Antes del inicio del proyecto se deben llevar a cabo una serie de tareas que dan lugar a la conceptualización y a la negociación del mismo. Es la fase conocida como el anteproyecto; en esta fase se detectan las necesidades del cliente y se elabora una propuesta.

Detección de necesidades

La primera fase consiste en la detección de las necesidades del cliente o en detectar un hueco de mercado disponible, es decir, aquel que todavía no ha sido cubierto con ningún otro producto.

La detección de necesidades puede realizarse, entre otras maneras, mediante contactos comerciales, de publicidad y autopromoción o mediante concursos públicos. Como veremos en el módulo de Marketing y ventas, se utilizan algunas estrategias como la investigación de mercados o el benchmarking, y también el brainstorming. Los documentos que se elaboran en estas fases son listas creativas fruto de alguna de las anteriores estrategias.

Si bien esta es una fase que acostumbran a realizar los comerciales, el papel del editor multimedia que ejerce de jefe de proyecto es, también, primordial. Se trata de una persona que ha de gestionar las expectativas de los clientes; en consecuencia es necesario que participe en la detección de las necesidades. Nadie mejor que una persona experimentada en la producción de proyectos para poder detectar las necesidades de un cliente.

Puede darse el caso de que la detección de necesidades venga determinada por una demanda explícita del cliente. A menudo, el cliente demanda propuestas y presupuestos a más de una empresa, y después de valorar las ofertas –en función del precio, calidad y las soluciones creativas aportadas– decide a quién prefiere asignar el proyecto.

Una empresa editorial quiere presentar una nueva propuesta a uno de sus mejores clientes. Deciden elaborar un estudio empleando dos vías:

1. Analizar todos los productos disponibles en el mercado para un cliente determinado.

2. Analizar todos los productos que son competencia de este cliente y determinar en cuáles de ellos podría estar interesado.

Después de una primera aproximación, observan que las revistas on-line sobre temas de motor constituyen un atractivo hueco de mercado dentro del área de negocio de su cliente. Antes de elaborar la propuesta deciden tantear al cliente mediante una llamada.

Preparación de la oferta

Una vez identificada una demanda, ya sea porque el cliente la ha pedido o porque nosotros la hemos detectado y pretendemos vendérsela, el objetivo es reflexionar sobre los contenidos de la oferta, definirlos con claridad y reflejarlos adecuadamente en la propuesta a presentar.

Es recomendable realizar una propuesta escueta en la que describamos la idea de forma clara y atractiva, pero en la que no demos una descripción completa de cómo imaginamos las funcionalidades o el diseño gráfico del producto. Una propuesta demasiado completa implica, por un lado, una importante inversión de horas de trabajo internas dedicadas a una fase de diseño que debería acometerse más adelante; por otro lado, es también un ingenuo procedimiento de regalar ideas al cliente sin ningún beneficio.

En ocasiones, el jefe de proyecto organiza una reunión de toma de decisiones a la que convoca a aquellos miembros del equipo con posiciones estratégicas. El objetivo es formular una propuesta a partir de las respuestas a estas preguntas:

• ¿Qué objetivos perseguimos?

• ¿Qué resultados pretendemos obtener?

Una vez la idea está clara, el director de proyecto se reúne con el comercial para despejar otras variables que serán determinantes para acabar de preparar la propuesta:

• ¿Qué tareas debemos realizar?

• ¿En cuánto tiempo?

• ¿A qué precio?

• ¿Qué precio está dispuesto a pagar nuestro cliente?

• ¿De dónde procederá la información? Eso es, ¿habrá que producir los contenidos ex novo o si habrá que buscarlos en fuentes preexistentes y adaptarlos?

Además, para preparar una propuesta al cliente, tenemos que tener en cuenta otras variables como:

• Nuestra experiencia en la realización de proyectos similares.

• Las capacidades disponibles (técnicas, legales, económicas).

• La disponibilidad de recursos personales y materiales.

Actividad

Los objetivos deben de estar especialmente bien definidos porque serán los indicadores que permitirán evaluar el proyecto. ¿Consideráis que están bien definidos los siguientes objetivos? Marcad aquellos que consideréis bien definidos:

	Bien	Mal
Mejorar el ambiente de trabajo del Departamento Comercial durante el próximo año.
Alcanzar una facturación de 200 millones.
Reducir los costes del departamento al mínimo posible.
Mejorar la calidad del servicio al cliente este año.

Ahora define un objetivo correctamente.

En esta fase se redacta un documento –conocido como briefing en la jerga de producción– que buscará convencer al cliente para que compre nuestra idea. En este documento deberemos:

• Justificar nuestra capacidad para poder realizar el proyecto.

• Exponer de forma clara y atractiva la idea que presentamos.

• Describir las características generales del producto.

• Exponer las condiciones económicas del proyecto y un calendario de producción.

El documento de la oferta debe adecuarse a una estructura:

• Introducción (síntesis de la comprensión del problema, si lo hay)

• Antecedentes (si los hay)

• Perfil de los destinatarios

• Objetivos del trabajo

• Descripción de la solución o soluciones propuestas:

  • Lista preliminar de los contenidos

  • Descripción de las funcionalidades

  • Descripción del estilo gráfico del producto

• Posibles problemas que anticipamos y vías de resolución

• Metodología de trabajo

• Calendario preliminar de trabajo

• La oferta económica

• Medios disponibles

• Experiencia de la empresa y, en caso de tenerlas, referencias en proyectos similares

En cuanto a las condiciones económicas debemos estimar el margen de beneficio que deseamos obtener, teniendo presentes los costes de personal, la subcontratación, los viajes, dietas que puede suponer el proyecto y los gastos de material (pruebas de realización).

En definitiva, es el momento de preparar nuestra estrategia y encontrar las áreas clave de trabajo, las habilidades requeridas, las personas implicadas, el plan de negociación y los recursos necesarios.

Actividad

Visitad http://www.aefol.com. A la vista de los resultados, imaginad y elaborad la oferta que supuestamente hizo el proveedor al cliente cuando fue a venderle la idea.

Fase de concreción y negociación

Posteriormente a la entrega de la propuesta al cliente pueden darse tres situaciones:

• Aceptación del proyecto, con lo cual comienza de inmediato la siguiente fase.

• No aceptación del proyecto. En este caso, si se puede, se intenta averiguar el motivo de la negativa para tenerlo presente en futuras ocasiones.

• Petición de retoques en el proyecto.

La tercera de las opciones es la fase de concreción y negociación. En ella acostumbra a ser útil una nueva evaluación del proyecto por parte del cliente de la que podamos obtener datos acerca de los aspectos que deberían mejorarse.

Una de las situaciones más frecuentes es que el cliente nos pida un reajuste del presupuesto. Si mantenemos la oferta a un nivel poco competitivo, podemos perderla; si cedemos demasiado y ofertamos una producción demasiado barata, podemos acabar implicados en un proyecto poco beneficioso para la empresa, además de ofrecer una visión de poca seriedad al cliente al haber presentado una primera oferta que podíamos haber ajustado mejor.

Antes de proceder a dar una respuesta al cliente cuando éste pide algún retoque en la propuesta (normalmente a causa de la falta de viabilidad, la no adecuación de la propuesta económica o la elevada competitividad del sector) hay que valorar la conveniencia de retocar la oferta. Puede ser interesante saber si el cliente tiene intención de adjudicar el proyecto a un tercero.

En cualquier caso, es imprescindible valorar si su petición es de antemano algo que no podamos ofrecer. Si no es así, y dado que llegados a esta fase ya se ha invertido dinero y tiempo, suele ser interesante mandar una nueva oferta.

	La posición del interlocutor ha de ser flexible sin dejar de ser competitiva para la empresa. En ocasiones, habrá partidas en las que no se gane dinero y en otras que se gane más.