¿Cómo podemos conseguir unificar la estructura de nuestros textos?

 Definición

Una plantilla es un modelo de documento que hace las funciones de guía y que nos ayudará a estructurar nuestros textos previa definición de varios parámetros.

La plantilla nos permite tener todos los textos que forman la obra bajo una misma estructura. Por ejemplo, si estamos creando una guía de primeros auxilios que consta de un número determinado de artículos ilustrados, una idea de plantilla podría ser la siguiente:

Este es un modelo de plantilla muy simple que hace referencia a un texto sencillo. Puede ir complicándose a medida que el cuerpo del escrito lo requiera, por ejemplo, con la inclusión de enumeraciones o de bibliografía en el texto.

Las plantillas se pueden crear utilizando diferentes programas (Word, Access, Excel, XML Spy, Visual Basic, etc.). Lo que hay que tener en cuenta es que los usuarios de estas plantillas, nuestros colaboradores, tengan el software para poder visualizarlas y completarlas.

 Usos y objetivos de las plantillas

Utilizar plantillas suele ser una manera efectiva de reducir el trabajo, tanto del editor como del redactor. Los objetivos del uso de plantillas son:

• Facilitar el trabajo de creación de contenido: el autor va siguiendo las indicaciones que le muestra la plantilla sin tener que ir abriendo o consultando otros documentos (bien digitalmente, bien en papel).

• Evitar errores u omisiones del autor: un ejemplo es limitar el número de caracteres aceptado. De esta manera el autor debe ceñirse al espacio.

• Facilitar la transformación de contenido: si todo nuestro contenido tiene el mismo formato que previamente hemos diseñado nosotros, la conversión a un formato de almacenaje (tipo XML) debería resultar más rápida (siempre y cuando hayamos tenido en cuenta este hecho al definir la plantilla).

• Facilitar la recuperación del contenido o parte de él: las búsquedas de textos o elementos del texto se simplifican al delimitar los campos con los que trabajamos, es decir, al definir la plantilla.

Si recurrimos al uso de plantillas, es aconsejable especificar su modo de empleo y sus características en el libro de estilo. De esta manera unificaremos las instrucciones para nuestros colaboradores en un solo documento.

 Tipos de plantillas

Podemos crear diferentes modalidades de plantillas según nuestras necesidades y nuestros recursos. Entre ellas:

1. Guía de estructura del documento:

   • Un sencillo documento de Word en el que se describan los campos que debe rellenar el autor. En este caso nos referimos a una indicación que informa sobre las partes del contenido que debe generar el autor. No es necesario trabajar sobre ella, sino que puede imprimirse.

   • Un documento de Word con estilos predefinidos. Se trata de plantillas sobre las que el autor trabaja directamente. Son cómodas porque definen el formato de cada parte de contenido simplemente seleccionando el estilo adecuado, predefinido por el editor (el tipo de letra, el color, el cuerpo, si va subrayado o en negrita, los márgenes, el tipo de sangría, etc.).

   • Un documento Word, a modo de formulario con campos protegidos.

   • Generación de plantillas con programas específicos. Éstas son más automáticas y suelen llevar programación. Son más laboriosas de crear porque requieren un ejercicio de previsión del uso de los campos, y suelen ser más caras. Otro problema es que no todos los colaboradores pueden utilizarlas en su casa, ya que a veces los equipos informáticos con los que trabajan están anticuados y no permiten el uso de software muy novedoso. Además puede ser necesario el uso de licencias –lo que aún encarece más el producto–. Por el contrario, son muy cómodas y las más prácticas para la transformación del contenido a almacenar cuando ya se han solucionado los problemas anteriores.

En este caso se han definido los diferentes estilos que se deberán aplicar. El autor sólo debe seleccionar el estilo que, según el libro de estilo enviado por el editor, debe aplicar en cada apartado o subapartado.

Si definimos los campos que queremos delimitar en nuestros textos, a la hora de publicar el texto en una página web podremos introducir buscadores que recuperen nuestros textos según los campos que hayamos definido previamente. Este tipo de plantillas funciona muy bien para realizar textos como biografías de cine, recetas de cocina o listados de empresas. Es decir, funcionan muy bien para proyectos en los que se generan textos muy numerosos y de igual estructura.

Una plantilla similar a la del ejemplo anterior, pero creada en Access, se puede utilizar para crear, por ejemplo, enciclopedias temáticas.

Ésta es más sencilla para el autor ya que sólo tiene que escoger opciones y rellenar huecos. Este tipo de plantillas se puede realizar cuando las opciones de selección son conocidas de antemano y no son muy numerosas.

Aunque la decisión de los campos que vamos a definir variará según el tipo de contenidos que estemos creando y el uso que vamos a darles, existen unos campos habituales que suelen aparecer en los documentos.

¿Cómo definirías los campos de una plantilla para colaboradores cuya temática sea «Artículos sobre decoración»?