La dimensión humana requiere de la coordinación de la tarea del equipo, pero también se concreta en la necesidad de liderar grupos, motivar al equipo, etc. Para conseguirlo el jefe de proyecto debe establecer líneas de trabajo que permitan la máxima implicación, motivación y desarrollo de los integrantes del equipo.

Trabajo en equipo

Los equipos son un elemento clave en toda organización que pretende gestionarse según principios de mejora. Los equipos son «las unidades de generación de mejora continua» en la organización. Asumen la responsabilidad de gestionar y mejorar los procesos de la organización como una parte importante de sus actividades y funciones habituales de trabajo.

Tienen la virtud de transferir a los miembros de la organización la posibilidad y la capacidad de participar en las actividades de gestión y mejora de la misma con el consiguiente incremento del grado de autoestima, motivación e implicación.

Un grupo de trabajo es un conjunto de personas con el que los miembros se sienten identificados con una especie de «espíritu o alma del grupo»; cada miembro se relaciona con los demás de forma directa, sin intermediarios.

Un equipo de trabajo es una unidad pequeña, flexible y versátil que puede convocarse, orientarse y desintegrarse fácilmente. Es la unidad básica del esfuerzo colectivo, pero no es tan rápida ni tan eficiente como la unidad de un solo líder.

Un equipo de trabajo se distingue de un grupo en algunos aspectos fundamentales: se orienta hacia un objetivo común y desarrolla una estructura con unos métodos y procedimientos para organizar el encargo o trabajo que se debe llevar a cabo con el fin de alcanzar el objetivo fijado.

Lograr un elevado nivel de cometidos en un equipo de trabajo se logra definiendo la urgencia de acometerlos, exigiendo alcanzar metas determinadas y fijando el rumbo de trabajo.

• Todos los miembros de un equipo deben estar convencidos de que tienen propósitos urgentes y valiosos; querrán conocer cuáles son las expectativas que pesan sobre el equipo. En realidad, cuanto más urgente y significativa sea la razón fundamental, más posibilidades habrá de que el equipo alcance todo su potencial de implicación en el trabajo.

• Los equipos funcionan mejor dentro de un contexto de gran exigencia y si se definen y adoptan algunas tareas y metas inmediatas orientadas al cumplimiento de objetivos. La mayoría de los equipos eficaces deben su avance a los acontecimientos clave orientados según cometidos a realizar.

Además, el grado de implicación del equipo también viene determinado por la selección de sus miembros según sus habilidades y potencial, y no según su personalidad. Ningún equipo triunfa sin todas las habilidades necesarias para cumplir con las metas fijadas. Al principio, se deben establecer algunas reglas de comportamiento claras para alcanzar las metas esperadas: la asistencia, el debate, la confidencialidad, el enfoque analítico, la orientación hacia el producto final, la confrontación constructiva y la aportación son algunas de ellas.

La reunión de trabajo es una técnica que se fundamenta en principios y elementos de la psicología grupal. Un grupo es un conjunto organizado de personas interrelacionadas donde cada una desarrolla un determinado papel, definido en función de objetivos comunes más o menos compartidos y que actúan según un sistema de pautas establecido.

La reunión es un sistema de comunicación interpersonal para intercambiar información.

Existen distintas finalidades a la hora de convocar una reunión. Puede haber reuniones de carácter informativo, consultivo, decisorio, persuasivo, de resolución de problemas, de refuerzo de la cohesión del equipo, de revisión, etc.

Liderazgo

El liderazgo es la capacidad de influir y movilizar a los demás, consiguiendo que asuman las responsabilidades y afronten los problemas derivados de ellas. Consiste en exigir resultados mediante la motivación de los miembros del equipo.

Un líder debe tener determinadas habilidades para coordinar y dirigir al equipo humano:

• Comunicarse con facilidad a todos los niveles.

• Captar y retener la atención de los demás.

• Generar un clima de trabajo que fomente, propicie y consolide la confianza.

• Provocar y mantener acciones que mantengan alto el estado anímico de los demás.

  1. Fuerza y energía de movilizar a los demás.

  2. Desarrollar y potenciar los talentos de los colaboradores.

• Gestionar situaciones de incertidumbre y cambio.

  1. Para ello es preciso fomentar procesos de explicación, comunicación de las razones y motivos del cambio y buscar los apoyos necesarios para consolidar esta nueva etapa.

  2. Saber integrar la diversidad dentro de su equipo de trabajo.

  3. Estar abierto a otras opiniones.

Motivación

¿De qué formas puede un director de proyectos motivar a su equipo?

La motivación es un estado interno de la persona y, por tanto, se refleja en su comportamiento.

¿Qué condiciones deben concurrir para que un colaborador rinda en los términos requeridos por la empresa? El rendimiento de una persona depende de tres factores:

Para conseguir ese rendimiento, se utilizan tres sistemas «motivadores» diferentes:

• Los sistemas coercitivos son un conjunto de sistemas cuyo propósito es conseguir que la persona haga el trabajo por miedo al castigo. Es el «haz el trabajo o serás castigado» (te despediré, te reprenderé, etc.). Este sistema no logra que las personas quieran hacer el trabajo, sino que lo prefieren a tener que asumir las consecuencias de obrar en otro sentido.

  Este sistema pierde toda su eficacia cuando después de la amenaza no se está dispuesto a aplicar el castigo. Es contraproducente en colaboradores maduros y desarrollados.

• Los sistemas de recompensa se basan en el hecho de que las personas trabajan si ello les permite obtener ciertas recompensas. Su máximo representante es W. Taylor, que a principios de siglo estableció las bases de la llamada «Dirección Científica», basada fundamentalmente en sistemas de incentivos económicos. Cuando utilizamos estos sistemas de motivación hablamos de incentivar, y no propiamente de motivar a las personas.

  En este sistema, las recompensas tienen un valor extrínseco y un valor intrínseco. El valor extrínseco es lo que la recompensa cuesta; el valor intrínseco es lo que la recompensa vale para la persona que la recibe. Una vez obtenida la recompensa se acaba la motivación y surge la necesidad de una nueva recompensa.

• Los sistemas de crecimiento se basan en el deseo natural que tienen las personas de desarrollarse personal y profesionalmente. Los responsables de departamentos han de procurar que se alineen en la misma dirección los esfuerzos dedicados a alcanzar objetivos personales y los dedicados a los objetivos organizacionales. Se persigue que los colaboradores se realicen personal y profesionalmente desarrollando el trabajo que permitirá que se logren los objetivos de la empresa. Los sistemas de crecimiento, a diferencia de los dos anteriores, sí favorecen que los empleados quieran hacer el trabajo, pues es gracias a éste cuando se sienten satisfechos. Aquí las personas ya no trabajan por miedo al castigo ni sólo para obtener una recompensa económica; trabajan porque esto les permite aprender y mejorarse.

Comunicación

Comunicarse eficazmente es una habilidad que implica distintas destrezas:

• Saber escuchar y hablar con eficacia, individualmente o en grupo.

• Adoptar una postura que facilite las relaciones favorables y el desarrollo de un clima de confianza.

• Entender y valorar las aportaciones dadas por compañeros y colaboradores.

• Realizar presentaciones efectivas facilitando el intercambio de información de un modo apropiado.

Detrás de las palabras se encuentran matices de significado: sentidos ocultos contrarios a los aparentemente expresados, significados sugeridos e infinidad de rasgos que dan color o alteran el mensaje emitido por medio de la palabra hablada. Si nos proponemos mejorar nuestra comunicación, tenemos que examinar las barreras que se interponen en la comprensión.

Iniciativa

Tomar la iniciativa, reconociendo que la conducta es función de las decisiones que tomamos, no de nuestras condiciones. Consiste, por tanto, en ser proactivo, eso es, tomar la iniciativa asumiendo la responsabilidad; esto significa que como seres humanos somos responsables de nuestras propias vidas. Tenemos la iniciativa y la responsabilidad de que las cosas sucedan.

Asertividad

Asertividad es sinónimo de comunicación plena. Esto no quiere decir solamente saber encontrar las palabras adecuadas en una situación determinada. El tono de la voz, el volumen, la expresión facial, los gestos y el lenguaje corporal forman parte del mensaje que el hablante está enviando a otras personas. La asertividad se relaciona con la capacidad de mejorar nuestra habilidad en el trato con los otros; incluye una comunicación más eficiente, un control del estrés por medio de un mejor manejo de situaciones problemáticas. Se refiere también a las elecciones; a ser capaz de expresar necesidades, opiniones o sentimientos, seguro de que no será dominado o utilizado contra su voluntad. Consiste también en un método para hacer valer los propios derechos; para otros, en una forma de no dejarse pisar.

Gestión de conflictos

Cuando surgen conflictos, sean del tipo que sean, se aconseja proceder identificando el problema, desmenuzándolo en problemas menores, si existen, y buscando información que nos sirva para la resolución del problema. El siguiente paso consiste en buscar alternativas, si es posible implicando al grupo. Se trata de que el grupo produzca de forma espontánea todas las alternativas posibles de forma amplia y no selectiva.

Para poder resolver cualquier conflicto es imprescindible una buena diagnosis de la situación. Se recomienda responderse a preguntas como cuál ha sido el verdadero origen del conflicto, cuáles han sido las principales emociones de las partes involucradas o de cuánto tiempo se dispone para resolver el conflicto.

Solucionar un conflicto es una situación en que los propios intereses, necesidades u objetivos están en juego. El proceso de resolución consta de cinco pasos:

1. Establecer una comunicación directa.

2. Pedir a la otra parte que exprese sus críticas. En esta fase es primordial escuchar activamente, prestando atención a su comportamiento no verbal, y mantener la calma y controlar las emociones. Se recomienda pedir cuáles son las situaciones, circunstancias o conductas de uno mismo que han provocado rabia o frustración a la otra parte. Es mejor evitar hacer comentarios o críticas, o interrumpir el discurso de la otra parte.

3. Presentar las propias críticas, explicando brevemente las vivencias y puntos de vista, utilizando ejemplos concretos. Expresa tus críticas de forma personalizada, es decir, con una formulación del tipo «yo he notado...» o «personalmente esto me ha afectado mucho porque...» Hay que evitar reproches y hay que permitir a la otra parte que haga preguntas de aclaración.

4. Convertir las críticas en deseos concretos. En esta fase se deben separar las emociones del problema, para definir cuáles son los auténticos deseos y los intereses objetivos a satisfacer. Hay que pedir a la otra parte que exprese sus prioridades y después expresar las propias.

5. Convertir los deseos en una formulación común del problema. La formulación del problema consiste en una descripción del núcleo del problema. El problema se debe formular de tal manera que sea aceptable para ambas partes y que permita satisfacer los intereses de ambas partes en lo posible.