El comprador tipo
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Las personas que realizan la función compras en una empresa pueden tener grados de cualificación muy diferentes, dependiendo de la organización del departamento. El perfil del encargado de compras puede ir desde el experto en contratación, precios, calidad, descuentos, etc., hasta la persona más cercana a la dirección general, responsable de decisiones más estratégicas, pasando por el administrativo o gestor.
En las grandes compañías, el grado de profesionalidad aumenta constantemente. Cada vez es mayor el nivel de preparación y cualificación exigido, siempre dependiendo del tipo de responsabilidad, que varía mucho de unas compañías a otras.
El perfil del comprador en la actualidad es el de una persona capaz de pensar en la globalidad de la empresa.
El comprador debe ser el integrador de varias funciones, el nexo de comunicación entre proveedores y la propia empresa, con la capacidad de tener la suficiente creatividad como para obtener de los proveedores el máximo que éstos pueden aportar. Del mismo modo, debe encontrar los medios por los que podemos adquirir servicios y prestaciones de dichos proveedores que reduzcan nuestros costes y no encarezcan los suyos. Tendrá una gran capacidad para conocer el mercado, lo que se consigue por medio de visitas continuas a proveedores, incluidos los de la competencia. Para conocer todos los entresijos del mercado, resulta imprescindible "estar en la calle". Los conocimientos en finanzas pueden ser necesarios a la hora de analizar la situación financiera de un proveedor o para analizar los costes imputados en su producto.
En muchas empresas, se cree más en un comprador como alguien capaz de vender pedidos a los proveedores, es decir, alguien capaz de transmitir a los proveedores la motivación suficiente para que trabajen en nuestra compañía y, por tanto, capaces de ofrecer mejores condiciones a nuestra compañía que al resto.
Las oportunidades y beneficios que aportan las nuevas tecnologías a la función compras hacen que el comprador de hoy deba estar totalmente familiarizado con estos avances, de manera que se les pueda extraer su máximo beneficio. Conceptos como marketplace, e-business, portales de compra, e-auctions, etc. deben serle totalmente familiares al comprador.
Las principales competencias en las que el comprador debe esforzarse son las siguientes:
- Conocimiento de las previsiones y de los proyectos de su empresa.
- Inventario de los proyectos urgentes e importantes.
- Análisis de las estructuras de coste de los productos y de los diferentes mercados.
- Capacidad de entender la tecnología en el sentido "hecho para".
- Penetración en los mercados proveedores a escala internacional.
- Dominio de los criterios de selección de proveedores.
- Diagnóstico permanente de los principales proveedores.
- Perfeccionamiento de la negociación con los vendedores.
- Planteamiento de comportamientos que favorezcan la cooperación entre compras y otras funciones de la empresa.
- Visión global de la empresa.
- Creativo para obtener el máximo partido de los proveedores.
- Capacidad de enfrentarse a todo tipo de problemas.
- Conocedor de las nuevas tecnologías.
La nueva misión del comprador
En una economía abierta y competitiva, la función de compras tiene la misión de controlar la parte comprada por la empresa: debe comportarse como centro de beneficio y no como centro de coste, en la medida en que la evolución actual empuja a las empresas a no fabricar por sí mismas los productos que pueden encontrar en el exterior en unas condiciones ventajosas.
Si se quiere tener éxito en esta vía, es necesario que el comprador actúe en cuatro planos: técnico, comercial, industrial y administrativo.
En el plano técnico...
- Incitar a sus interlocutores internos y externos a concebir los productos en términos de funcionalidad.
- Saber descubrir a los mejores proveedores a escala mundial.
- Introducir en su empresa los productos innovadores.
En el plano comercial...
- Dar a conocer su propio poder de compra en el exterior para estimular la competencia.
- Negociar y luego cerrar con sus proveedores contratos claros, completos y equilibrados.
En el plano industrial...
- Conocer la gestión de la producción practicada en su empresa.
En el plano administrativo...
- Establecer una gestión de las órdenes de pedidos, entregas y facturaciones que sea compatible con el sistema de gestión de la empresa, proveedores y departamentos internos.
- Establecer hojas de control que permitan el seguimiento de la consecución de los objetivos que se han fijado.
- Dar a los proveedores un plan de seguro de calidad para un producto determinado, con el fin de verificar que ninguna etapa de su proceso de fabricación se haya omitido o se haya desarrollado de manera anormal.
- Mejorar los procesos administrativos de la cadena de suministros por medio de las nuevas tecnologías. Integrar a los proveedores en los sistemas de información propios (intranets, extranets).
Esta misión implica que el departamento de compras organice una comunicación más amplia con otras funciones de la empresa.
Además, el comprador debe colaborar de manera permanente no sólo con algunas funciones de su empresa, sino también con los proveedores potenciales, con el fin de familiarizarse con la multiplicidad de los productos solicitados y la variedad de las tecnologías implicadas.
Estilo personal
A causa de los múltiples contactos que debe tener en el seno de su propia empresa y, sobre todo, de las negociaciones con los proveedores, el comprador es un hombre de comunicación. De ahí que sean tan importantes los conocimientos técnicos sobre mercado, negociación, producto, gestión de la producción, sector, etc. En el componente personal, las relaciones son importantes para conseguir alcanzar los objetivos del departamento y de la empresa.
