La gestión de la información

A lo largo de un proyecto, se genera y se utiliza información y documentación. En cualquier organización, y en especial en las que se dedican a llevar a cabo proyectos informáticos, es indispensable conocer qué tipo de información circula por la empresa, cómo entra y cómo sale y qué flujos de documentación se dan en la organización. Dentro de esta información no hay que olvidar los métodos de trabajo y los conocimientos que tiene el personal. La materialización de todo esto es lo que ahora se conoce como gestión del conocimiento.

Sabiendo lo anterior, podemos acomodar a nuestras necesidades un sistema de información que nos permita disponerla de una manera rápida y eficaz, con los controles de acceso necesarios y la modificación de la documentación.

La documentación que se genere a lo largo de las diferentes fases del proyecto tiene que integrarse en este sistema de información (cualquier paso que se dé debe estar documentado). Las ventajas que obtenemos, si conseguimos producir textos con una buena calidad, completos y claros, son muchas, entre otras:

1. La documentación de los requisitos del producto del proyecto nos permitirá comprobar si éste los cumple. Además, fija por escrito el compromiso que tenemos con el cliente, interno o externo.
2. La documentación permite registrar todos los métodos y conocimientos (el capital intelectual de una organización) de las personas que trabajan en el proyecto. Esto minimiza el trastorno que implican los cambios de personal a lo largo del tiempo y reduce el esfuerzo necesario para solucionar un problema que ya ha sido resuelto con anterioridad. También facilita el control de los cambios y los efectos que tienen sobre otras partes del proyecto.
3. La documentación permite que los gastos de mantenimiento provocados por los sistemas informáticos sean menores.

Para poner en funcionamiento todo esto, se necesita, sobre todo en organizaciones gestionadas mediante proyectos, la existencia de personal que se encargue en exclusiva de esta tarea. La información se puede controlar por medio de una base de datos del proyecto que incluirá desde las versiones del hardware y el software utilizadas durante cada proyecto hasta la configuración del software, el diccionario de arquitectura, los casos de prueba, los documentos de aprobación de cada cambio, etc.

	La gestión del conocimiento en una organización ahorra esfuerzos, transmite el saber hacer y facilita el seguimiento y el mantenimiento de los productos que se generan.