La gestión de contenidos en la página web es algo que cada organización que tiene un sitio web debe realizar creando, actualizando y ordenando el conjunto de ficheros que conforman el sitio web. En algunos casos, esta tarea se realiza de manera manual, ya sea con recursos propios o subcontratándola. En otros casos se utilizan herramientas que automatizan este proceso en mayor o menor medida.

Aunque las aplicaciones de gestión de contenidos o gestión documental no son herramientas exclusivas para la publicación en Internet, la aparición en su día de empresas que trabajaban con información on-line supuso una especialización del concepto de gestión de contenidos (traducción directa del inglés Content Management System, abreviado CMS).

La información insertada en el gestor de contenidos se almacena en una base de datos. Esta base de datos puede ser orientada a objetos, documental, relacional o, simplemente, un conjunto de ficheros gestionados por la herramienta.

En los últimos tiempos, el coste de estas herramientas ha disminuido sustancialmente, por lo que cada vez están al alcance de más empresas y organizaciones. El desarrollo de aplicaciones exclusivas y a medida ha dado paso a la venta de programas CMS que permiten personalizar opciones y adaptar un patrón general según las necesidades de cada empresa.

Un ejemplo de nodo de contenido sería el nombre y dirección postal de la empresa cuyo sitio web se quiere construir. Este nodo tiene sentido por sí mismo, es indivisible y puede formar parte de muchas páginas web del sitio.

 Características más comunes de los gestores de contenidos

Permiten compilar contenidos provenientes de diferentes autores.

La web corporativa de una empresa puede dividirse en partes que se delegan a los diferentes departamentos. El CMS permite publicar los textos de los diferentes departamentos sin intervención de un tercero.

Facilitan la gestión de los flujos de trabajo encadenando y secuenciando de forma adecuada las fases de producción, por ejemplo:

• Creación de los nodos de contenido.

• Control ortográfico y validación del contenido de los nodos.

• Autorización de la inclusión de los nodos de contenido (puede darse el caso de que para publicar alguna información deba existir un moderador y/o un protocolo que le dé el visto bueno antes de poder ser visto por el público).

• Gestión de caducidad de los diferentes nodos de contenido: permite que no aparezcan datos obsoletos, para lo cual se incluye el período de vigencia al escribir el contenido del nodo.

• Control de la corrección y disponibilidad de enlaces que se incluyen en los nodos de contenido, ya que a veces la información referenciada se introduce con un enlace erróneo o deja de residir en el mismo sitio.

Permiten la publicación de la información fusionando los nodos de contenido en diversos formatos de salida utilizando un sistema de plantillas.

El contenido debe poder ofrecerse al público en cualquier formato electrónico, como por ejemplo HTML, WAP, PDF, Word, correo electrónico, etc. Los CMS ahorran mucho trabajo, ya que un nodo de contenido se escribe y valida una sola vez y se puede publicar automáticamente en distintos formatos de salida. Esto ahorra tiempo a la hora de dar nuevos formatos a los documentos y de prevenir errores de contenido, ya que se evita duplicar la información.

Facilitan el almacenamiento de las diversas versiones de un documento. Para ello es preciso catalogar y gestionar las páginas previas y las diferentes versiones de las páginas y elementos multimedia.

Permiten generar informes y auditorías sobre los diversos procesos de producción y nodos de información.

 Beneficios de los gestores de contenidos

Eficiencia en el proceso de creación. Ello implica:

• Facilidad y rapidez en la actualización de los contenidos: los propios generadores de la información son autosuficientes y no necesitan la intervención de técnicos más que en el proceso de implantación del sistema o en el desarrollo de elementos muy específicos.

• Mantenimiento de la coherencia entre los diferentes apartados del sitio web y disminución de la posibilidad de efectuar acciones que lo destruyan, puesto que el CMS gestiona la interrelación entre nodos de contenidos y los privilegios que los autores tienen sobre ellos (actualización, borrado, publicación libre o supervisada por un tercero, etc.).

• Disminución del tiempo y del coste económico necesario para enmendar errores de contenido o para actualizarlos.

Generación de contenidos reutilizables que permiten disponer de sitios web más flexibles y con menores costes de rediseño, ya que no es preciso implicar a técnicos o empresas externas en el mismo.

Se facilita la organización y recuperación del contenido usando un conjunto de menús y herramientas de búsqueda.

Mayor calidad de la presencia on-line, puesto que el sitio web puede actualizarse invirtiendo un mínimo esfuerzo.

 Herramientas de gestión de contenidos

Las herramientas de gestión de contenidos pueden implementarse como un conjunto integrado de programas o como una serie de programas en los que cada uno realiza una tarea específica dentro del objetivo global.

Aparecen continuamente productos en el mercado que ofrecen soluciones para la gestión de contenidos. Una de las aplicaciones que ya tiene algunos años de vida es Vignette, que se ha convertido en uno de los referentes de gestión de contenidos. Sin embargo, no dejan de producirse nuevas herramientas de este tipo. En www.steptwo.com.au se detalla una lista de los principales CMS actuales; también encontraréis información sobre los CMS en www.cms-spain.com.

En el CD de ejemplos podréis ver una muestra de las pantallas de Vignette.

• Sección: Producción multimedia

  • Apartado: Producción de texto digital
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