Proyectos de diseño y desarrollo

En su libro, Rockard y De Long han determinado ocho factores de éxito que hay que considerar en la implementación de un SIE:

• La participación de un directivo, el patrocinador ejecutivo, con autoridad e interés en el sistema, que lidere y posibilite la instalación del SIE.
• A veces resulta útil la participación de un patrocinador operativo.
• El equipo de desarrollo del SIE debe tener una combinación de capacidad técnica y conocimiento de la organización.
• La elección del hardware y el software adecuados.
• La gestión de datos, como capacidad de integrar datos fiables de fuentes internas y externas, que permite añadir y extraer la información precisa.
• Una clara vinculación con los objetivos de la organización a fin de que el SIE cubra sus necesidades.
• Prever y minimizar la resistencia de la organización.
• La previsión de la evolución y la expansión del sistema permitirá evaluar las nuevas necesidades que se planteen e integrarlas dentro del sistema.

Muchos de los fracasos documentados en el desarrollo y la introducción de un SIE en una organización guardan relación con la desestimación de alguno de estos factores críticos.

El desarrollo de un SIE se aleja del de otros sistemas de información. Además de los condicionantes organizativos ya mencionados, en estos sistemas es especialmente difícil determinar las necesidades de los usuarios. Por ello, a menudo se construyen prototipos en las primeras fases del proyecto. Así pues, hay que abordar el desarrollo de un SIE con una filosofía específica. A continuación se incluye una posible orientación sobre los pasos que hay que seguir para determinar las necesidades de los usuarios:

• Establecimiento del equipo de desarrollo: personas con un perfil adecuado, que dispongan de tiempo y que crean en la idea.

• Determinación de las necesidades de los directivos.

• Determinación del contenido inicial del prototipo.

• Estudio de viabilidad. Es necesario considerar los cuatro aspectos siguientes:

  • Información interna: análisis del sistema de información actual y determinación de qué información necesaria para el SIE ya existe y de qué nuevas fuentes de información se necesitan.
  • Información externa: determinación de las variables del entorno que hay que considerar y cómo obtenerlas.
  • Evaluación de las posibilidades de cubrir las necesidades de los directivos con el nuevo sistema.
  • Establecimiento de un plan de actuación.

• Elaboración y prueba del prototipo a partir de las necesidades determinadas anteriormente.

• Adaptación del sistema de información existente para obtener la información interna antes no disponible.

• Desarrollo del sistema real a partir del prototipo. Puesta en marcha por fases.

• Establecimiento de los mecanismos de actualización y vistas diferenciadas según los usuarios.

• Difusión del uso del sistema: ampliación a otros directivos del mismo nivel organizativo (ampliación horizontal) y de niveles inferiores (ampliación vertical).

• Adaptación periódica del sistema a los cambios de la organización y el entorno: previsión de recursos para un posterior mantenimiento.

• Estudiar los informes de gestión y los cuadros de mando que se utilizan dentro de la organización para determinar los factores críticos y los indicadores clave.

• Diseñar un sistema que dé a los usuarios una información útil que hasta ahora no tenían y que no se suministra en ningún otro formato.

• Tener clara cuál es la función del diseñador de un SEI: verificar, elaborar e integrar datos, no recogerlos.

• Poner en marcha el sistema por fases:

  • Se puede partir de un diseño inicial que cubra las necesidades de un pequeño grupo de ejecutivos y que pueda ponerse en marcha rápidamente.
  • Después se pueden ir añadiendo más datos que harán crecer y variar el SIE según el crecimiento de la organización.

• Animar a los usuarios a adquirir experiencia en la versión inicial del sistema antes de introducir mejoras. El mismo uso del SIE aumenta su conocimiento, y la aplicación en la toma diaria de decisiones ayuda a los usuarios a determinar las mejoras más efectivas.