitiva de la World Wide Web a la información y los servicios almacenados en una red de área local (LAN) corporativa. Las intranets son atractivas porque disminuyen el costo de mantenimiento de una red interna y, al mismo tiempo, aumentan la productividad, ya que ofrecen a los usuarios un acceso más eficaz a la información y a los servicios que necesitan.

Aunque el atractivo de las intranets es evidente, el proceso de instalación no lo es tanto. Algunas organizaciones adoptan el mismo sistema para crear su web interno que el utilizado para crear el sitio de Internet externo. Contratan a proveedores y diseñadores externos que normalmente se centran en los gráficos, los valores de producción y las últimas tecnologías más populares. Este método puede costar mucho dinero, pero no produce necesariamente una red que se ajuste a las necesidades de una organización.

Un modo rápido y sencillo de empezar

Una alternativa es comenzar con algo pequeño, con webs locales creadas y mantenidas por equipos y departamentos. Estas sencillas intranets ofrecen un valor real mejorando la información compartida con costos de configuración y administración relativamente bajos.

Una intranet sencilla permite a los equipos o departamentos aprovechar el método de exploración intuitivo del web para buscar y compartir información de forma más eficaz. A diferencia de las soluciones de intranet más sofisticadas, las intranets sencillas son muy específicas en su propósito e instalación.

Una intranet sencilla permite a las organizaciones aprovechar las ventajas de las intranets en el ámbito de equipo o de departamento, utilizando tecnologías actuales o fáciles de adquirir. Estas intranets populares ofrecen sus propias ventajas y son el primer paso para desarrollar una intranet más completa.

Compartir mejor la información

La principal ventaja de una intranet es que permite compartir mejor la información. En una organización moderna, el acceso a la información es crucial. Una intranet proporciona una administración más intuitiva de la información.

El método web ofrece algunas mejoras respecto a modelos anteriores de administración de la información:

• Vinculación entre documentos
• Búsqueda fácil
• Punto de entrada común a toda la información

Poca inversión inicial

Sin una planificación cuidadosa, las ventajas de una intranet pueden verse ensombrecidas por su costo. Una intranet sencilla permite a un equipo o departamento aprovechar las ventajas de compartir mejor la información que ofrece el método web con una inversión gradual relativamente baja, utilizando el hardware y el software existente. Las organizaciones que dispongan de una red LAN y utilicen Office (97,2000) pueden crear una intranet sencilla con un costo gradual muy pequeño.

Debido a que las intranets están limitadas en tamaño y en ámbito por definición, no se producen muchos de los problemas asociados a soluciones de intranet más sofisticadas: servidores de seguridad, desarrollo de aplicación personalizada, integración de sistemas de herencia. Esto ayuda a mantener un bajo costo de inversión inicial, así como de administración y soporte técnico.

Primer paso al futuro

Muchas organizaciones configuran intranets sencillas como primer paso hacia el desarrollo de intranets más sofisticadas. Una intranet local de un departamento determinado puede ampliarse y mejorarse para crear una intranet centralizada para toda una organización. Opcionalmente, varios web departamentales pueden administrarse de forma centralizada para crear un web mayor.

Las organizaciones también se benefician del aprendizaje que se realiza cuando un grupo comienza a utilizar una intranet sencilla. Los colaboradores se acostumbran a utilizar la intranet para compartir información sencilla e incorporarla a su trabajo diario. La utilización de intranets sencillas permite a las organizaciones obtener una información que aumenta la eficacia de las soluciones de mayor nivel.

Ventajas de la solución de Microsoft

Debido a que las intranets sencillas las crean y las administran los grupos que las utilizan, requieren herramientas que permitan a todos los usuarios colaborar en el contenido de forma sencilla, así como herramientas que permitan la administración local del web. Office 97 y FrontPage son las herramientas indicadas para crear y administrar intranets.

Office (97,2000) ofrece un amplio conjunto de herramientas para que los usuarios finales creen contenido en formato HTML o en formato nativo de Office optimizado para la utilización en pantalla. FrontPage ofrece un entorno de creación WYSIWYG, para crear HTML más sofisticado, y herramientas intuitivas para administrar un sitio web. Los usuarios que han creado webs sencillos en sus organizaciones son quienes han identificado los requisitos clave de las herramientas que utilizan, entre otros:

• Sencillez de uso. Office amplía las herramientas de escritorio familiares a la intranet, con funciones de Microsoft Word como el Asistente para páginas web y la posibilidad de guardar automáticamente como HTML cualquier documento. FrontPage (98,2000) permite a los usuarios finales administrar un sitio web con poca o ninguna ayuda de profesionales de las tecnologías Internet. La interfaz intuitiva del Explorador de FrontPage, las herramientas que automatizan tareas administrativas, como la actualización de hipervínculos, y la integración del método arrastrar y colocar con Office, hacen de FrontPage una herramienta adecuada para intranets administradas de forma local.
• Creación de contenido enriquecido. La tecnología de Active Documents permite a los usuarios ver los documentos de Office dentro de Microsoft Internet Explorer o en otro explorador compatible. Se han mejorado los formatos de archivo de Office para su utilización en línea, con funciones como Mapa del documento, en Word, para facilitar la vista y los comentarios en pantalla y las herramientas de revisión en Word y Microsoft Excel para la creación en colaboración. Además del conjunto completo de herramientas de creación HTML, FrontPage incorpora herramientas de programación sencillas que ayudan a quienes no son programadores a crear intranets enriquecidas y más útiles. Los componentes de FrontPage (antes Componentes WebBot®) son programas integrados que incorporan funciones como búsqueda, tablas de contenido y formato de páginas.
• Posibilidades de ampliación. Una intranet sencilla es el primer paso adecuado hacia una solución de intranet más sofisticada. Al crear una intranet centralizada para la organización, no sólo se puede aprovechar el aprendizaje y experiencia del grupo, sino también los propios webs. Por lo tanto, es importante que las herramientas utilizadas para crear una intranet sencilla ofrezcan una ruta de acceso para la ampliación a una solución más completa. Microsoft Office y FrontPage forman parte de una solución de intranet completa e integrada creada alrededor de la plataforma Active Server de Microsoft. Las intranets creadas utilizando Office y FrontPage pueden integrarse o ampliarse a webs más sofisticados creados en la plataforma Active Server.

La facilidad de ampliar cuando es necesario

Una intranet sencilla es el primer paso para crear soluciones intranet mayores y más sofisticadas. Las intranets sencillas son adecuadas para equipos o departamentos pequeños pero, a medida que crece el número de personas que utilizan la intranet y el volumen de contenido, se necesitan herramientas más sofisticadas. Por ejemplo, los usuarios que eligen un software de servidor web descubren que Microsoft Personal Web Server, incluido en Office y FrontPage, puede ser una herramienta eficaz para dirigir una intranet inicial para un grupo pequeño.

Sin embargo, a medida que la intranet crece, los usuarios necesitan las funciones y el rendimiento más eficaz de Microsoft Internet Information Server (IIS) que se ejecuta en el sistema operativo Microsoft Windows NT®. Las extensiones del servidor de FrontPage facilitan el cambio de un web desde Personal Web Server a Internet Information Server.

Además, es posible que las organizaciones deseen integrar sus webs en otros servicios de red para obtener funciones más sofisticadas. Por ejemplo, las organizaciones pueden utilizar la combinación del administrador de información de escritorio de Microsoft Outlook™ y Microsoft Exchange Server para crear soluciones de grupo eficaces para sus intranets.

Las organizaciones también pueden utilizar Excel como cliente para los datos obtenidos de un servidor de Microsoft SQL o aprovechar las ventajas de la integración entre Microsoft Access e Internet Information Server para crear soluciones de bases de datos dinámicas basadas en web. Microsoft ofrece un amplio conjunto de tecnologías integradas para ayudar a los usuarios a aumentar la utilidad y sofisticación de su intranet.