Uno de los primeros aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de elaborar un libro es la confección de la ficha de las características técnicas de edición. Esta ficha debe incluir todos los datos necesarios para saber de qué tipo de edición se trata; a partir de estos datos, podremos prever cuáles serán los recursos que utilizaremos y, así, podremos elaborar el presupuesto de la edición.

Información de la ficha

Esta ficha debe contener la información siguiente:

1. El título de la obra y el subtítulo, si lo tiene.

2. La colección a la que pertenece, si se sigue un modelo.

3. El autor o autores.

4. La dirección y los teléfonos del autor.

5. El formato del interior: el tamaño de la página de papel; este tamaño es igual a la anchura expresada en milímetros o en centímetros.

6. El formato de la cubierta: tamaño de la cubierta, con solapas, si las tiene.

7. El número de páginas aproximado: cálculo de la cantidad de espacios que tiene el original en función de los pliegos.

8. Las tintas del interior: color con que se imprimirán las páginas. Si es sólo texto, y en el caso de una novela, será de una tinta, y se expresará de la manera siguiente: 1 + 1 (porqué una página irá a una tinta y la otra también).

9. Las tintas de la cubierta: color/es con los que se imprimirá la cartulina de la cubierta; si es a todo color se expresará de la manera siguiente: 4 + 4 (a cuatricromía).

10. El número de ilustraciones (si las tiene): determinación aproximada de los tamaños y especificación de bitono, bicolor, B/N, o cuatricromía.

11. El papel del interior: tipo de papel que se utilizará, el gramaje y el formato.

12. El papel de la cubierta: tipo de papel que se utilizará, el gramaje y el formato.

13. Respecto a la encuadernación:

    1. si es en rústica: especificación de la cartulina, las tintas, la dimensión de las solapas (en centímetros), y el tipo de plastificado.

    2. si es en tapa (tapa dura): especificación del tipo de cartón (geltex, guaflex, tela, etc.), el tipo de stamping o relieve en seco y el tipo de papel que se utilizará para realizar las guardas y el gramaje.

    3. si lleva sobrecubierta: el tipo de papel, las tintas con que se imprimirá, la dimensión de las solapas y el tipo de plastificado.

14. Es importante especificar también si irá retractilado; y si fuera así, conviene detallar si será un retractilado individual o en una cantidad determinada de ejemplares.

15. La tirada: expresada en el número de ejemplares de la obra que imprimiremos.

Hay que prever un apartado en la ficha de las características técnicas, que podemos denominar observaciones. En este apartado se puede recoger toda la información que facilite la edición de la obra, pero que no tenga nada que ver con los aspectos técnicos, como el estado de la gestión de derechos, las particularidades de la obra respecto a la aparición de preliminares de otros autores, etc.

Es muy importante anexar a estas características técnicas otra hoja en la que se detallen los proveedores o los colaboradores internos y externos que intervendrán en los diferentes procesos de edición y la fecha de entrega de cada una de las tareas.