La primera actuación es establecer una reunión formal y prefijada entre el equipo auditor y los responsables o la dirección de la organización que debe ser auditada.

Objetivos de la reunión inicial

Esta reunión sirve para recordar los objetivos de la auditoría, confirmar la agenda y establecer los canales oficiales de comunicación. En esta reunión inicial, por lo tanto, se analiza el plan de auditoría, se presenta el equipo auditor, se fija el alcance de la auditoría, se lleva a cabo la planificación de las no conformidades y se establecen acuerdos en procedimientos y reuniones. La reunión inicial da comienzo formal al desarrollo o examen propiamente dicho de la auditoría.

Duración de la reunión inicial

Aunque es difícil establecer una duración exacta, la reunión inicial debe ser breve. Lo recomendable es una duración de entre 45 minutos y una hora. Aunque no es fácil de controlar, teniendo en cuenta la participación activa de la dirección de la empresa, para poder conseguir los objetivos de la misma, la reunión inicial no debería prolongarse más allá de una hora de duración.

Asistentes de la reunión inicial

No hay una lista cerrada de los que deben asistir a esta reunión. Se considera que cuanto más grande sea la participación por parte de la empresa auditado, mucho mejor. Este hecho constatará y validará el compromiso de la organización con la calidad.

Además del representante o director de calidad y de los técnicos y gestores de la calidad que integran su equipo de trabajo, es conveniente que asista también la alta dirección de la organización auditada.
Evidentemente, no puede faltar la presencia de todos los miembros del equipo auditor, capitaneados por el auditor principal o auditor jefe.

En caso de que dispongamos de ellos, también asistirán a la reunión inicial, los observadores, expertos técnicos y auditores en prácticas.

Preparación y realización de la reunión inicial

El responsable máximo de la reunión inicial es el auditor principal / auditor jefe. Hay que preparar detalladamente todos los aspectos de la misma, incluido el orden del día que tratamos en el siguiente apartado.

Debe aprovecharse esta reunión inicial para disipar cualquier resistencia, duda o temor que pueda existir por parte de la empresa auditada. Normalmente se da esta inquietud y desconfianza, en las organizaciones en las que se trata de su primera auditoría. Para ello, hay que transmitir claramente los objetivos, fases y métodos de la auditoría. Esto evitará malas interpretaciones, tensiones y interferencias por parte de los miembros de la empresa auditada.

En fundamental un buen enfoque y consecución de los objetivos de la reunión inicial para un óptimo resultado de la auditoría.

Orden del día de la reunión inicial

No hay un único orden del día a tratar en la reunión inicial. En función de las características de la empresa y de tipo de auditoría, podemos establecer un 'orden del día' diferente y igualmente válido. Presentamos a continuación un ejemplo de algunos de los aspectos a tratar en la reunión inicial, recogidos en la norma ISO correspondiente:

	Presentar los miembros del equipo auditor a la dirección del auditado.
	Presentar la dirección de la empresa auditada al equipo auditor. Identificar a los representantes de la dirección en materia de calidad.
	Recordar los objetivos y el alcance de la auditoría.
	Presentar los métodos que se utilizarán para llevar a cabo la auditoría.
	Establecer mecanismos de comunicación, tanto formales como informales, entre auditores y auditados.
	Confirmar que la dirección del auditado dará respuesta y habilitará los medios necesarios a nivel de instalaciones y recursos para llevar a cabo la auditoría.
	Confirmar la fecha, hora y lugar de las diferentes reuniones que deban hacerse, incluida la reunión final.
	Asegurar la confidencialidad de todos los datos.
	Ruegos y preguntas: tanto los auditores como la empresa auditada preguntan todo aquello que consideran necesario y conveniente.