Contenido de una intranet

Aunque los contenidos pueden ser muy variados por lo que respecta a tipología y extensión, hay una serie de puntos clave en todos ellos:

• Deben ser contenidos con sentido. Si los contenidos no tienen un mínimo de calidad y de interés para los profesionales de la organización, éstos no tendrán motivos para hacer uso de la herramienta.
• Deben ser contenidos apropiados para su distribución en la organización. Que una intranet sea un sistema abierto a toda la compañía no quiere decir que sus contenidos también lo sean.
• Deben ser contenidos correctos, técnica y gramaticalmente. Un documento publicado de manera electrónica debe pasar por todas las revisiones previstas antes de su publicación en la intranet, aunque con más motivo si tenemos en cuenta la alta difusión que puede llegar a tener este documento.
• Deben ser contenidos actualizados. Si los contenidos no se actualizan con regularidad y se mantienen al día, los usuarios no confiarán en la utilidad de la información y dejarán de utilizar el sistema.

Cada organización presenta su intranet con los contenidos que se ajustan mejor a sus necesidades. Estos contenidos pueden ser muy variados, desde información interna –acceso a la base de datos corporativa para obtener información sobre operaciones, procesos, métodos, documentos, etc., manuales con especificaciones y procedimientos (qué se debe hacer en determinadas ocasiones), manuales de calidad (ISO 9000); guías internas (teléfonos, direcciones electrónicas, etc.), boletines informativos, materiales de formación, provisión de material de oficina y otras transacciones internas, calendario de actividades–, información externa (servicios de noticias de interés para la empresa; bases de datos subministradas por servidores comerciales, selección de recursos en Internet de interés para la empresa), en espacios reservados para la comunicación (espacios de discusión como foros, tertulias, etc.), software de equipo (trabajo en grupo), flujo de procesos de trabajo (procesos ordenados, en los cuales la realización de cada paso requiere que el paso anterior se haya cumplido de manera adecuada), telefonía, Internet y videoconferencia.