Información
Hemos incidido repetidamente sobre la necesidad de gestionar la información correctamente. No se puede esperar menos de una empresa de periodistas dedicada a la gestión de contenidos en el marco de la nueva sociedad de la información.
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| Cuando la información es nuestro negocio, la gestión de la información adquiere una relevancia vital | |
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Un copy&paste de una información confidencial, un correo enviado a la competencia o un mal uso de la clave de acceso a un servidor pueden ocasionarnos muchos problemas. En cambio, una buena gestión de la información puede asegurar la buena marcha de una empresa incluso por encima de los resultados de sus balances.
Mientras que los roles se dividían en áreas conectadas pero no mezcladas, las áreas de información son acumulativas. Unos tienen acceso a las tres, otros a dos, otros sólo a una.
- Información pública
Se trata de la información sobre nuestro proyecto a la que puede acceder cualquier persona por poco que se lo proponga. Como veremos en el apartado de marketing, este tipo de información es vital para conseguir nuestros logros comerciales, pero es un error dirigirla únicamente al exterior de la empresa. Todos los integrantes de una empresa o de un proyecto deben estar al corriente sobre la información que cualquier usuario puede obtener.
Por lo tanto, no estamos hablando únicamente de una información corporativa presentada de forma austera, sino también de la descripción de la propia iniciativa, de sus objetivos, de sus logros, etc. Si lo sabemos hacer de forma que nuestros compañeros de trabajo se lo crean, nos habremos asegurado la credibilidad de los visitantes externos. Esta correspondencia a la inversa no siempre da el mismo resultado.
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| Ofrecer una visión públicamente creíble pero no compartida por los miembros del equipo acaba generando dosis de caos por algún recoveco del proyecto. | |
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- Información interna
Definimos como información interna todos los datos y contenidos necesarios para llevar a cabo los proyectos, así como las informaciones relativas a la propia empresa que se ponen en conocimiento de todo el equipo. Debido a la composición variada de la empresa, podríamos establecer diversos estratos de información interna, algunos más genéricos y evadibles, otros más estratégicos y delicados.
En una buena empresa digital, los miembros de la empresa pueden acceder a esta información a través de un Intranet o Extranet con diferentes grados de acceso. En esta red interna, se debe estructurar la distribución de información emitida por los gestores de la empresa, los gestores de proyectos y los miembros de producción, y se deben diseñar las correspondientes herramientas que favorezcan el diálogo a múltiples bandas, la resolución de dudas, la planificación del trabajo, como los anuncios particulares, las webs recomendadas, los artículos seleccionados, los chistes volantes de la Red y todo aquello que favorezca el desarrollo del trabajo de calidad en un ambiente distendido.
Una capa de información interna puede ser accesible al exterior de forma premeditada. Clientes y proveedores pueden tener acceso activo o pueden recibir una parte de la información interna. Incluso nuestra competencia puede tener acceso a ciertas informaciones no mostradas al público, naturalmente, intercambiadas por otras informaciones internas.
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| La competencia es compartir información para afrontar mejor los retos del presente. | |
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También debemos tener en cuenta que los trabajadores de una empresa digital acostumbran a ser unos potentes generadores de información y opinión relativa en la empresa.
Aunque los trabajadores deben tener un compromiso de confidencialidad, es inevitable que en esta profesión se produzcan filtraciones de información y, sobre todo, de opinión a través de mensajes, chats y cenas. Además, cuando un trabajador se muda a la competencia (un hecho bastante habitual en el sector) se lleva una buena dosis de información y, naturalmente, su opinión personal. En el peor de los casos, es mejor que la competencia que ha contratado a tu ex-trabajador se entere de lo bien que trabajas internamente, que del caos que reina en toda la empresa. La diferencia entre una opinión u otra radica sobre todo en la correcta gestión de la información interna.
- Información privada
Es la información que no puede ir más allá de las personas que deban manejarla. Datos concretos sobre nuestra contabilidad, nuevas ideas en fase de definición, negociaciones en marcha, datos internos de clientes, filtraciones y rumores no propagables, etc.
Las personas que acceden a esta información tienen un alto grado de confianza y de responsabilidad. Dentro del equipo gestor de la empresa se deben manejar con mucho cuidado, y los coordinadores de proyectos deben estar al corriente de aquellas informaciones que les conciernan directamente. En principio, no hay motivo para que los miembros de producción accedan a esta información. No digamos ya nuestra competencia, nuestros clientes o nuestros proveedores.
En los últimos años, las tecnologías de encriptación han pasado de ser una herramienta para expertos a convertirse en una aplicación sencilla y de cómodo uso.
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| Almacenar y transmitir esta información de forma cifrada es una pequeña precaución que nos puede ahorrar grandes disgustos. | |
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