Erróneamente, el proyecto se da por terminado al ser entregado al cliente o al cobrar la última factura. Sin embargo, es muy importante cerrar tanto la parte administrativa (facturación, materiales a reponer, etc.) como la técnica (cerrar toda actividad por completo). Quedan por tanto algunas tareas por realizar:

• Elaboración de la memoria final donde queden recogidos todos los documentos finales y las decisiones tomadas o las incidencias surgidas durante el proceso de diseño y producción.

• Evaluar el grado de satisfacción del cliente.

• Evaluación interna del proceso seguido, de la calidad de las tareas y del cumplimiento de plazos.

Todas ellas son tareas que durante el día a día se perciben como innecesarias y como una pérdida de tiempo; sin embargo, en realidad revierten en la formación del equipo y en la calidad de los nuevos proyectos.

La evaluación interna final consiste en un análisis detallado de cómo se ha desarrollado todo el proyecto. La mejor forma de abordar esta revisión es por medio del personal responsable del proyecto y, habitualmente, en el contexto de una discusión conjunta. El objetivo es evitar errores en futuros proyectos y asegurar que todo lo aprendido es transmitido y compartido con el resto de miembros de la organización.

Es interesante que en el documento se incluyan los siguientes apartados:

• Las diferencias ente la duración real de las actividades y la prevista.

• Las diferencias entre el coste real de la realización de una actividad y el coste presupuestario.

• Una vez analizadas las diferencias anteriores, investigaremos las causas que las originaron.

• Por último, realizaremos una valoración final de los resultados obtenidos.

Esta última fase es de especial importancia debido a que los principales errores que surgen en la gestión de proyectos no son intrínsecos a las técnicas utilizadas sino que provienen de la falta de experiencia o capacidad de los responsables de dicho proyecto. Por tanto, el análisis y evaluación de los errores cometidos proporcionará una valiosa información al responsable para la planificación y control de futuros proyectos.

Claves del éxito del proyecto

Las claves del éxito del proyecto radican en la gestión del mismo. A continuación enumeramos algunos puntos que deben tenerse en cuenta en todo momento:

• El objetivo de la gestión de proyectos es obtener la aceptación por parte del cliente del resultado obtenido. Esto quiere decir que el cliente esté de acuerdo en que se cumplieron las especificaciones de la calidad de los parámetros del proyecto.

• Para que el proyecto se desarrolle fácilmente, el cliente y el director de proyecto deben disponer desde el comienzo de criterios de ejecución del proyecto bien definidos. Ello no quiere decir que no pueda haber ningún cambio, sino que cuando éste tenga lugar, deberá reflejarse en el contrato, añadiendo un anexo y, si procede, un nuevo calendario de trabajo.

• Los resultados del proyecto deben definirse mediante criterios objetivos, deben evitarse las interpretaciones personales, y deben despejarse las dudas o las ambigüedades en cualquiera de las comunicaciones entre el cliente y el proveedor.

Evaluación del proyecto: lista de comprobación

Os presentamos una lista de comprobación –en la jerga conocida como checklist– para la evaluación final de un proyecto.

• ¿Cuán cerca de la fecha fijada para su terminación se completó el proyecto?

• ¿Qué aprendimos sobre la planificación que pueda ayudarnos en nuestro próximo proyecto?

• ¿Cuán cerca del presupuesto estuvo el coste final?

• ¿Qué aprendimos sobre el presupuesto que pueda ayudarnos en nuestro próximo proyecto?

• Al concluirse el proyecto, ¿se ajustaron sus resultados con las especificaciones del cliente sin necesidad de trabajo adicional?

• ¿Se necesitó trabajo adicional? ¿Cuál?

• ¿Qué aprendimos sobre la forma de escribir las especificaciones que pueda ayudarnos en nuestro próximo proyecto?

• ¿Qué aprendimos sobre el manejo del personal?

• ¿Qué aprendimos sobre la supervisión de la ejecución?

• ¿Qué aprendimos sobre cómo corregir las desviaciones?

• ¿Qué adelantos técnicos se hicieron en este proyecto?

• ¿Qué herramientas y técnicas se desarrollaron que puedan ser útiles en el futuro?

• ¿Qué recomendaciones tenemos para la investigación y el desarrollo de nuevos proyectos?

• ¿Qué lecciones aprendimos en nuestros tratos con las organizaciones de servicios y vendedores externos?

• Si tuviéramos la oportunidad de rehacer todo el proyecto, ¿qué haríamos de diferente manera?