La fase de definición tiene como fin concretar qué entiende la organización por conocimiento. El esfuerzo de la gestión del conocimiento se centrará en esos puntos. Habrá que definir los criterios que nos ayuden a identificar el conocimiento que debe ser preservado dentro de la organización. La persona encargada de esta tarea deberá entrevistar a los empleados que se hayan identificado como principales creadores, usuarios y transmisores de conocimiento para saber qué es lo que ellos consideran que es necesario conservar y quiénes creen que están involucrados. Esto último nos ayudará posteriormente a llevar a cabo el mapa de conocimiento de la organización.

Cada organización tiene sus actividades clave y, por lo tanto, el conocimiento clave también es diferente. Veamos como lo han definido algunas empresas, en función de la creación de valor de sus organizaciones:

Microsoft considera conocimiento la capacidad de sus empleados y ha desarrollado una estructura de competencias según varios niveles.

• Nivel básico: son las habilidades básicas, que debe tener cualquier empleado.
• Segundo nivel: las competencias locales, que corresponden a un tipo de trabajo específico. Por ejemplo, un analista de red tiene que saber diagnosticar fallos en red de área local.
• Tercer nivel: competencias globales. Se aplican para los empleados de una determinada función u organización. Por ejemplo, el personal del departamento de control tendrá conocimientos sobre análisis financiero y el personal del departamento de tecnologías de la información tendrá conocimientos de arquitectura tecnológica.
• Cuarto nivel: competencias globales. Se refiere al conocimiento que cualquier empleado de Microsoft tiene que tener sobre las actividades generales que realiza la empresa, los productos que vende y la situación del mercado.

Dentro de cada nivel, a su vez, han dividido las competencias en dos categorías: competencias de conocimiento explícito (experiencia con herramientas concretas y con métodos específicos, etcétera) y competencias de conocimiento implícito (pensamiento abstracto, capacidad de razonar, etcétera)

Cada tarea de tecnología de la información es clasificada por un gerente, utilizando los niveles de competencias antes señalados. Por otro lado, si Bill Gates cree que los empleados necesitan capacitarse en una nueva forma de conocimiento (por ejemplo el desarrollo de aplicaciones web) puede insistir en que dicha competencia aparezca en todos los perfiles de trabajo.

Hewlett Packard considera conocimiento clave las mejores prácticas. Por otra parte, esta definición se encuentra dentro de una organización que tiene como una de sus claves culturales la descentralización y la diversidad, además del aprendizaje y el intercambio de conocimientos.

Cuando HP se puso a analizar cómo se gestionaba el conocimiento en la organización, se dio cuenta de que había muchos proyectos de gestión del conocimiento en marcha, que habían surgido de forma espontanea. Estos proyectos se orientaban a compartir las mejores prácticas. De hay que se considerara fundamental fomentar el desarrollo de comunidades de intereses, alrededor de los temas clave.

Se generó una red de expertos que pudieran proveer de conocimientos a toda la compañía. El desarrollo de productos se fortaleció a través de enlaces de conocimiento, por medio de los cuales se puede acceder a la documentación de las mejores prácticas establecidas por los expertos.

Para aunar criterios, a la hora de desarrollar el soporte tecnológico, y visto que lo que interesaba era comunicar el conocimiento, la experiencia y los documentos que los contenían, se dieron como pautas que Notes (de Lotus) se usaría para aplicaciones orientadas al análisis y el diálogo y la web para fines de publicación.

Dow Chemical considera que su conocimiento clave está en las patentes. En ellas centraron sus esfuerzos.

Por lo tanto empezaron por codificarlas, evaluarlas y ponerlas a disposición del personal que pudiera hacer algo con ellas. Después de codificarlas, las distribuyeron por las unidades de negocio que podían, en cada caso, hacerse cargo. Estas unidades evaluaron cuáles podían usarse, cuáles podían venderse y cuáles abandonar, ya que no tenía sentido seguir pagando por la vigencia de una patente que no utilizaban. Este proceso de depuración ahorró mucho dinero a la empresa, que se pudo dedicar en el desarrollo de nuevos productos.