Ejecución del plan de formación

El responsable último de la correcta aplicación del plan es el gestor de formación, pero, para el éxito, éste depende de la intervención de formadores, mandos y formados. Las actividades a realizar por el gestor en esta etapa son:

1. Efectuar una campaña de comunicación presentando la formación a los implicados. Quién participa, título de las acciones, objetivos, calendario, etc. son algunos de los aspectos a promocionar internamente. Ante este punto, cabe plantearse, en función de la cultura de la organización y de experiencias anteriores, cómo se va a "vender" la asistencia, si la participación va a ser obligatoria o voluntaria, etc.

Siempre que sea posible, hay que intentar implicar a la cúpula directiva en esta tarea. Refuerza la idea de que la formación es cosa de todos (y no sólo de recursos humanos) y refuerza el compromiso con la formación como parte de la estrategia empresarial.

2. Concretar, junto al formador, las metodologías y las técnicas apropiadas para cada acción teniendo en cuenta qué se debe aprender, las características del formador y las del grupo.
3. En cada acción formativa asistir personalmente, si es posible al inicio y a la conclusión. En caso de que la acción se lleve a cabo por formadores externos a la organización, es obligado efectuar una presentación para introducir al experto en el grupo y facilitar su trabajo.
4. Ser asequible para los asistentes, de tal modo que éstos puedan hacer comentarios y aportaciones sobre el funcionamiento, los contenidos, el formador, etc.
5. Efectuar una recogida de información constante desde el punto de vista de los formadores, los formados y los mandos implicados de algún modo.
6. Garantizar que las infraestructuras a utilizar, los equipamientos y los materiales repartidos cumplen con los requerimientos de calidad que permitan la consecución de los objetivos de aprendizaje programados.

En el caso de las instalaciones estamos contemplando aspectos tales como luz, limpieza, silencio, temperatura, visibilidad, audibilidad...

7. Poner todos los medios necesarios para solucionar los imprevistos que surjan.
8. Efectuar un riguroso seguimiento presupuestario. Incluyendo:

1. Costes de generación del plan de formación. Controlar, llevando un riguroso registro, la dedicación del departamento y de las diferentes personas que han colaborado en las diferentes fases de elaboración del plan de formación.
2. Costes del personal implicado en las acciones formativas. Este punto abarca desde los gastos directos por pagar programas externos o traer formadores externos a la organización a los gastos ligados a la retribución de los trabajadores que participan en ella. Participar en programas estándar externos. Contratar formadores externos. Retribución y pluses a los formadores internos. Desplazamientos y dietas de los formadores internos y de los formados. Costes de personal para cubrir a los que están participando en la formación.
3. Costes logísticos de desarrollar las acciones formativas: alquiler/compra/amortización de locales, hoteles, etc., para la impartición de las acciones formativas. Alquiler/compra/amortización de los medios técnicos para hacer posible las acciones formativas. Documentación para los alumnos. Materiales diversos para hacer posible la acción formativa.
4. Estudio de costes diferenciados por niveles jerárquicos y por departamentos. De cara al control presupuestario y a los informes posteriores es clave poseer datos diferenciados de la inversión realizada distinguiendo los diferentes niveles jerárquicos (cúpula directiva, directivos medios, técnicos y núcleo de operaciones).
5. También es coherente, en esa línea, aportar información sobre la inversión efectuada en cada departamento por separado (Gasto en formación/personal total del departamento, gasto en formación/total asistentes = ratio real).
6. Desviaciones (por exceso o defecto) del presupuesto planeado. Para cada una de las acciones planeadas controlar la desviación respecto al presupuesto inicial y constatar la causa de tal desviación.