Una fase crucial en todo proyecto es la valoración económica de las tareas y recursos necesarios para la obtención del producto o servicio definido en nuestro proyecto.

Existen muchas razones para hacer una planificación cuidadosa del coste del proyecto; para comenzar, si hemos hecho una sobreestimación de los costes quizá el proyecto no se lleve a cabo porque parece irrealizable. Otra de las razones es que el presupuesto, junto al calendario definitivo y al documento de definición del proyecto, será presentado al cliente para que pueda valorar el proyecto y, si procede, dar su aprobación; una estimación errónea del presupuesto puede hacer que éste sea rechazado.

Será imposible estimar el coste de un proyecto mientras no se sepa cuánto tiempo durará, ya que, normalmente, la partida más costosa dependerá de la duración de los trabajos; por lo tanto, debemos emplear un esquema de la división del trabajo y de la programación del proyecto como puntos de partida para desarrollar su presupuesto.

El objetivo principal de un buen presupuesto consiste en tener una herramienta con la que supervisar un proyecto mientras éste se encuentra en progreso y, así, evitar gastos excesivos.

Las inexactitudes en el presupuesto son inevitables, pero no deben ser resultado de un trabajo erróneo en el plan original.

	El objetivo durante el cálculo del presupuesto es ser tan realista como sea posible.

Costes vs. precios

En la estimación de los costes es fundamental distinguir el coste estimado del precio del producto:

• El cálculo del coste es el recuento aproximado de un resultado cuantitativo, es decir, ¿cuánto le costará a la organización realizar este producto o proporcionar este servicio?

• Sin embargo, poner precio es una decisión ejecutiva. Es calcular cuánto cobrará la organización por este producto o servicio; para ello se tendrá en cuenta el cálculo del coste, entre otras muchas consideraciones.

El cálculo del coste incluye la identificación y la consideración de varias alternativas de costes. Por ejemplo, en la mayoría de áreas de aplicación, un trabajo adicional durante la fase de diseño suele implicar una reducción de los costes en la fase de producción. Los procesos de estimación de costes deben sopesar si el coste de un trabajo de diseño adicional puede ser compensado con ahorros posteriores.

Tipos de costes

El presupuesto final del proyecto será el resultado de la suma de tres tipos de costes:

• Coste en recursos humanos: Es el coste que supone para la compañía tener a un cierto número de empleados trabajando en dicho proyecto; se calcula multiplicando la tarifa por hora de cada uno de los empleados que participen en el proyecto por el número de horas que dedican a él.

• Coste del trabajo: Todos aquellos materiales y herramientas que se necesitan para desarrollar el proyecto. Tanto el software como el hardware se imputarían aquí.

• Coste del equipo: Todas aquellos costes fijos de la empresa imputables al proyecto.

Sin embargo, una segunda clasificación en costes externos y costes internos permitirá simplificar el cálculo del presupuesto.

Costes externos

Los costes externos son aquellos que se generan por la compra de materiales o la contratación de servicios a otros profesionales o empresas. Pueden ser costes externos:

• Servicios: Con frecuencia la contratación de servicios a terceras partes es una opción fundamental para la viabilidad del proyecto. Varias razones pueden aconsejar la contratación de servicios:

  • La especialización del proveedor, su mayor conocimiento del objeto de la tarea.

  • La falta de recursos internos adecuados para la tarea.

  • La imposibilidad de encajar la tarea en el calendario del proyecto.

  A la hora de considerar la subcontratación deberemos tener muy claro el impacto económico de la misma sobre el presupuesto del proyecto. En este sentido es fundamental considerar:

  1. Las limitaciones implícitas en el producto final del servicio: Determinados encargos –como por ejemplo la elaboración de un texto o la inclusión de ilustraciones o fotografías– conllevan limitaciones sobre los derechos de propiedad intelectual de los materiales resultantes.

  2. Las características del coste, que puede ser:

     • A tanto alzado

     • Por volumen

     Por ejemplo, la subcontratación de la traducción de cierto número de páginas de texto podría efectuarse de cualquiera de las dos formas mencionadas.

  3. Por plazo de realización: Cuando la contratación se hace de esta forma es fundamental prestar atención al calendario del proyecto, ya que un posible retraso afectaría no sólo a los plazos sino también al presupuesto.

• Materiales: La compra de materiales a proveedores externos merece una consideración específica en la valoración económica. Ante la necesidad de adquirir un recurso específico para nuestro proyecto, debemos estudiar en qué grado repercutiremos su coste sobre el presupuesto. Por ejemplo, a la hora de adquirir un paquete de software consideraremos la posibilidad de utilizarlo en otros proyectos, la ventaja competitiva que puede aportar a la organización, la mejora de productividad que puede suponer, etc.

Costes internos

Los costes internos son los que corresponden a la actividad de la propia empresa. Entre ellos podemos diferenciar:

• Estructura: Comprende los gastos propios del negocio, entre los que se cuentan los servicios (alquiler del local, suministro eléctrico, servicios de telecomunicaciones, etc.); los recursos materiales (mobiliario, ordenadores e impresoras, material fungible, etc.); y los salarios de los empleados cuyo cometido no está directamente vinculado al desarrollo del proyecto (personal administrativo, auxiliares, etc.). En general, consideraremos dentro de este apartado todos aquellos gastos que no se pueden imputar directamente al proyecto.

  • Materiales utilizados: Coste de los componentes comprados directamente para su uso en el proyecto.

  • Suministros consumidos: Coste de la energía, agua, materiales audio, etc., consumidos por el proyecto.

  • Servicios exteriores: Coste del alquiler de los equipos.

  • Gastos administrativos y generales: Coste de la administración y servicios de apoyo; por ejemplo, compras, contabilidad, secretarias, etc., por el tiempo dedicado al proyecto, calculado generalmente como un porcentaje del coste del proyecto.

• Recursos humanos: Incluye el trabajo de las personas dedicadas a la producción, es decir, a la ejecución de los proyectos en los que se sustenta el negocio. Cada hora de trabajo de un editor, un diseñador o un programador, implicados en el desarrollo de un proyecto, tiene un coste específico para la organización. Deberemos computar el coste del trabajo dedicado a una tarea específica del proyecto como parte del coste del mismo. Se pueden diferenciar:

  • Salarios del personal: Cantidades pactadas de antemano, que se pagan a todo el personal que trabaja directamente en el proyecto por el tiempo invertido.

  • Otros gastos de personal: Costes de Seguridad Social, formación, etc., del personal que trabaja directamente en el proyecto, por el tiempo invertido. Se calculan generalmente como un porcentaje del coste de los salarios.

Calcular el coste de una hora de trabajo: el precio tarifa

A fin de facilitar la valoración de los costes internos de nuestro proyecto, es de gran utilidad establecer el coste de una hora de trabajo de cada persona implicada en la producción.

El resultado de esta valoración es lo que se conoce como la tarifa, que es el resultado de establecer los costes de estructura, los costes de nuestros empleados y la amortización de las máquinas utilizadas. A todo ello, se le suma un margen de beneficios razonable.

De esta manera nos aseguramos que la valoración económica de cada hora de trabajo dedicada al proyecto incluye una parte de los costes de estructura imprescindibles para la actividad de la empresa.

	Así, de cada persona que participe en el proyecto tendremos dos precios asociados: el coste para nuestra empresa (que incluye salario y prestaciones) y la tarifa para el cliente, de modo que nuestro beneficio resultará de la diferencia entre la segunda cifra y la primera.

Cómo realizar una valoración

La valoración del coste de un proyecto determinado es una tarea que requiere un buen conocimiento del sector y una notable experiencia. Se pueden marcar algunas directrices a tener en cuenta para conseguir un presupuesto competitivo y viable:

• Estructurar el presupuesto
  Delimitar el coste por partes nos permite evaluar la calidad de la estimación para cada tarea y cada fase.

• Detallar al máximo
  Cuidar al máximo el detalle en la valoración: la valoración de algunas tareas tiene una relación directa con la cantidad o tamaño de trabajo requerido (por ejemplo, número de páginas editadas por hora); otras, simplemente, parten de una estimación en cifras o porcentajes. Mantener, aunque sea para nuestra referencia, el detalle acerca de las cifras estimadas nos permite recuperar la información en un momento de duda o incluso justificar frente al cliente el origen de un determinado coste.

• Contar con las personas que van a intervenir
  A la hora de valorar las tareas que van a realizar las personas del equipo es imprescindible contar con su experiencia y, por tanto, solicitarles su propia valoración. A continuación deberemos ajustar su estimación de la forma más conveniente (suele ser un ajuste al alza).

• Prestar especial atención a los documentos finales
  La culminación de cada una de las tareas del proyecto quedará reflejada en un documento final (guión, imagen, páginas de texto, aplicación informática, etc.). Las características específicas de cada uno de estos elementos son de vital importancia a la hora de valorar la siguiente tarea o fase de producción: ¿estamos seguros de que el resultado de una parte del proceso permitirá afrontar la siguiente tal como ha sido planeada?

• Prever un margen de error
  En las estimaciones de coste y de tiempo siempre es conveniente incluir un pequeño margen que nos permita hacer frente a los posibles errores de cálculo o a las situaciones imprevistas. Esta provisión puede reflejarse de forma explícita como un porcentaje adicional al coste de la tarea (normalmente entre un 10% y un 15%).

• Acumular la experiencia
  Mantener una tabla o un documento de referencia actualizados con las estimaciones que realizamos con mayor frecuencia nos permite corregir los errores y aprovechar la experiencia acumulada para producir valoraciones cada vez más precisas y en menos tiempo.

• Contrastar la valoración con otras personas
  Siempre es positivo contar con una segunda opinión, especialmente si proviene de alguien con más experiencia. Cuando esté lista nuestra valoración, siempre que sea posible, vale la pena escuchar la opinión de otra persona que conozca el sector y el tipo de proyecto en el que trabajamos.

Si no hacemos los cálculos sobre la base del precio tarifa, deberemos añadir un porcentaje de beneficios. En un proyecto para terceros, la ganancia será el beneficio industrial más la recompensa por haber terminado el proyecto con éxito. Se calcula generalmente como un porcentaje del coste del proyecto.

La valoración de las distintas fases del proyecto

Valorar también la fase de conceptualización

La fase de conceptualización del proyecto se inicia a partir del documento donde se establecen los requisitos del producto o servicio final exigidos por el cliente. Durante esta fase debemos poner en común la experiencia y los conocimientos de diversas personas:

• Responsable comercial

• Jefe de proyecto

• Director técnico

• Editor

Ésta es tal vez la parte más crítica en la formulación del proyecto; en ella, cada uno de los actores aportará su visión en función de su experiencia, el conocimiento del entorno y la clase de producto que pretendemos desarrollar. Es una fase que también debe valorarse e imputarse en el presupuesto del proyecto.

El tiempo y esfuerzo necesarios para conseguir una definición clara del producto tiene una relación directa con la complejidad del proyecto y con la eficiencia con que se comuniquen, discutan y aprueben las ideas propuestas. En este sentido, es de destacar la importancia que reviste la convocatoria de reuniones y la calidad y cantidad de información que manejan todas las partes implicadas.

La fase de conceptualización suele realizarse con recursos de la propia empresa, por lo que su valoración se compondrá de la suma de las dedicaciones necesarias (en horas tarifa) para obtener un documento de especificación que sirva de base para iniciar la fase de diseño de producto.

Diseño

En esta fase del proyecto intervienen diferentes actores que se ocuparán de definir las características gráficas, las interactividades y los contenidos del producto. Los actores implicados son:

• Diseñador gráfico

• Diseñador de interactividad / Arquitecto de la información / Experto en usabilidad

• Editor

Si el proyecto se desarrolla en una pequeña o mediana empresa es muy probable que alguno de los actores mencionados sea subcontratado para este cometido. Por ejemplo, es bastante común contar con un diseñador gráfico externo para la formulación de una propuesta visual del producto.

Para un proyecto de cierta envergadura en el que deseemos subcontratar alguna de las partes del diseño, puede ser muy útil solicitar una propuesta a los posibles colaboradores antes de iniciar las tareas correspondientes a la fase de diseño.

El resultado de esta fase será un documento de diseño en el que se especificarán la línea gráfica, la estructura y los contenidos del producto final. El coste de realización de esta fase incluirá el coste del trabajo realizado por los recursos internos y el de los colaboradores externos que participen en ella.

Producción

La fase principal del proyecto contempla la participación de múltiples actores, cada uno de ellos dedicado a su especialidad y trabajando en paralelo con el resto del equipo. Podemos distinguir tres áreas principales:

1. Realización del diseño
Los profesionales implicados en la fase de diseño desarrollarán su propuesta de acuerdo con lo especificado en el documento de diseño. En caso de que participen colaboradores externos, el coste de la producción se incluirá en este apartado.

Además de los diseñadores hay que contemplar la participación de otros profesionales, por ejemplo maquetistas, fotógrafos e ilustradores.

2. Creación y edición de contenido textual y gráfico
La parte editorial del proyecto puede tener múltiples facetas en función de las características del proyecto. Las tareas más frecuentes son:

• Creación de textos
  La redacción de nuevos textos suele confiarse a expertos en el tema sobre el que trate el proyecto. Con frecuencia el resultado de su trabajo requiere posteriormente un notable esfuerzo de edición a fin de adaptar los textos al estilo y formato propios del proyecto.

  El coste de la producción de textos varía enormemente en función del prestigio profesional del autor, la calidad de su redacción o el volumen de trabajo contratado. La unidad básica para computar el volumen de texto en un encargo es el folio, que se define como un número específico de caracteres (normalmente 2.100).

• Traducción
  El coste de la traducción de textos varía en función de los idiomas de origen y destino y del volumen contratado. Cuando tenemos una cantidad considerable de páginas a traducir, podemos emplear un programa informático de traducción automática. Estas herramientas proporcionan una primera traducción «en bruto» del texto, que posteriormente debe ser revisado y corregido por un traductor. La revisión de un texto traducido automáticamente es una tarea que suele requerir menos esfuerzo que el de la traducción manual y que, en consecuencia, tiene un coste menor. Otra ventaja del uso de un traductor automático es que permite conservar las marcas de formato insertadas dentro del propio texto.

  Los traductores suelen medir su trabajo en palabras, de manera que sus tarifas contemplan un precio de traducción por palabra.

• Edición
  En este apartado se incluyen diversas tareas como:

  Revisión del contenido: Esta tarea suele confiarse a un experto en el tema para contrastar el texto original y evitar cualquier error u omisión por parte del autor.

  Adaptación de estructura, estilo o formato: Comprende el trabajo de adaptación del texto del autor al estilo y formato especificado en el diseño de contenidos.

  El coste de las tareas de edición puede variar sustancialmente en función de la cantidad de personas necesarias para llevarlas a cabo y de los requisitos de la tarea. A causa de la importancia que reviste esta tarea en términos de la calidad del producto, normalmente la edición de los contenidos se realiza internamente. No obstante, la revisión de contenidos puede requerir la participación de especialistas externos. Se suele computar la edición en número de folios (normalmente de 2.100 caracteres).

• Corrección
  Se suele diferenciar entre corrección científica o técnica, corrección de estilo y corrección ortotipográfica. Las tareas de corrección se miden en folios (normalmente de 2.100 caracteres).

• Imágenes
  Dentro de la producción de imágenes consideramos dos tipos de tareas diferentes:

  Creación ex novo de pictogramas, ilustraciones o fotografías: Existe un notable componente de creatividad en esta tarea, para cuya valoración conviene considerar la complejidad del encargo y la calidad del trabajo y el prestigio de los profesionales que lo tomen a su cargo.

  Digitalización, edición y formateo de imágenes: Estas tareas requieren profesionales con formación específica y herramientas adecuadas. El cálculo del coste es más sencillo, aunque para valorarlo apropiadamente es imprescindible conocer con exactitud las características del formato del documento final.

• Audiovisuales
  Por su considerable complejidad la producción de contenidos audiovisuales es un mundo en sí mismo. En las tareas de producción intervienen diversos profesionales con perfiles y características específicas:

  • Guionista

  • Dibujante de storyboard

  • Técnico de sonido

  • Operador de cámara

  • Operador de edición y posproducción

  • Animador

  • Realizador

  Podemos distinguir dos tipos diferentes de producción audiovisual:

  • Animación: Creación de audiovisuales mediante imágenes generadas de forma artificial.

  • Vídeo: Producción y edición de imágenes tomadas con cámara.

  Mientras que el proceso de producción de animación se realiza en un estudio, la producción de videogramas requiere material de archivo o la toma de imágenes reales mediante un completo equipo de rodaje. En ambos casos es muy difícil establecer criterios para la valoración económica del coste, ya que ésta depende de la complejidad del encargo y de la calidad final requerida. Con frecuencia esta parte del proyecto se suele subcontratar a profesionales o empresas especializadas del sector audiovisual.

• Contenido de fuentes ajenas
  Además de los contenidos creados y editados expresamente para nuestro proyecto, existen otras fuentes de las que se pueden obtener textos, imágenes o elementos multimedia. Este tipo de materiales pueden cederse al editor del proyecto multimedia bajo una infinidad de condiciones legales y económicas. Las más importantes son:

  • Cesión de derechos de uso

  • Sindicación

  • Bibliotecas de contenido

  En cada caso deberemos prestar especial atención a las condiciones de uso pactadas con el propietario de los derechos, que pueden incluir limitaciones sobre el soporte, el ámbito geográfico o el idioma de publicación, el plazo en que se autoriza su uso, el formato en que se nos va a entregar, etc.

3. Desarrollo informático
Por desarrollo informático entendemos la creación de las estructuras de datos y las aplicaciones que van a formar nuestro producto. Como parte esencial del proceso de producción, existen diversos factores a tener en cuenta a la hora de valorar el coste de desarrollo de nuestro producto:

• Plataformas de desarrollo y de publicación

• Herramientas y lenguajes necesarios

• Posibilidad de reutilización de aplicaciones existentes

Antes de valorar el coste de desarrollo es necesario analizar a fondo los requisitos del producto para determinar los tres factores anteriores. La valoración del coste requiere un profundo conocimiento de estas variables y es fundamental contar con la experiencia de un analista informático para su evaluación.

Puede ser aconsejable subcontratar el desarrollo informático de nuestro producto cuando no disponemos de recursos internos adecuados. Puesto que el proceso de desarrollo suele llevarse a cabo de forma paralela a la creación y edición de contenidos, es fundamental asegurarse que los programadores conocen la estructura y formatos de los mismos.

Posproducción

En la fase final del proyecto debemos contemplar los costes de control de calidad y publicación de los contenidos desarrollados.

Control de calidad
Esta tarea comprende la realización de diversas pruebas que garanticen que el producto se ajusta a las especificaciones del proyecto. Las pruebas deben considerar los siguientes aspectos:

• Grafismo

• Usabilidad

• Contenido

• Funcionalidad

• Compatibilidad de navegadores

• Velocidad

• Seguridad

En este momento debemos cerciorarnos de que todas las piezas encajan y responden a los objetivos inicialmente establecidos. Por esta razón es necesario que el equipo de control de calidad esté formado por personas de la empresa y, siempre que sea posible, ajenas a la producción del proyecto en cuestión. El proceso se llevará a cabo en dos o tres rondas, durante las cuales el equipo de producción solventará todas las incidencias detectadas. Posteriormente, el equipo de control de calidad verificará que la solución se ha aplicado correctamente.

La valoración del esfuerzo necesario para esta tarea dependerá de la complejidad técnica y de los contenidos específicos del proyecto. Sin embargo, no debemos considerar el control de calidad como una tarea secundaria, sino que debemos disponer de los recursos y el plazo necesarios para asegurarnos que nuestra aplicación cumple con todos los requisitos de producto.

Replicado, empaquetado, publicación
Una vez finalizado el producto llega el momento de su lanzamiento al mercado. Algunas veces nuestro cliente preferirá ocuparse directamente de esta parte del proyecto, con lo cual habremos finalizado nuestra misión. En caso contrario, deberemos considerar dos tipos diferentes de soporte de publicación: los físicos –como por ejemplo los CD-ROM– y la distribución a través de Internet.

Producción de soportes físicos
Una vez terminada la fase de control de calidad dispondremos de un disco con el producto a punto para su publicación. Este es el disco denominado master, ya que a partir del mismo se obtendrán las copias para su distribución.

Antes de ocuparnos del replicado del disco debemos tener a punto las características finales del producto: el tipo de caja en que se va a entregar, el diseño gráfico de la portada y la contraportada, la serigrafía del disco, el manual de usuario, etc. Con los diseños de todos estos materiales y con el disco master nos dirigiremos a una compañía de replicado de discos para que se ocupe de la producción de las copias que precisemos.

El coste por copia de cada uno de los discos varía sustancialmente en función del número de copias y las características del estuche (tipo de impresión, caja, extensión del folleto, complejidad del proceso de estuchado, etc.).

Publicación en Internet
La publicación de un producto editorial digital en Internet requiere disponer de un servicio de hosting que nos permita disponer de ordenadores con la suficiente potencia para mostrar los contenidos a la audiencia.

Podemos contemplar la posibilidad de instalar nuestra propia plataforma de hosting en caso de que nos encontremos ante un proyecto de gran envergadura; sin embargo, lo más frecuente es contratar este servicio a una empresa especializada que ya dispone de la tecnología y los recursos necesarios para proporcionar un servicio de calidad.

Existen opciones muy diversas para el hosting de un sitio Internet, que combinan la potencia de los ordenadores dedicados (servidores) con el ancho de banda disponible para el acceso y con el software de soporte de los mismos. A la hora de contratar un servicio de hosting debemos considerar no sólo las características de la funcionalidad y los contenidos de nuestro producto, sino también el público objetivo al que nos dirigimos.

La elaboración del presupuesto

Una vez identificados los componentes del coste y dividido el proyecto en subunidades, es necesario crear una hoja de trabajo para llevar la cuenta del coste del proyecto. Es lo que denominamos presupuesto.

El presupuesto se elabora partiendo de:

• La lista de tareas.

• Los perfiles necesarios para realizar estas tareas.

• Las hojas de tarifas internas que previamente hemos pactado.

• La lista de proveedores externos y los presupuestos que nos hayan facilitado.

Observad que estimar el coste de una subtarea se simplifica si se contrata a terceras partes; en este caso el coste incluye elegir a un contratista y usar el precio contratado como su coste.

Los presupuestos se acostumbran a elaborar con la ayuda de alguna hoja de cálculo en la que tenemos las partidas más comunes. Se estructura normalmente de tal forma que se separan las tarifas internas de las externas:

• las internas resultan del número de horas por la tarifa de cada perfil;

• las externas se calculan a precio por unidad o a precio de forfait, si así se pacta con los externos.

Normalmente se trabaja con plantillas que permiten actualizar los datos con tan sólo cambiar las horas de dedicación de las partidas internas y las unidades a elaborar en las partidas externas.

Una buena estrategia consiste en mantener las tarifas de la plantilla del equipo en una hoja de cálculo aparte, vinculada con las casillas pertinentes de la que contiene el presupuesto. La actualización es así fácil y rápida.

Recordad que nunca deben enviarse las tarifas al cliente.