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¿Te has parado a pensar cuánto tiempo inviertes en la búsqueda de documentos a lo largo de una semana? ¿Y en un año? Algunos estudios han demostrado que los profesionales podemos dedicar hasta 500 horas al año buscando documentos.
Estamos a punto de generar un gran número de folios de información, pero no sólo eso, sino que de cada documento vamos a tener varias versiones (primera creación, primera revisión, segunda entrega, segunda revisión, validación científica, validación estilística y ortotipográfica, etc.). Al empezar el proyecto hemos de decidir el mejor sistema de archivo para guardar y recuperar la información sin perderla o emplear demasiado tiempo.
Tenemos dos opciones para organizar nuestros archivos:
Utilizar un gestor de contenidos.
Hacerlo manualmente.
Organización de archivos mediante gestores de contenidos
Las herramientas de gestión de contenidos permiten el seguimiento del contenido desde su creación hasta su publicación. Esto incluye el seguimiento del estado del documento en cada momento del proceso y su archivo correspondiente.
El uso de este tipo de herramientas es muy cómodo para el editor y le ahorra mucho tiempo; sin embargo, existen dos problemas:
Suelen tener un coste muy elevado.
Puede que no se adapten del todo a las necesidades específicas de cada editor y haya que hacer algunas modificaciones para adaptar el gestor a las necesidades del editor. Si estas adaptaciones son posibles, el producto aún se encarece más.
La ventaja es obvia: mediante esta herramienta lo único que debemos hacer es introducir el documento que nos llega en el lugar adecuado y enviarlo a la siguiente fase. Aunque dependerá de nuestras necesidades, puede quedar registrado desde la fecha de llegada, el autor, quién lo ha recibido, si está revisado, por quién, cuántas consultas se han realizado, ejecutar búsquedas por palabra clave, por <glosario>full text</glosario>, indexación temática y otras características que no sólo tienen que ver con el archivo y el seguimiento del estado del contenido.
Organización de archivos sin herramientas específicas
Distribución de las carpetas
Si tenemos que pensar en un sistema de archivo mientras dura el proyecto, lo mejor es que sigamos los siguientes pasos:
Crear un workflow en el que se indiquen las diferentes fases por las que pasará cada documento. Aquí identificaremos todos los proveedores que vamos a tener y también en qué momento intervenimos también nosotros.
Diseño de un borrador de organización por carpetas y subcarpetas. De esta manera tendremos una perspectiva visual de cómo va a quedar nuestro sistema de archivo. Este borrador debería mantenerse fiel al workflow creado previamente.
Crear un documento de seguimiento (en Access o en Excel) que deberemos rellenar cada vez se reciba, modifique o envíe un documento, insertando las fechas indicativas de cada movimiento. Es muy importante para el seguimiento del proyecto que tengamos en cuenta que en la creación de contenidos existen muchas fechas diferentes que nos interesan.
Definir qué personas del equipo de edición tendrán permiso para la lectura del contenido y quiénes para poder modificarlo.
Distribución de los documentos dentro de las carpetas
Podemos hablar de tres grandes bloques de documentos que van a estar vivos durante todo el proyecto:
La documentación que hemos generado (índices, libro de estilo, etc.)
Las diferentes entregas de contenido que realicen los autores y sus correspondientes versiones.
Las correcciones realizadas por el editor.
Todos los documentos (tanto las entregas como las correcciones) deberán reflejar la fecha y la versión, a ser posible en el nombre (por lo menos la versión).
Posibles maneras de controlar la versión y la entrega de un documento en la nomenclatura del mismo:
1ª entrega: nombre del contenido + nombre del autor + versión + fecha.
Ej.: TerceraEdad_MN_V1_2junio
1ª corrección: nombre del contenido + nombre del editor + versión que se revisa + fecha.
Ej.: TerceraEdad_Ed_V1_5junio
2ª entrega del mismo documento: nombre del contenido + nombre del autor + versión + fecha.
Ej.: TerceraEdad_MN_V2_12junio
Si se trata de un contenido que tiene el mismo nombre pero varias partes, se puede seguir el mismo esquema, añadiendo una numeración en el nombre del contenido: nombre del contenido + número de parte + nombre del autor + versión + fecha.
Ej.: TerceraEdad_1_MN_V1_junio
Fecha en que encargamos el contenido de una manera formal.
Fecha en que recibimos el contenido.
Fecha en que se revisa editorialmente.
Fecha en que se devuelve al autor para su corrección con los comentarios del editor (en caso de que sea necesario).
Fecha en que se recibe la segunda versión (tener en cuenta las fechas si existen más versiones).
Fecha en que se revisa editorialmente la segunda versión.
Fecha en que se envía para la revisión científica el contenido (cuando sea necesario).
Fecha en que se recibe la revisión científica.
Fecha en que se envía para la revisión estilística y ortotipográfica (si se realiza con un proveedor externo).
Fecha en que se recibe la revisión estilística y ortotipográfica.
Fecha de validación del contenido.
Fecha del pago del contenido.
Dependiendo del tipo de proyecto y del contenido que estemos generando tendremos que tener en cuenta unas fechas u otras. A continuación os mostramos un pequeño ejemplo de momentos importantes en la creación de un contenido:
Estás trabajando en la creación de contenido digital de temática económica. Debes preparar 25 artículos para publicar en una web orientada a un público no experto. Las secciones son: Hipotecas, Bolsa, Seguros, Hitos de la historia económica y Banca (5 artículos por sección). Prepara una estructura para organizar la información, tanto la que te llega como la que envías editada, considerando todos los procesos que intervienen.
