Gestión del conocimiento aplicado a compras
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Un departamento de Compras de cualquier organización suele recibir infinidad de datos por diversos medios: representantes comerciales, revistas, Internet, seminarios, conferencias, etc. Lo más habitual es que esos datos se reciban de forma individual por los diferentes componentes de Compras. El hecho de que esos datos pasen a considerarse información valiosa para la organización dependerá de la gestión aplicada del conocimiento o knowledge management.
Técnicas para la gestión del conocimiento en Compras
Primeros pasos
- Disponer de una base de datos común con la información relativa a:
- Proveedores activos y potenciales lo más amplia posible.
- Histórico de compras realizadas por cualquier comprador.
- Valoración de las visitas/entrevistas realizadas por cualquier componente de compras a proveedores activos o potenciales.
- Conectividad con proveedores: transmisión de previsiones, O. Compra, albaranes, facturas.
- Crear una intranet corporativa, donde Compras tenga un lugar concreto para:
- Documentar los procedimientos y normativas comunes de compras.
- Informar de nuevos avances, acuerdos relativos a suministros.
- Crear una puerta de acceso (segura) a proveedores para compartir información.
- Establecer circuitos que aseguren un flujo correcto de la información:
- Hacer que circule todo lo que llega al departamento (publicidad, revistas, ofertas).
- Trasladar correctamente información que puede ser útil a otros.
- Crear grupos de mejora en Compras que:
- investiguen nuevos mercados o desarrollen los actuales,
- se intercambien información regularmente.
Más a fondo
- Las intranets y extranets o portales de empresa permitirán la extensión de las redes hacia aquellos colaboradores que de alguna manera estén íntimamente vinculados a nuestra organización.
- Parece obvio que la tecnología nos brinda una gran oportunidad para estrechar las relaciones cliente-proveedor por medio de los portales de empresa.
- La gestión de proyectos donde interviene un gran número de proveedores (ingeniería, diseño, I+D, etc.) puede desarrollarse con una elevada eficiencia si integramos la red de proveedores en nuestra intranet. Disponer de bases de datos con información común a un proyecto con las pertinentes autorizaciones agiliza procesos y evita comunicaciones y reuniones innecesarias.
- La gestión de la cadena de suministros puede acortarse en el tiempo considerablemente si permitimos que aquellos proveedores que gestionan nuestros artículos en modalidad just in time vean los stocks de nuestro sistema.
