Para realizar una delegación eficaz, es necesario seguir un proceso en el cual deben ser contemplados los siguientes aspectos:

1.º Marcar de forma clara el ámbito de la delegación.

Es decir, los objetivos a lograr, los plazos establecidos y las facultades concedidas. Es necesario fijar al colaborador los límites de su nueva actuación: lo que puede y debe hacer y lo que no puede porque excede de sus responsabilidades.

2.º Preparar un programa de acciones concretas entre el jefe y el colaborador para lograr los objetivos propuestos.

Determinar "cómo" se va a conseguir. Es importante, en esta fase, explicar la importancia que tiene el objetivo o la nueva tarea encomendada y cerciorarse de que se ha comprendido.

3.º Establecer un sistema de información.

Es necesario que junto al colaborador se fije el sistema de seguimiento que permita evaluar su evolución, así como la forma y criterios con que vamos a medir los resultados finales.

4.º Dar al colaborador una cierta libertad de actuación.

Es decir, dar autoridad y medios, confiar en la persona en que se ha delegado. Si se pretende que el colaborador madure profesionalmente y adquiera confianza en sí mismo, es absolutamente necesario dejarle que actúe con libertad, asumiendo el riesgo de que pueda cometer posibles errores, los cuales nos deben servir más para "enseñarle" que para "reprenderle". En cualquier caso, confiar siempre en ellos. Sin nuestra confianza, nunca lo conseguirán.

5.º Suministrar información de forma periódica al colaborador.

De forma que le permita a él mismo autocontrolarse, medir su progreso y comprobar el grado de cumplimiento de sus objetivos.

6.º Compartir sus preocupaciones

Especialmente en los comienzos. No se trata de dejar solo, a su suerte, al colaborador. Sin interferir excesivamente, debemos estar cerca de él en la medida en que lo pueda necesitar. Un directivo está al servicio de sus colaboradores para facilitarles el logro de sus metas.

Medir sus logros conforme al sistema establecido al comienzo de la delegación. Es conveniente analizar, junto al colaborador, la cantidad y calidad de los resultados obtenidos, así como solicitar las sugerencias que pueda facilitarnos para mejorar el trabajo si tuviese que volver a realizarlo. Igualmente, debemos permitirle aceptar sus responsabilidades tanto por el buen trabajo efectuado como por el malo. Si los resultados han sido satisfactorios, se le deben reconocer.

Siguiendo un proceso como el expuesto anteriormente, se puede observar cómo la inversión de tiempo efectuada compensa no sólo por la mejora de los resultados, sino también por el desarrollo profesional que adquieren los colaboradores.

Proceso de delegación Stafford/Grant

Según Stafford y Grant, el proceso a seguir para la delegación de tareas sería:

1. Analizar la tarea:
• ¿Es delegable?
• ¿Vale la pena delegarla?
• ¿Cómo hay que hacer esta tarea para que tenga éxito?
• ¿Qué factores intervienen?
2. Analizar a las personas
• Capacidad actual
• Capacidad con formación
• Actitud
• Carga de trabajo, ¿disponen de tiempo suficiente?
3. Determinar el sistema de seguimiento
4. Aportar una comunicación total: "Venda la tarea"
5. Formar a las personas
6. Iniciar la actuación
• Supervisar y valorar
• Estar listo para colaborar
• Dar las gracias y "alabar al buen ejecutante"