Cuentan que Victor Hugo estaba de vacaciones y escribió a su editor para saber cómo iba la edición de Los miserables. Le mandó un mensaje que ponía lo siguiente: «?». Por respuesta recibió: «!».

La comunicación entre editor y autor ha de tener cierto carácter de complicidad. El autor debe saber qué es lo que queremos y nosotros tener claro lo que le hemos pedido. De esta manera, a la hora de recibir los contenidos, minimizaremos los posibles problemas, que normalmente son:

1. Retrasos en los plazos de entrega.

2. Desajuste en la extensión (por exceso o por defecto).

3. Textos demasiado lineales.

4. Mala redacción, desorden al estructurar conceptos y desajuste de estilo.

5. Falta de rigor u omisión de contenidos.

Pasemos a analizar, punto por punto, las posibles soluciones a los problemas citados.

 Estrategias para que los plazos de entrega no se conviertan en un problema

Como buenos editores debemos cuidar a nuestros autores y, por ende, a nosotros mismos. Por ello, no esperaremos al día en que se cumple la fecha de entrega para comprobar que el autor cumple los plazos establecidos. Hemos de idear maneras de que los plazos de entrega no se conviertan en un problema y, a la vez, evitar atosigar a nuestros autores recordándoselo a cada momento. Proponemos:

• Plazos de entrega intermedios y distantes unos de otros, si es posible. Así dejamos abierta la posibilidad de poder modificar los plazos cómodamente.

• Otra técnica que puede resultar muy cómoda es la de colgar en la web el calendario de entregas del proyecto global (o enviarlo por correo) para que los autores lo puedan ir consultando por si hay modificaciones.

• Es una buena estrategia recordar a nuestros autores con un par de días de antelación que se acerca la fecha de entrega. A la vez, podremos chequear en qué estado se encuentra nuestro producto.

  • En caso de retraso debemos enderezar la situación para que no se retrase el proyecto. La solución es renegociar un nuevo plazo de entrega y, a la vez, pedir la entrega del material que ya esté redactado.

Si la justificación del colaborador por el retraso es cierta, el autor entregará, seguramente, un trabajo impecable. Si, por el contrario, se trata de una simple excusa, el autor actuará de igual modo con el nuevo plazo de entrega, aunque en lugar de retrasarse de nuevo intentará completar su trabajo en menos tiempo. Esto repercutirá probablemente en la calidad.

¿Qué hemos ganado? En primer lugar, no hemos perdido tanto tiempo como si hubiéramos esperado hasta el último minuto, ya que todas las gestiones para resolver este problema hubieran empezado dos días más tarde. En segundo lugar, puede que hayamos dado con un colaborador poco comprometido; deberemos encontrar una solución para que esta situación no se repita.

 Desajuste en la extensión

Si un texto no se ajusta a la extensión propuesta debe ser el autor quien ha de retocar el escrito. Debe crear texto nuevo cuando éste es demasiado corto; también es quien sabe qué partes son prescindibles sin perder coherencia textual. Por norma general nuestra misión es devolver el texto indicándole el problema y reclamar una rápida corrección. Pero pueden darse casos especiales:

• Contenido especializado. El texto es demasiado largo: debe ser el autor quien lo retoque. Él conoce la materia y puede decir qué partes son imprescindibles, en cuáles es necesario profundizar y qué partes se pueden sacrificar sin menoscabo de la comprensión general del tema.

• Contenido especializado. Algunas partes de la entrega son más largas de lo estipulado:

  1. En cuanto a extensión por número de caracteres total: el editor puede revisar si, a pesar de que unas partes son más largas que otras el resultado final cuadra con el número de caracteres. Si no cuadra, deberíamos hacer lo mismo que en el supuesto 1 (que el autor lo recorte).

  2. En cuanto a hábitos de lectura: si el número de caracteres es correcto, deberemos mirar entonces si las partes más extensas son tan largas que dificultan su lectura en pantalla (para estar de acuerdo con los hábitos de lectura del usuario). Si se pueden leer en pantalla, no hace falta recortar; en caso contrario, habrá que devolverle al autor el material indicándole qué partes debe acortar y cuánto.

• Contenido especializado. Texto demasiado corto:

  • El texto del autor es sólo un poco corto:
    Si está muy cerca de los márgenes límite de extensión, podemos cotejar si otro autor se ha extendido un poco; así cuadramos los números. En caso contrario, le devolvemos el original para que lo amplíe hasta el número de caracteres pactado.

  • El autor entrega un texto muy por debajo de la extensión pactada. Hablaremos con él para conocer problema, que puede ser:

    • El contenido no da más de sí: entonces trabajaremos conjuntamente para ver qué nuevo contenido podemos incorporar.

    • El autor no ha realizado su trabajo según lo estipulado: analizaremos si nos interesa realmente ese autor y si podemos substituirlo sin dificultad.

• Contenido no especializado: cuando el contenido no sea especializado y el editor tenga conocimientos para retocar el texto deberemos evaluar si es más rápido que lo retoque el autor o si podemos realizarlo nosotros mismos. A veces se pierde mucho tiempo corrigiendo un texto que debe ser reducido, enviándolo al autor y volviendo a revisar sus modificaciones.

Si, finalmente, el problema recae sobre nosotros, estimaremos el tiempo que deberemos invertir y cómo va a repercutir en el presupuesto.

 Textos demasiado lineales

Más difícil es solucionar el tema de la linealidad una vez se han especificado todos los elementos en el libro de estilo. Escribir con hipertexto es una concepción bastante reciente y muy pocos autores están habituados. Sin embargo, una vez consigamos comunicar a los autores la esencia del tipo de texto que queremos, será más fácil incluso que crear un texto lineal.

Para intentar atajar este problema desde la raíz la mejor solución es que haya un ejemplo del contenido que pretendemos obtener en el libro de estilo. Si el problema persiste, no nos quedará otra solución que trabajar con el autor para intentar resolver sus dudas.

 Mala redacción, desorden al estructurar conceptos y desajuste de estilo

Como estrategia previa a la entrega tendremos que hacernos una idea de cómo va a quedar en realidad nuestro proyecto. Para ello, la mejor herramienta que tenemos a mano es la confección de una maqueta. Viendo todos los elementos juntos es cuando podremos apreciar si lo que habíamos diseñado se ajusta a los objetivos establecidos.

Después de la prueba de redacción y antes de la primera entrega, es interesante recibir alguna muestra de contenido. Este avance del contenido, previo a las primeras entregas, nos indicará si el autor se ajusta a lo que exigimos desde el punto de vista de redacción y de conocimientos, y si está al nivel de los otros colaboradores.

De esta manera podremos perfilar con el autor el estilo que queremos. Al contrario, cuando recibimos una entrega extensa y necesitamos modificar el texto porque no se ajusta al estilo, el proceso será más complicado, ya que:

1. Si no se ciñe a lo que pedíamos, el autor deberá rescribir gran parte de su trabajo.

2. Se irá agotando el tiempo previsto para terminar el proyecto.

Si a pesar de nuestras precauciones, cuando recibimos el contenido vemos que está mal redactado, desordenado y/o no se ajusta al estilo que solicitábamos podemos:

• Podemos solicitarle un índice detallado y ordenado del contenido que está escribiendo para ayudarle a estructurar los conceptos.

  • Si en el índice detectamos desorden le podemos proponer una reestructuración.

• Si no se ajusta al estilo podemos proporcionarle una muestra del texto de otro autor que esté trabajando en el mismo proyecto. No se trata de copiar el estilo, sino adaptarlo a su propia forma de escribir.

• Si la redacción es mala, deberemos indicarle cuáles son sus errores para que intente solventarlos.

Una solución para ampliar el margen de tiempo para resolver errores, cuando se trata de entregas cortas periódicas (entregas semanales de 5-10 artículos), es trabajar con un repositorio. Consiste en tener preparados una serie de textos listos para ser publicados. Recurriremos a ellos en caso de que el autor nos falle.

 Falta de rigor u omisión de contenidos

Otro problema frecuente es la falta de exactitud en la descripción del contenido o la omisión de aspectos importantes. Si no somos expertos en el tema, la manera de solucionarlo es mediante la validación científica. El problema radica en que esta corrección se realiza casi al final del proyecto. Por eso es conveniente que en la selección de nuestros autores tengamos en cuenta que:

• Sean expertos en la materia sobre la que tienen que escribir.

• Sepan cómo comunicar sus conocimientos, adaptándose a la audiencia que exige el proyecto.

Si nos encontramos con este problema deberemos:

• Falta de rigor: podemos pedirle al autor que cite sus fuentes (sobre todo cada vez que detectemos que sus afirmaciones pueden no adecuarse a la verdad).

• Omisión del contenido: podemos proponerle que redacte un índice exhaustivo a modo de guía de escritura.

Sea cual sea el problema que presente el contenido que recibamos, debemos indicárselo al autor y sugerirle soluciones para subsanarlo. De lo contrario puede que el colaborador no entienda cuál es el problema y vuelva a entregarnos un contenido con fallos graves.

Imagina que estás en medio del proceso de producción de un proyecto. Los plazos de entrega son apretados y el autor 3 entrega su primer texto con una semana de retraso. Además, cuando lo recibes, te das cuenta de que está hecho deprisa y corriendo. ¿Cómo lo solucionas? ¿Cómo intentas evitar que vuelva a pasar?.