Dentro de un proyecto podemos utilizar y trabajar con diferentes metodologías y técnicas creativas que nos permitirán aplicar y disponer de enfoques más amplios, plurales y, en definitiva, aumentar el campo o riqueza de soluciones. Ello nos permite abarcar un amplio espectro con mayor objetividad, y nos ayuda a determinar todos aquellos factores que son importantes para los buenos resultados del proyecto.

El director de un proyecto dispone de diversas metodologías para desarrollar su trabajo. Entre ellas cabe destacar las siguientes:

1. Análisis de Situación (DAFO)

2. Campo de Fuerzas

3. Análisis de los 5 elementos

Si lo que necesitamos es conocer toda la información relativa al proyecto (datos, viabilidad, factibilidad) aplicaremos las metodologías 1 y 2. En ambos casos, las metodologías definen los aspectos externos e internos del propio proyecto.

La tercera metodología, el Análisis de los 5 elementos, nos permite establecer la planificación del proyecto.

Análisis de Situación (DAFO)

Consiste en analizar una situación organizativa para descubrir qué conflictos y fuerzas internas y externas operan en el trabajo.

Se debe establecer cuál es la situación actual, y, luego, la situación que se aspira alcanzar cuando termine el proyecto.

Algunos responsables de proyectos con experiencia en este campo mantienen que los puntos fuertes y débiles internos a la organización no suelen cambiar rápidamente, las oportunidades externas van y vienen, mientras que las amenazas, por lo general, se mantienen.

Puntos Fuertes / Puntos Débiles
Se trata de los puntos fuertes y débiles tuyos o de tu organización (internos). Veamos aspectos clave a tener en cuenta:

1. La experiencia del personal / dirección

2. Instalaciones / edificio y equipo

3. Medios tecnológicos

4. Habilidades

5. Imagen

6. Recursos económicos

Oportunidades / Amenazas
Los factores externos pueden hacer fracasar tu proyecto si no tomas en cuenta todas las posibles incidencias. Los factores que relacionamos a continuación afectarán la manera de enfocar el proyecto y permitirán una mejor planificación:

1. Cambios a escala política, social y económica

2. Competencia local e incluso a escala nacional

3. Envergadura del mercado y sus tendencias

4. Rentabilidad del mercado

5. Necesidades que satisfacen tus productos

6. Probabilidad de que cambien esas necesidades

Campo de Fuerzas

Esta herramienta es útil para resolver cuestiones delicadas, como podría ser algún cambio en los patrones de trabajo o en las remuneraciones, o cambios generales en la estructura jerárquica, donde los colaboradores tuvieran que negociarlos con la dirección.

Deberemos resolver el efecto del peso que tengan las fuerzas a favor y en contra (motores y frenos). Un aspecto fundamental de esta técnica reside en la magnitud de las flechas, que deben guardar relación con la importancia asignada a cada problema.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Definir el objetivo que se pretenda conseguir con el cambio, es decir, la nueva situación a que aspiramos.

2. Identificar:

   1. Los motores o fuerzas a favor que ayudan a conseguir el objetivo.

   2. Los frenos o resistencias que pueden dificultar su consecución.

3. Para cada uno de estos motores y frenos, debemos pensar en tres acciones concretas que puedan ayudar a impulsar su consecución. Es decir, las acciones que impulsan o pueden incrementar el efecto de cada motor.

Análisis de los 5 elementos

Esta técnica es útil para la planificación del proyecto. La planificación implica considerar todas las opciones; sin embargo, a menos que se divida el proyecto en partes de más fácil gestión, algunas opciones pueden pasar inadvertidas.

Un modo de facilitar la planificación es buscar las opciones posibles con la ayuda de los 5 elementos que se proponen a continuación. Cada uno de ellos contribuye a reflexionar acerca de distintas preguntas:

1. Máquinas: ¿Qué ordenadores o herramientas se necesitan? ¿Qué vehículos, habitaciones, sillas, mesas, pizarras, etc., se requieren para llevar a cabo el proyecto?

2. Mano de obra: ¿Qué dotación de personal se necesita? ¿Durante cuánto tiempo? ¿Por qué procedimiento serán valorados esos trabajadores? ¿Cómo serán dirigidos?

3. Materiales: ¿Qué materia prima se necesita? ¿De dónde podemos obtener estos materiales? ¿Habrá existencias de esos materiales cuando sean necesarios y en la cantidad necesaria?

4. Método: ¿Qué métodos se utilizarán para centrar el estilo de lenguaje en todas las discusiones (por ejemplo, las gráficas de Gantt)? ¿Cómo se gestionará la circulación de la información entre los integrantes del proyecto? ¿Cuánta información debe contener cada informe?

5. Dinero: ¿Qué recursos financieros se necesitan para llevar a cabo el objetivo? ¿Qué presupuesto se le ha asignado? ¿Qué ahorros en gastos se han previsto en el proyecto? ¿Qué efecto tendrá el proyecto sobre las cuentas de la empresa?