Como gestores o jefes de proyecto, los editores multimedia deben elaborar un plan de trabajo global –conocido como plan de proyecto o plan de producción– donde se identifiquen todas las tareas implicadas en la consecución del proyecto, todos los perfiles requeridos y la disponibilidad de cada uno de los recursos personales de que disponemos.

¿Qué es un plan de producción?

Las decisiones tomadas en la elaboración de un plan de producción pueden tener un gran impacto en el presupuesto definitivo. Imaginad por ejemplo la reubicación de los perfiles por dificultades de disponibilidad: si las tarifas del personal disponible son más caras que las del personal con que se contó en el momento de elaborar el presupuesto que el cliente aprobó, el coste del proyecto resultará más caro.

Así, para la elaboración del plan de producción deberemos ceñirnos cuanto sea posible a los cálculos del presupuesto, o buscar alternativas para rebajar otras partidas.

	El plan de producción es una herramienta básica para poder planificar las necesidades del equipo de trabajo, ya sea en cuanto a disponibilidad o en cuanto a orden de realización de tareas.

Elaborar un plan de producción

La elaboración del plan de producción requiere un proceso de ingeniería donde deberemos tener en cuenta diversas variables. Un plan de producción se puede elaborar siguiendo los pasos que se enumeran a continuación:

• Determinar todos los documentos finales.

• Desglosar en subtareas las tareas a realizar para la consecución de cada documento final.

• Prever las interrelaciones entre tareas.

• Asignar a cada tarea los perfiles adecuados y el número de recursos necesarios para realizarla en el tiempo de ejecución estimado, sin descuidar las dedicaciones establecidas para el resto de proyectos en curso.

• Establecer el calendario definitivo de ejecución del proyecto.

La elaboración del plan de producción se puede llevar a cabo de distintas formas. Siempre deberemos tener en cuenta las tareas, los plazos y las interrelaciones entre todas ellas.

Si elaboramos un plan de producción con cualquier herramienta informática que facilite la gestión, en el momento de realizar correcciones o ajustes la actualización puede ser directa y sencilla.

Determinar los documentos finales: diagrama de flujo de trabajo

Un documento final es el resultado de una tarea. Puede ser un documento de texto que describa un diseño, puede ser un guión, puede ser una colección de imágenes o un script programado para que pueda funcionar un formulario.

Es útil empezar el plan de producción con una lista de todos los documentos finales; el trabajo necesario para realizar cada uno de los documentos serán las tareas a realizar.

Si tenemos entre manos un proyecto web, deberemos pensar por qué estados pasará cada página de texto desde que la esbozamos hasta que está lista para ser maquetada; otro tanto deberá hacerse con todas las imágenes e interactividades del proyecto.

Puede resultar de gran ayuda elaborar un gráfico o esquema visual con la evolución de las fases del producto, o crear una estructura de carpetas que plasme el flujo de trabajo. Al documento resultante se le conoce como diagrama de flujo de trabajo (suele emplearse también el término inglés workflow) y tiene un aspecto similar al siguiente:

El desglose del trabajo en tareas e interrelaciones entre tareas

Cuando se planifica un proyecto se deben tener en cuenta todas las tareas. Resulta muy útil desglosar las tareas principales en tareas más pequeñas.

Desglosaremos las tareas en subtareas, que deben caracterizarse por tener:

• un documento final,

• un responsable,

• una fecha de inicio,

• una fecha de finalización,

• un coste en horas (si es una tarea interna) o en dinero (si es externa),

• interrelaciones con otras tareas de las que dependa para ser iniciada y a las que afecte su terminación.

Se puede elaborar un cuadro de doble entrada donde ir incluyendo toda esta información:

Asignación de las tareas a los recursos disponibles

Para la consecución de cada una de las tareas, se pueden necesitar una o más personas, de un mismo perfil o de distintos perfiles. Cada una de las subtareas del desglose anterior deberá tener una ficha donde anotaremos esta asignación y el tiempo estimado de dedicación para la culminación de la tarea.

Si alguno de los integrantes del proyecto participa en otros proyectos, deberemos tener en cuenta que su dedicación disponible no puede ser superior al 100%.

Establecer el calendario definitivo de ejecución del proyecto

El plan de trabajo definitivo será fruto de la disposición de todas las tareas y su duración en un calendario. Para ello deberemos tener en cuenta la interrelación entre tareas.

Así, cada una de las tareas del proyecto quedará concretada en subtareas. A menudo, el trabajo de distintos colectivos se puede establecer en paralelo. De este modo, diferentes perfiles trabajarán al mismo tiempo, hecho que evita alargar innecesariamente el calendario. Sin embargo, el trabajo en paralelo requiere un mayor esfuerzo en la coordinación y en la previsión de las consecuencias de una decisión.

La tarea de creación de la interfaz gráfica (Fase 7) se realizará en fases sucesivas: el primer trabajo a realizar consistirá en la elaboración de los elementos de la pantalla (7.1); en la siguiente fase de trabajo se crearán las pantallas (7.2); finalmente, se establecerán las características generales del entorno (7.3).

Al mismo tiempo, en esta fase de trabajo de desarrollo de la interfaz gráfica, habrá puntos de encuentro con la fase de desarrollo e integración, puesto que el diseño de la interfaz tendrá repercusiones en la arquitectura de la información de la aplicación.