Descripción de los sistemas de información de comunicación

En un sistema de información de comunicación podemos encontrar, principalmente, los elementos siguientes:

• Correo electrónico. Es el elemento principal y sobre el que se basa el sistema de comunicación. No es imprescindible tener un servicio de correo electrónico para poder comunicarse con los miembros de una organización, pero actualmente es una tecnología básica al alcance de casi cualquier organización. En el futuro, no sería ningún acontecimiento inverosímil que la dirección de correo electrónico estuviera vinculada a la persona y las organizaciones no necesitaran ofrecer su infraestructura. Sería una especie de servicio público.
• Agendas electrónicas. Estas agendas son una reproducción de los calendarios que todos utilizamos para ordenar nuestra mente frente a los compromisos que tenemos. El hecho que nos impulsa a destacarlas es que estas agendas trabajan de manera compartida y así pueden asignarse recursos que afecten a unas cuantas agendas mediante un organizador central. El efecto más inmediato es poder buscar un horario disponible para una reunión en la que deben participar varios componentes de la organización.
• Herramientas de trabajo en grupo. Sirven para agilizar el uso de información que deben compartir los miembros de un grupo que trabajan en proyectos comunes. Pueden compartir documentos de texto que todos necesitan, gráficos que están desarrollando en común y otros.
• Intranet. En un principio era una red web pensada para ser utilizada dentro de una organización. Las aplicaciones que se ofrecen acostumbran a ser, inicialmente, de compartimento de información o bien de trabajo en grupo. La evolución de las intranets parece que lleva a utilizarlas como punto de entrada en cualquier aplicación informática que deba utilizar el personal. La característica diferencial de la intranet es que sólo es accesible para los miembros de la organización.
• Herramientas de flujo de trabajo. Las herramientas de control y supervisión del flujo de trabajo (work flow) sirven para mecanizar el control de las tareas que se realizan para alcanzar un objetivo determinado. Las tareas que pueden controlarse tienen que ver con el hecho de hacer algo (enviar un mensaje), esperar a que una o más personas acaben un trabajo (revisar un documento) o distribuir tareas entre diferentes participantes. El objetivo de estas herramientas es agilizar las tareas del trabajo de gestión de información y de comunicación entre los miembros de una organización.

Características de los sistemas de información de comunicación

• Información multimedia. En general, excepto en organizaciones de sectores muy concretos, la información que se maneja en sistemas de información operacionales e informacionales es textual y no prevé imágenes, sonidos o vídeos. En la comunicación personal es imprescindible poder manejar cualquier tipo de media. Un sistema de información de comunicación debe ser capaz de tratar información multimedia.
• Operativa muy estructurada. Las necesidades de comunicación no son muy diferentes de una organización a otra. Esto hace que las actividades que hay que realizar, por ejemplo, enviar un mensaje, responderlo, guardarlo, convocar una reunión, etc., sean comunes a todas las organizaciones y, por lo tanto, que no haya diferencia entre los sistemas informáticos que soportan estos servicios de información. La operativa de estos sistemas está muy estructurada porque está muy bien definido qué se debe hacer en cada caso. Esto no debe hacer pensar que la operativa sea fácil. No es fácil, pero se sabe muy bien qué se tiene que hacer.
• Funcionalidad variada y dispersa. Las capacidades y necesidades de comunicación que tiene una persona pueden ser tan variadas como su imaginación lo permita. Este hecho provoca que sea muy complicado que una herramienta informática pueda dar apoyo a las capacidades o satisfacer las necesidades de cualquiera. Las herramientas que les dan apoyo van ampliando su abanico de prestaciones, pero siempre estarán abiertas a incorporarle nuevas funcionalidades.

Mecanización de los sistemas de comunicación de información

Se tiende a que las herramientas que dan apoyo a los sistemas de comunicación de información cubran un cierto conjunto de prestaciones y que se presenten como plataformas estándares de uso amplio.

Normalmente, están abiertas para interactuar con otras aplicaciones o para ser adaptadas a las particularidades de cada organización.

Elementos de información

• Información. Tiene que ver con la identificación de los que la utilizan y con lo que quieren comunicar los que la utilizan. Así, serán elementos de información los usuarios, con todos sus datos, y los grupos de usuarios que tienen intereses comunes; pero también los mensajes que se envían, las reuniones que fijan o las tareas que se quieren organizar en el control del flujo de trabajo.
• Actividades. Las tareas que se realizan en el sistema de información de comunicación tienden a reproducir la comunicación que hay entre los miembros de las organizaciones: enviar un mensaje, poner un documento al alcance de un grupo de trabajo, etc.
• Sistema informático. Los sistemas informáticos suelen ser paquetes especializados comunes a muchas organizaciones. Las características de estas herramientas son más propias de la condición humana que de las organizaciones por sí mismas.

• Tecnologías de la información. Se extienden hacia todos los campos de la vida cotidiana. Los terminales de comunicación aprovechan todas las posibilidades que las telecomunicaciones ofrecen. Hay que esperar a que estas posibilidades de comunicación se vayan ampliando a todas las áreas de la actividad humana.