Oportunidades estratégicas del e-business en la logística: análisis de la cadena de valor

Las empresas del siglo XXI deben responder a un entorno cada vez más hipercompetitivo, en el que la fuente de ventajas competitivas se encuentra en la habilidad de la empresa para crear valor a través de la información y del conocimiento, y un rediseño de los procesos empresariales, tanto intra-organizacionales como inter-organizacionales, buscando una mayor integración de los procesos, tecnologías y aplicaciones. El entorno ha evolucionado hacia un entorno real-virtual, que facilita nuevas formas de relación en la cadena de valor.

Dentro de todo el ámbito de e-business si nos centramos en la cadena de valor, el e-business:

• ha acelerado la separación entre la cadena de valor real y la virtual, creando nuevos caminos o nuevas formas para compilar, sintetizar, distribuir y vender información, productos y servicios;
• necesita una cantidad de servicios, tales como seguridad en los pagos, organización de la información, búsquedas, filtros, catálogos que implica una coordinación precisa entre las cadenas de valor de las empresas.

El conjunto de actividades que conforman la cadena de suministro y que son objeto de optimización por la logística se agrupan en tres grandes áreas de gestión:

1. Aprovisionamiento (e-procurement)
2. Logística interna y producción
3. Logística externa o distribución física

Ya se ha hablado en módulos anteriores del EDI y evidentemente en este módulo no podíamos pasar por alto este tipo de intercambio electrónico de datos que ha revolucionado las transacciones comerciales desde su aparición a finales de los años ochenta.

Unas cien mil empresas de todo el mundo realizan transacciones con EDI y en concreto en España cerca de dos mil empresas (AECOC).

Normalmente, son los departamentos de compras los primeros en empezar mediante la traducción electrónica de los pedidos y facturas, siguiendo con los albaranes de entrega y avisos de pago. El transporte es un sector típico, donde se manejan cantidades enormes de papel, y los índices de errores a menudo excede del 50%. El envío de mercancías de un país a otro involucra a muchas organizaciones y requiere unos cuarenta documentos. La documentación necesaria incluye, entre otros documentos: solicitudes de reserva, aviso de despacho, letra de crédito, certificado de origen, notificación de embarque, declaración de aduanas, certificado de seguro, factura, etc. La normalización internacional del formato de los ficheros ha sido imprescindible para garantizar el intercambio electrónico de datos entre los distintos sectores industriales y las administraciones en el ámbito nacional, europeo y mundial.

Existen varios estándares mundiales de EDI aprobados:

• EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport):

Los datos se organizan en segmentos, y éstos en grupos de segmentos que, en un nivel más amplio, constituyen grupos funcionales. Existen diferentes tipos de documentos dependiendo de lo que se quiera transmitir/recibir: pedidos, facturas, catálogos de precios, albaranes, etc.

• ODETTE: Sector automoción.
• ANSI X12: Amplia implantación en EE.UU.
• TDCC, etc.

La transmisión de los mensajes se realiza, en modo tradicional, a través de redes de valor añadido (VAN), que en su mayoría utilizan el protocolo X.25 para transmitir los datos comprimidos y encriptados sobre rutas seguras. Las empresas pagan las transmisiones según el número de caracteres que se transmitan. Una VAN no es más que una empresa que ofrece servicios de comunicaciones. Para ello une línea de comunicaciones con ordenadores, lo que permite la transmisión de datos y otros servicios relacionados con los mensajes EDI, como el encriptado, almacenamiento, acuse de recibo, etc.

Las necesidades que debe cubrir una solución técnica en la implantación de un sistema EDI en una empresa son las siguientes:

• Capacidad de integración con las aplicaciones internas: para ello se instalan un software llamado "traductor", suministrado por la propia empresa que implanta el proyecto. Las funciones de este traductor son básicamente la conversión de los formatos de los ficheros internos de la empresas en mensajes EDI antes de ser enviados al destino. En esta misma máquina suele instalarse un módulo administrador que sume las funciones de monitorizado de las comunicaciones, registro de estado, gestión de las transferencias entre Host-PC, comunicaciones, reenvíos, etc. Con el Gateway se consigue independizar completamente la arquitectura EDI con el sistema de gestión interno de la empresa (ERP).
• Acceso al centro de compensación EDI que permita la conexión con cualquier usuario EDI conectado a otros centros de compensación nacionales o internacionales, y en concreto con usuarios del Servicio EANCOM de AECOC.
• Soporte de mantenimiento, tanto del acceso al centro de compensación EDI como del software de estación de usuario EDI.
• Máximo nivel de confidencialidad y de seguridad de los datos.
• Integración de los documentos elegidos con el sistema de gestión.
• Para las empresas que nos interesan que se entren en el proyecto pero no disponen de EDI, los precios de los traductores son relativamente altos, entonces puede integrarse en la red mediante la utilización del EDIWeb, conexión directa a la web para introducir/recibir los datos en pantalla, o el EDIFax, simplemente recibirán en papel la información que en sus orígenes era electrónica. Las comunicaciones con los usuarios EDIWeb y/o EDIFax podrían realizarse directamente sin utilizar el intermediario de la red VAN.

Sólo una cuarta parte de los problemas que se plantean a la hora de poner en funcionamiento el EDI dentro de una empresa son de carácter técnico. Las tres cuartas partes restantes están relacionadas con el cambio organizativo interno que sufre la compañía.

A partir de 1994 se produce una verdadera revolución en las comunicaciones con la generalización del uso de Internet abriendo un nuevo futuro para el EDI:

La utilización del EDI en Internet lo hará más accesible a medianas y pequeñas empresas que antes no podían asumir los costes de los traductores y de comunicaciones, pero no es probable que reemplace a las VANs existentes. Por otro lado para muchas empresas rellenar un formulario HTML resuelve el problema de aprender y mantener un software complicado de transformación de datos y los libera de la necesidad de suscribirse a una red privada expansiva que éstas empresas sólo utilizarían de forma ocasional. También existen empresas que ofrecen el servicio de encargarse de la administración de las transacciones EDI en Internet, pero sólo sale a cuenta para empresas de bajo volumen de transacciones.

Internet, por otro lado, resuelve los problemas tradicionales que se planteaban con el EDI:

• Ubicuidad: empresas pequeñas y sin presencia internacional pueden entrar a competir en mercados internacionales.
• Usabilidad: mucho más fácil de usar por el usuario y con costes de mantenimiento menores.
• Costes bajos: las inversiones tanto en hardware como en software son mucho menores y los retornos de inversión son inmediatos.
• Global: el servicio que se ofrece es 24x365.
• Versátil: tanto puede utilizarse para uso interno como externo, en modo seguro y abierto.

Por el momento muchas grandes empresas están diseñando transacciones EDI a través de web, si bien mantienen su tradicional tráfico EDI basado en VAN, pero en muchos casos están empezando desde cero en la implantación de redes entrelazadas que soportan tráfico Internet y VAN.

El grupo de trabajo EDIInt (Electronic Data Interchange-Internet Integration), que forma parte del IETF (Internet Engineering Task Force), se encarga de desarrollar tecnologías para la implantación de EDI en Internet. Su esfuerzo se ha centrado en la integridad de los mensajes, la confidencialidad, la firma digital y el no rechazo de los datos transferidos por el receptor.

El problema principal del EDI por Internet es la seguridad, y muchas empresas están dispuestas a asumir el sobrecoste de la transmisión de datos a través de las VAN por el simple hecho de obtener la encriptación, autentificación y seguridad de su tráfico. Una solución es enviar el tráfico mediante redes privadas virtuales (VPN – Virtual Private Nerwork). Una VPN usa túneles punto a punto para minimizar el riesgo de interceptación de datos, mejorar la transferencia de los mismos, mediante la compresión y encriptación del mismo. Se crea un túnel entre el remitente y el destinatario abriendo un puerto IP determinado en el lado de recepción sólo durante el tiempo que dure la recepción de datos. Microsoft ofrece redes privadas virtuales basadas en el protocolo PPTP (Point to Point Tunneling Protocol), una alternativa al estándar propiedad de Cisco Systems L2F (Layer 2 Forwarding). De momento PPTP sólo soporta clientes windows y servidores NT, pero podría llegar a combinarse con L2F para crear un nuevo estándar de la industria de VPN.