Herramientas de trabajo en grupo
El trabajo en grupo, la manera habitual de trabajar en una organización, exige poder comunicarse con los miembros del grupo y también poder compartir los recursos o los resultados del trabajo elaborado.
El trabajo en grupo no supondría un problema tecnológico si los miembros del grupo se encontrasen todos en el mismo lugar a la misma hora, pero actualmente hay que considerar que los miembros de los grupos de trabajo están repartidos por todo el mundo, con horarios completamente incompatibles.
Las tecnologías de la información que hacen totalmente irrelevantes las dificultades de lugar y tiempo, deben facilitar las funcionalidades siguientes:
- Compartir documentos. Tener acceso a los documentos de trabajo o elaborados por el grupo, y poder actualizarlos a medida que evoluciona el trabajo que realiza cualquiera de los miembros del grupo.
- Correo electrónico. Permite establecer la comunicación entre los miembros del grupo.
- Planificación de reuniones y citas. Resuelve el problema de fijar momentos de contacto de manera automática.
- Archivos y bases de datos compartidos. Esta funcionalidad es propia de cualquier sistema informático utilizado por más de un usuario a la vez. Los sistemas de trabajo en grupo también deben incorporar esta característica.
- Planes y calendarios de proyectos compartidos. Es la manera de tener al alcance de todos los miembros del grupo el plan del proyecto.
- Reuniones y conferencias electrónicas. Permite tener puntos de encuentro sin tener que desplazarse físicamente al lugar donde se encuentran los demás miembros del grupo.
El hecho de satisfacer las necesidades de trabajo en grupo aprovechando la evolución de las tecnologías de la información ha dado lugar a la aparición de las herramientas de trabajo en grupo (groupware).
Objetivos de la aplicación de las tecnologías de la información al trabajo en grupo
Con el objetivo de facilitar el trabajo en grupo y de resolver las características que son propias del trabajo en grupo, las tecnologías de la información permiten:
- Reducir la distancia y condensar el tiempo. Las TI permiten anular la distancia entre los lugares. Los sistemas de correo o de mensajería permiten condensar el tiempo de las transacciones y los envíos de información.
- Mantener charlas electrónicas. Los sistemas de tertulia, de videoconferencia o de teleconferencia permiten poner en contacto a personas lejanas.
- Trabajar en grupo sin contacto físico.
- Crear entornos que permiten trabajar en colaboración con otros.
Aportaciones de las herramientas de trabajo en grupo
Las herramientas de trabajo en grupo son sistemas informáticos que se han desarrollado como evolución de las herramientas ofimáticas y de los sistemas de comunicación.
Las herramientas de trabajo en grupo contienen dos tipos de funcionalidades:
- Funcionalidades relacionadas con la comunicación de miembros del grupo alejados físicamente: correo electrónico, fax, correo de voz, teleconferencia, videoconferencia, conferencias de datos, tertulias.
- Funcionalidades que permiten establecer entornos de trabajo en los que los miembros del grupo pueden colaborar. Esto significa, básicamente, poder compartir los recursos que se utilizan en el grupo y los resultados que se producen: calendario común, gestión de proyectos, archivos compartidos, bases de datos compartidas, servidores de listas de correo o de noticias.
Estructura de usuarios
Las herramientas de trabajo en grupo deben permitir identificar a los usuarios de la herramienta, los participantes en cada grupo o proyecto y el establecimiento de diferentes niveles de responsabilidad para cada recurso dentro de cada grupo de trabajo.
Productos
Las herramientas que se han consolidado proceden de los fabricantes de sistemas informáticos para ofimática que han sabido evolucionar hacia las prestaciones del correo electrónico y las redes de comunicación. Básicamente, existen tres productos:
- Lotus Notes.
- Microsoft Exchange.
- Netscape Communicator. Este último procede del campo de la Internet y no de la ofimática.
