La gestión de compras: del EDI al e-procurement al e-market

Antes de entrar en el e-procurement vamos a realizar un repaso de todo el proceso de compras y de los cambios que se han desarrollado.

La reducción de los costes de adquisición de los materiales necesarios para cubrir las necesidades operativas de las empresas tiene un importante impacto en la cuenta de resultados, ya que toda reducción en dichos costes se traslada directamente al beneficio.

Por ejemplo, supongamos una empresa que tiene unos costes de compras de 50 M, otros costes = 45M y unos ingresos = 100 M, por lo tanto el beneficio = 5 M. Si reducimos los costes de compras en un 5%, es decir de 50 a 47.5M, el beneficio pasa a ser 7.5 M, con un incremento del 50%. Para obtener un impacto equivalente, la empresa debería:

• Incrementar las ventas un 50%.
• Reducir los costes de estructura más del 20%.
• Reducir la plantilla de forma significativa.

Tradicionalmente, las empresas han concentrado sus esfuerzos en reducir los costes internos de estructura y de mano de obra directa o indirecta, costes que normalmente representan 20-40%, y para conseguirlo utilizan métodos como la automatización, la reingeniería de procesos o simplemente la reducción de personal. En los últimos años se han potenciado las reducciones de costes por explotación de agentes externos, costes que en muchas empresas representan entre 60-80%, y que se pueden conseguir mediante la utilización de una buena estrategia de compras o integrando la cadena de suministro.

En el proceso de compra distinguiremos dos procesos básicos: el proceso de compra estratégica y el proceso de aprovisionamiento:

• Proceso de compra estratégica. El proceso de compra estratégica busca el menor coste total de propiedad y el ajuste de las necesidades internas con la capacidad de mercado. En este proceso se contemplan los siguientes subprocesos:

El objetivo del proceso de compra estratégica es conseguir el menor coste total de adquisición de los productos/servicios. Las variables que intervienen en este coste son:

–	Calidad en el cumplimiento de las necesidades de los clientes internos

–	Respetar los plazos de entrega

–	Definir el riesgo aceptable de suministro

–	Eficiencia del proceso

–	Reducción de la demanda

• Proceso de aprovisionamiento. El proceso de aprovisionamiento contempla las actividades necesarias para acopiar un material o servicio, abarcando desde que se genera la necesidad hasta el pago al proveedor.



El enfoque tradicional que daba énfasis a la parte más operativa que enfocaba sus esfuerzos en el precio de compra, cuyo función era básicamente de soporte/administrativa y se interpretaba como un centro de coste, se debe pasar a un modelo cuyo énfasis está en la estrategia, el foco pasa a se el coste total de adquisición (CTA), una parte del cual es el precio de compra, y debe entenderse como un centro de beneficio.

En el siguiente gráfico se definen de forma muy estructurada diferentes conceptos, y se enmarcan sus ámbitos de actuación para que se entiendan las diferencias entre ellos:

Una empresa puede establecer relaciones automatizadas de compra con sus proveedores mediante:

• EDI: Método tradicional que conecta a cada proveedor con un comprador a través de una red privada y con una comunicación uno a uno.
• e-procurement: Conecta muchos proveedores con un solo comprador. Es una relación B2B buy side.
• e-marketplace: Lugar de conexión de múltiples proveedores con múltiple compradores. Es una relación B2b, pero puede ser buy side o sell side.
  
  

Mecanismo B2B orientado a la gestión on-line de las compras con el objetivo de reducir gastos, concentrar compras sobre proveedores y catálogos de productos homologados y reducir el tiempo de ciclo de compra.

Las diferentes actividades de negocio contempladas en los procesos de compra y aprovisionamiento de las empresas han estado tradicionalmente poco cubiertas por sistemas de información. Con la llegada de los ERP, las empresas han podido informatizar sus gestiones de aprovisionamiento y explorar esta información para realizar análisis estratégicos de compra. Aun así, hay ciertas actividades de valor que no son soportadas por estos sistemas.

Un sistema de e-procurement es un complemento para n ERP. Se apoya sobre el ERP, aportando nuevas funcionalidades que justifican su implantación:

• Herramientas que soportan el proceso de compra estratégica: búsqueda de proveedores y negociación.
• Facilita la delegación del aprovisionamiento al usuario final.
• Permite una mayor conectividad al utilizar Internet.
• Soporta un catálogo multiproveedor sincronizado con el suministrador.
• Integra a los proveedores en el circuito de recibo total de aprovisionamiento (pedido, acuse, pago).
• Se facilita la planificación de compras de un ciclo a otro al poder disponer de información consolidada.

Algunas empresas prefieren establecer una diferenciación previa del producto comprado:

• E-procurement simple: referido a la compra de bienes y servicios que requieren un proceso sencillo de compra.
• E-procurement complejo: los bienes y servicios de adquisición son de una relevancia tal que se requiere una selección y evaluación previa de los posible proveedores.
• E-procurement estratégico: solamente se ejercita el sistema con un pequeño grupo de proveedores preseleccionados y evaluados capaces de garantizar un buen precio y poder reaccionar ante una demanda imprevista.

Otras tipologías de e-procurement pueden ser:

• E-transaction: compras de cantidades pequeñas "día a día" de bienes no inventariables.
• E-sourcing: compras de volumen casi siempre centralizadas para toda un área definida (con subasta invertida). También puede ser una subasta normal en la que se puede ofrecer bienes inventariados en desuso.
• E-intelligence: es la compra negociada y programada que es posible en la medida en que se ahorre tiempo y esfuerzo en las actividades previamente señaladas.

Punto de encuentro donde se ponen en contacto empresas compradoras y vendedoras para llevar a cabo sus relaciones de compra-venta.

Los servicios habituales en un marketplace son: catálogo de productos, compra/venta, subastas, logística, financiación, facturación y reporting (control gasto).

Lectura: Kaplan, S.; Sawhney, M. (2000). "e-Hubs: The New B2B MarketPlaces". Harvard Business Review.

Consiste en la realización electrónica del pago en la cuenta del banco del proveedor. La puesta en práctica de estos sistemas precisa de sistemas de seguridad (firewall) para que nadie no autorizado pueda hacer un mal uso del sistema de pagos.

Herramienta de peticiones de oferta electrónicas a través de Internet que aporta:

• Soporte al proceso de negociación llevado a cabo por el comprador.
• Ofrece nuevas posibilidades al comprador a la hora de plantear la estrategia de negociación.
• Acorta el proceso de negociación.
• Incrementa la competencia entre proveedores: posibilita la inclusión de un mayor número de proveedores potenciales en la negociación, posibilitando la visibilidad de las ofertas realizadas entre los proveedores.
• Se elimina el papel utilizando un único canal, en el que fluye toda la información que se intercambia.
• Mayor objetividad en el trato con proveedores.
• Permite disponer de información real de los precios del mercado de suministro, conocer el nivel de rendimiento del mercado global.
• Reduce los costes asociados al proceso de negociación.
  
  

En las subastas de compra trataremos la tipología, el análisis de las mismas, así como las tendencias del mercado y las oportunidades y beneficios.

• Tipos de subastas

–	Subastas de precio ascendente: el precio aumenta, ya que muchos compradores ofertan por un vendedor.

–	Subastas reversas: el precio disminuye, ya que un comprador recibe ofertas de muchos vendedores.

–	Subasta Holandesas: el precio empieza alto y disminuye hasta que un comprador, entre muchos, acepta el precio.

–	Subasta de oferta cerrada: muchos compradores presentan una única oferta.

–	Subasta japonesa: los compradores se retiran de la oferta a medida que el precio sube en incrementos fijos, hasta que queda un solo comprador.

–	Subasta "vickery": como la de oferta cerrada, pero el ganador (oferta más alta), paga el precio de la segunda oferta.

• Análisis

La forma de la subasta on-line depende del grado de competencia entre compradores y vendedores en el mercado:



¿Para qué familia de productos las subastas son una herramienta que se pueda aplicar?

Para averiguar las familias de compra a las cuales podemos aplicar el método de subasta debemos estudiar dos variables:

–	Impacto financiero de la familia: Se mide en función del volumen de compra de cada familia.

–	Complejidad y riesgo de suministro.

Desde un punto de vista estratégico, las familias de compra de una compañía se definen como:

–	Cuello de botella: pocos proveedores y tienen un impacto financiero bajo. Objetivo: minimizar el riesgo, no reducir el coste.

–	Estratégicas: pocos proveedores, pero tienen un impacto financiero alto. Objetivo: crear ventaja.

–	Rutina: muchos proveedores, pero tienen un impacto financiero bajo. Objetivo: simplificar. Ejemplo: material de oficina.

–	Apalancamiento: muchos proveedores pero tienen un impacto financiero alto. Objetivo: aprovechar el poder de compra que tenemos, con lo cual será idóneo para las subastas.

• Tendencias mercado. Oportunidades y beneficios

Las tendencias actuales del mercado corresponden a:

–	Crecimiento rápido de e-markets, que ofrecen funcionalidad de subastas electrónicas.

–	Están apareciendo nuevos modelos de subastas que se están desarrollando. A través de las subastas existe la oportunidad de comprar casi cualquier tipo de bien y servicio.

–	Actualmente, los tipos de productos que se subastan corresponden a tipos de bienes indirectos/commodities (buy side).

–	Los vendedores utilizan las subastas electrónicas para deshacerse de su stock sobrante.

–	El volumen total que actualmente se está subastando electrónicamente no se está desarrollando tan rápidamente como señalaban algunas expectativas.

Oportunidades:

–	Se amplía la base de suministro más allá de territorios y fronteras internacionales.

–	Reduce los costes de gestión y operacionales de las compras, especialmente para artículos de bajo valor.

–	Estimula la competencia entre proveedores.

–	Permite la visibilidad de las compras.

–	Información de gestión fácilmente cotejada en base a la respuesta de los proveedores, tendencias de precio, etc.

–	Facilita al proveedor el acceso a un mercado de venta más amplio.

Beneficios potenciales:

–	Reducción del precio en su totalidad. El mercado lleva a disminuir el precio en tiempo real.

–	Capacidad de reducir el inventario. Liquidar stock sobrante, mejorar el capital circulante.

–	Reducción del coste de transacción. Reducir el tiempo y esfuerzo para adquirir bienes y servicios.

–	Mejora de continuidad. Mediante el uso de proveedores preferentes se reducen las compras no deseadas, aportando un mejor control y medida.

Principales soluciones del mercado