Correo electrónico

El sistema de correo electrónico es una facilidad básica en un sistema de información de comunicación. Es la herramienta que permite desarrollar cualquier sistema de comunicación.

Se puede ver como una herramienta interna de una organización que permite que sus miembros se comuniquen, o bien como una facilidad independiente de la organización que permite comunicar con otras organizaciones y sus miembros.

Las primeras herramientas de correo estaban pensadas para satisfacer las necesidades internas de la organización. Estas herramientas evolucionaron hacia la comunicación con otras organizaciones. Internet tuvo un sistema de correo electrónico desde sus inicios y su funcionalidad se extendió para facilitar la comunicación entre organizaciones diferentes. De hecho, podríamos decir que la existencia del correo electrónico de Internet facilitó tener un estándar para la comunicación entre organizaciones.

Elementos del correo electrónico

• Usuario. Entendemos por usuario todo el que tiene una dirección de correo electrónico, no es necesario que sea una persona concreta, ya que un grupo de gente puede compartir una misma dirección.

  Las direcciones de correo electrónico tienen la estructura siguiente: nombre.usuario@servidor.de.dominio.país

• Mensaje. El correo electrónico sirve para enviar mensajes entre los usuarios que lo comparten. Un mensaje es lo que se envía. Su contenido acostumbra a tener un texto y otros ficheros de cualquier media que se anexan al mismo. Un mensaje tiene un destinatario o más de uno, un asunto que se utiliza para titular el mensaje y puede tener otros destinatarios que reciban una copia del mensaje. Estos últimos pueden ser vistos por los otros destinatarios o bien pueden esconderse.
• Bandeja de entrada. Se trata de una carpeta en la que están todos los mensajes que ha recibido un usuario.
• Bandeja de salida. Es la carpeta donde residen los mensajes que deben enviarse. Si el ordenador del usuario se conecta a un servidor de correo de manera permanente, la bandeja de salida no está. No obstante, si el ordenador sólo se conecta cuando lo necesita, los mensajes pendientes de enviar están en esta bandeja hasta que se establece una conexión y se envían.
• Bandeja de mensajes enviados. En esta carpeta están las copias de los mensajes que se han enviado al servidor.
• Papelera. Es una carpeta en la que van a parar los mensajes que han sido borrados de alguna de las otras carpetas. Es una manera de evitar la pérdida definitiva de un mensaje que se ha borrado y más adelante nos hemos arrepentido de haberlo borrado.
• Servidor. Podríamos asimilar el servidor de correo a las oficinas de correo habituales. Su característica principal es que cada servidor da servicio a sus usuarios. Sería parecido a las taquillas de los apartados de correos de las oficinas reales. Los servidores reciben los mensajes y los dirigen a sus destinatarios. Cada servidor reconoce los mensajes que van dirigidos a sus usuarios y los guarda hasta que el usuario los recoge. Un servidor es más o menos un sistema informático, hardware y software, que se dedica a esta función.

Acciones que pueden llevarse a cabo en el correo electrónico

• Enviar. Es la acción de hacer llegar el mensaje al destinatario. Esta acción puede ser o bien inmediata, si el usuario está conectado al servidor de manera permanente, o bien puede tener dos pasos si no lo está. En este último caso, la acción de enviar coloca el mensaje en la bandeja de salida. El traslado al servidor se realizará cuando haya conexión.
• Responder. Permite enviar una respuesta al emisor de un mensaje que ha llegado a la bandeja de entrada. Tiene la misma funcionalidad que la acción de enviar correo a un destinatario conocido.
• Remitir. Acción de enviar un mensaje que se ha recibido a otros destinatarios.
• Guardar. Consiste en guardar un mensaje o un archivo anexado en una carpeta de nuestro espacio de trabajo.

Utilidades del correo electrónico

• Listas de mensajes de correo. Herramienta que permite trabajar conjuntamente a usuarios de correo que tienen algún punto de interés común. Los mensajes que se ponen en la lista pueden recibirlos todos los usuarios que están suscritos a la misma. A partir de aquí, hay variantes en el funcionamiento:

  -	Sólo puede poner un mensaje en la lista el que actúa como administrador.
  -	Los suscriptores reciben mensajes de la lista cada vez que se incluye uno nuevo.
  -	Los suscriptores reciben, periódicamente, los mensajes que se han puesto en la lista en el último periodo.
  -	Los suscriptores sólo reciben los mensajes que pertenecen a algún tema de su interés.

• Servidores de listas. Un servidor de listas de correo es un sistema informático que gestiona una o varias listas de correo. Todos tienen una manera de funcionar muy parecida, aunque es posible que haya variantes:

  -	Suscripción. Nos dirigimos al servidor para suscribirnos a algún servicio. Normalmente, las órdenes se envían como parte de un mensaje en el que sólo figura la orden que queremos enviar. Hay que poner el nombre de la lista a la que queremos suscribirnos y nuestra dirección de correo.
  -	Pedir información sobre el servidor o sobre una lista. Cuando nos suscribimos a una lista, recibimos la información de cómo podemos interaccionar con el servidor. Esto significa conocer el formato de las órdenes que es necesario enviar para realizar las acciones que puedan interesarnos.
  -	Borrarse de la lista. Es la acción de dejar de pertenecer a la lista a la que previamente nos hemos suscrito.

• Noticias. Son, más o menos, unas listas de correo especializadas en noticias sobre temas sectoriales. Tienen un tipo de operativa igual o parecida a las listas de correo. Se pueden utilizar para otras cosas que no sean exclusivamente noticias, por ejemplo, para almacenar acontecimientos de un proyecto en que están trabajando los miembros de un grupo de trabajo.

• Chats. Aunque no es un servicio que se derive directamente del correo electrónico, sí que se trata de una manera de poner en contacto dos ordenadores conectados a Internet para intercambiar mensajes en forma de conversación.