Fases de un proceso de outsourcing
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¿Qué es el outsourcing?
Proceso de externalización global o parcial de funciones y de decisiones anteriormente realizadas en el interior de la empresa.
No sólo estamos externalizando factores productivos, sino también derechos en la toma de decisiones.
Tipos de contratos de outsourcing
- Selectivos . Subcontratamos parte del servicio.
- Transición . Sólo se subcontrata el sistema anterior.
- Transformación . Sólo se subcontratan los sistemas nuevos. Esto ocurre cuando la empresa aprovecha un cambio de tecnología para subcontratar la función que le corresponde.
- Co-sourcing . Colaboración. Parte del proceso se realiza externamente, y otra parte queda en el interior de la empresa.
- Total . Transferencia total del servicio.
Fases en un proyecto de outsourcing
Planificar las iniciativas
- Analizar los riesgos.
- Anunciar la iniciativa dentro de la empresa.
- Formar al equipo de proyecto multidisciplinar.
- Recibir ayuda por parte de consultores, abogados, etc.
- Abordar los puntos de un proyecto: gestión de los recursos, gestión de la información y dirección de proyectos.
- Desarrollar sistemas de control del proyecto.
- Marcar los objetivos del proyecto en coste y plazo.
Implicaciones estratégicas
- Entender la empresa: visión de la empresa, core competencies, estructura, value chain, etc.
- Determinar qué áreas de la empresa se deben subcontratar, y qué implicación tienen en la estrategia de la empresa.
- Definir por parte de la empresa el tipo de proceso para competir en el futuro.
Análisis de costes y servicios
- Identificar las actividades que es preciso transferir: personal, equipamientos, software y acuerdos con terceros. Todo esto tendrá implicaciones en los costes.
- Análisis de costes. Simular posibles escenarios con sus cuentas de resultados, identificando los costes en cada situación.
- Análisis de las posibles mejoras futuras , que el proveedor puede realizar en el transcurso del tiempo.
Otros aspectos que es preciso tener en cuenta:
- Determinar los riesgos que se pueden dar en el proceso y que pueden afectar a los costes.
- La valoración de los activos para transferir.
- Modelo de precio elegido.
- Objetivo de precio.
Fases en la selección de proveedores
- Caracterizar las empresas proveedoras. Objetivo commercial assessment.
- Establecer un criterio de evaluación de proveedores.
- Identificar proveedores potenciales.
- Analizar mediante un corto cuestionario estas empresas.
- Desarrollar y enviar una petición de oferta RFP.
- Generar una short list: 2/3 proveedores máximo.
- Due dilligence. Análisis minucioso de estos proveedores y de sus ofertas.
- Seleccionar a un proveedor.
- Revisión de la decisión tomada con la dirección.
Negociación
- Existe una serie de pasos en el proceso de negociación.
- Se deben tener claros los principales puntos que hay que tratar con el proveedor.
- La negociación debe crear las bases del posterior contrato.
- Anunciar al proveedor que ha sido elegido.
Proceso de transición
- Comunicación interna
- Actores principales en nuestra organización
- Determinar el equipo que es preciso poner en funcionamiento (el propio y el del proveedor).
- Temas que hay que verificar:
- Planes de contingencia
- Retrasos
- Activos: recursos humanos, plantas, software, equipos, acuerdos con terceras partes
- Mejor en un movimiento que en diferentes fases
- Planning
de la operación- Necesidad de periodos de formación por parte del personal del proveedor
- Posible traslado de personal propio a las instalaciones del proveedor
- Transporte de equipos
- Transporte de equipos
- Puesta en marcha
- Seguros
- Acuerdos de mantenimiento
- Consideración del coste de estas operaciones de traslado y arranque en las instalaciones del proveedor
Seguimiento
- Poner en funcionamiento al grupo de seguimiento.
El grupo de seguimiento debe estar compuesto por:
- Directivo del departamento que está recibiendo el servicio.
- Gestor del proveedor.
- Representante proveedor.
- Reuniones trimestrales / mensuales.
- Discusión de los principales problemas
- Revisión de resultados
- Posibles revisiones del contrato
- Recurrir al benchmarking, sobre todo en contratos de larga duración.
- Establecer plan de auditorías de seguridad.
- Establecer un plan para la solución de conflictos.
- Utilizar organismos de conciliación para dirimir conflictos.
Objetivos:
Proceso de reestructuración
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Velocidad con la que la empresa |
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Alto |
Bajo |
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Grado del cambio |
Táctico |
Planes de mejora orientada al proyecto |
Mejora continua |
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Estratégico |
Reestructuración: Outsourcing* Merger & Acq. |
Business Process Innovation |
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*joint venture, spin off, vender la unidad