Herramientas de flujo de trabajo

El flujo de trabajo es el conjunto de tareas que es necesario realizar, una tras otra, para llevar a cabo un procedimiento administrativo. Estos procedimientos tienen que ver con el tratamiento de la información. Con los sistemas de información operacionales se pretende mecanizar las tareas, pero no se prevé la mecanización del flujo, es decir, la coordinación en la realización de estas tareas.

Mecanizar el flujo quiere decir coordinar a todas las personas, o máquinas, que deben intervenir en la secuencia de tareas del procedimiento. Lo que se busca es estructurar el proceso por el que la información de un procedimiento que tiene tareas diferentes se gestiona y transfiere entre los diferentes participantes en este proceso.

Las herramientas de flujo de trabajo se utilizan en procedimientos administrativos, pero también se utilizan en procedimientos de fabricación o de encaje: identifican los diferentes procedimientos que se deben completar, incluyendo las tareas que componen cada procedimiento, vinculan unas tareas con otras con una secuencia que completa el procedimiento y asignan a cada tarea una persona que debe realizarla.

El vínculo entre las tareas puede establecerse bajo distintas condiciones; así, una tarea puede estar condicionada al hecho de que el anterior haya sido aprobado o no. Otra tarea puede tener que esperar a que se terminen otras anteriores que se han llevado a cabo en paralelo. En definitiva, la idea es que pueda representarse cualquier variedad de procedimiento administrativo, de encaje o fabricación.

Cuando se han especificado los procedimientos, en una especie de manual de procedimientos, la herramienta permite controlar la ejecución de cada posible realización.

	El objetivo de estas herramientas es agilizar el proceso de aprobación de actividades o poner de acuerdo a los diferentes participantes con el objetivo de obtener un resultado específico.