La planificación de recursos humanos consiste en el correcto diagnóstico y previsión de todos los factores que influyen en la demanda y la oferta de recursos humanos. Una vez evaluadas la oferta y la demanda, se procederá al establecimiento de planes de acción para lograr una plantilla equilibrada, tanto en cantidad como en calidad, y ajustada a las necesidades de la empresa.

1. Etapa preliminar. Previamente a la planificación de recursos humanos, debe establecerse la misión, tanto de la empresa como de la propia área de recursos humanos. A partir de estas definiciones, debe efectuarse el desarrollo estratégico hasta definir los objetivos y metas de la organización.
2. Determinación de objetivos. Una vez definidos los objetivos de la organización, debe considerarse el impacto de los mismos en el ámbito de los recursos humanos. Las necesidades de recursos humanos, contempladas tanto desde un punto de vista cuantitativo (cantidad de recursos humanos) como cualitativo (características de los mismos), vienen determinadas por el despliegue estratégico (strategic content) de la organización: los objetivos del área de recursos humanos están alineados con los de la organización.
3. Evaluación de demanda potencial. Una vez establecidas las metas (objetivos cuantificados) de cada uno de los departamentos y áreas de la organización, los responsables de los mismos determinan las habilidades, rasgos conductuales que condicionan el desarrollo profesional de las personas (D. Goleman, 1995) y conocimientos (capacidades técnicas) necesarios para alcanzarlos. No se trata de efectuar un diagnóstico de los empleados actuales con relación a los objetivos a cumplir, sino de realizar un análisis previsional. Para realizar este análisis, se deberán describir las funciones y los puestos que requerirá el área o departamento para conseguir los objetivos establecidos. Por último, y utilizando técnicas econométricas de empresa, cronometrajes o cualquier otra solución técnica, deben expresarse las habilidades y capacidades requeridas en términos cuantitativos (número de empleados) y cuantitativos (tipología de empleados y cualificación).
4. Establecimiento de los requerimientos netos de recursos humanos. Habiéndose determinado las necesidades, cuantitativas y cualitativas, de recursos humanos necesarios para la consecución de objetivos, habrá que compararlas con las actuales disponibilidades de la empresa y, posteriormente, ajustar el análisis contrastándolo con la previsión de cambios esperados. En esta etapa se realiza un triple proceso:

1. Acopio de información sobre todos los empleados: es la recopilación de características personales objetivas (edad, sexo, calificaciones académicas, experiencia profesional,...) y una evaluación de las capacidades de cada empleado.
2. Inventario 180º de responsables funcionales: redacción de informes por parte de cada responsable funcional sobre sus colaboradores, donde se identifican sus puntos clave con relación al grado de aptitud para el puesto que ocupan, y su opinión sobre la procedencia de una promoción o democión.
3. Análisis previsional de modificaciones: consiste en la elaboración de un informe con todos los cambios previstos en la organización como consecuencia de cambios de personal (jubilación, traslados, ascensos, movilidad geográfica, etc.). También debe estimarse los cambios no previsibles (despidos, rotación no deseada de personal, fallecimiento, etc.).

5. Desarrollo de planes de acción. La fase final del proceso de planificación de recursos humanos tiene carácter ejecutivo, se elaboran y ejecutan los planes de acción, para el logro de los objetivos (metas) deseados. La tipología de los mismos dependerá del resultado obtenido en la evaluación de requerimientos netos de recursos humanos:

1. Deficitaria: si existe una demanda neta de recursos humanos, deberán elaborarse planes de selección, orientación y formación de nuevas incorporaciones para cubrir los nuevos puestos por número o por tipología.
2. Excedentaria: si se diagnostica un exceso en la dotación actual de recursos humanos, se procederá a su ajuste mediante extinción o suspensión de contratos, incentivos a la jubilación, incentivos a la dimisión o por simple acción vegetativa (jubilaciones y fallecimientos).

Si se plantea una situación mixta (exceso y déficit simultáneos según departamentos o ubicación geográfica), deberá procederse a una combinación de planes.

La planificación estratégica de recursos humanos persigue un doble objetivo: Conseguir y retener la cantidad y calidad de los mismos que son requeridos por la empresa. Previsión de implantación de las soluciones adecuadas para la corrección de situaciones excedentarias o deficitarias en recursos humanos. La planificación se realiza en cuatro etapas: definición de objetivos, determinación de la demanda potencial, estimación de los requerimientos netos y elaboración y ejecución de planes de acción.