Captura de información

Auditoría de la información

Ante la gran cantidad de información que se produce en el mundo, las organizaciones tienen dos retos importantes:

Conseguir que sólo entre en la organización información que pueda ser de utilidad, es decir, que sea relevante.

Obtener cuanta más información relevante mejor.

Alcanzar estos dos objetivos no es fácil. Para hacerlo se necesita, ante todo, llevar a cabo un análisis de los requerimientos de información de la organización, es decir, de la información que necesita para funcionar correctamente o, dicho de otro modo, una auditoría de la información.


	La auditoría busca que el "ruido" (obtención de información no relevante) y el "silencio" (no obtención de información relevante) sean mínimos.

Componentes de una auditoría de la información

Una auditoría de la información es básicamente un proceso de identificación y evaluación de los recursos de información necesarios para cumplir los objetivos de la empresa. Se trata de un paso previo a la determinación de una estrategia de gestión de la información.

La auditoría de la información tiene tres componentes principales:

Identificación de la información que la organización necesita para cumplir sus objetivos.

Comparación de estas necesidades con la información que la organización ya está utilizando, de manera que se revelan necesidades no satisfechas y se valora si los recursos actuales aportan realmente valor a la organización.

Definición de una estrategia sobre la información que tiene que circular por la organización y cómo tiene que hacerlo.

Así pues, la auditoría acaba justo donde empezaría la definición de una estrategia de gestión de información.


	El objetivo de la auditoría de la información es asegurar que la información que circulará por el sistema es la que más conviene a la organización.

Problemas de una auditoría

Hay dos maneras básicas de llevar a cabo una auditoría de la información.

Por un lado, quien la esté realizando puede limitarse a preguntar sobre sus necesidades de información a los miembros de la organización en cuestión, más exactamente, a los miembros con quienes la auditoría considere que hay que ponerse en contacto. En algunos casos sólo participarán los directivos, mientras que en otros, se pondrá en contacto con niveles inferiores en la organización. Esta táctica supone varios problemas, entre los cuales podemos citar los siguientes:

La pregunta sobre necesidades se confunde normalmente, aunque esté en el ámbito psicológico, con la pregunta sobre deseos. Es decir, el interlocutor no responde sobre lo que necesita sino sobre lo que cree que necesita.

El acceso a determinados recursos de información no se solicita en términos de eficacia, sino por una cuestión de estatus. Alguien puede solicitar el acceso a un servicio muy especializado de información financiera, por ejemplo, con el simple objetivo de decir que dispone del mismo, aunque acabe no dedicando ni un segundo a ello.

Cuando se pregunta a alguien sobre lo que necesita, tiende a responder por exceso. En esta circunstancia, lo más fácil es responder que uno necesita todo lo que se produce en su campo de interés, aunque, obviamente, gran parte de este todo acaba no sirviéndole para nada.

Uno no sabe lo que desconoce; es decir, si el interlocutor no es un experto en recursos de información en su campo, se limitará a solicitar los recursos de los cuales tiene constancia de que existen, por ejemplo porque ya los ha utilizado con anterioridad. De hecho, a veces desconocemos información que podría sernos de utilidad (ignorancia profunda) y a veces conocemos información que, aunque no la tengamos, sabemos que nos sería de utilidad (ignorancia conocedora).

No hay un método aceptado generalmente para llevar a cabo una auditoría de la información. De hecho, las metodologías existentes se adaptan a las características de la empresa que hay que auditar, es decir, se personalizan. Sin embargo, entre los modelos existentes hay dos que destacan: el modelo de Orna y el de Horton/Burke.

Un modelo de síntesis

Un modelo simplificado, el de Orna y el de Horton/Burke, es el modelo de síntesis. Según este método, una auditoría de la información es un proceso sistemático de determinación de la información que la organización requiere para satisfacer sus objetivos y consiste en tres procesos básicos:

Determinación de los objetivos de la organización. Este análisis puede hacerse en el ámbito organizacional, departamental o personal. En los tres casos se conseguirá un nivel de concreción diferente. Los objetivos de la organización en genérico, obviamente, no tienen que coincidir necesariamente con los de las personas que trabajan en la misma. Por otro lado, los objetivos de un directivo a nivel estratégico (director general, por ejemplo) no son los mismos que los de un directivo a nivel operacional (director de fábrica, por ejemplo), o que los de un técnico o empleado en cualquier nivel inferior. Sea cual sea el nivel elegido —en el fondo, el nivel de granularidad que se elija en la auditoría depende de los recursos, en dinero y en tiempo, que se hayan destinado a la auditoría—, el análisis deberá ser coherente con el mismo; es decir, las propuestas que se hagan tendrán que ser aplicables al nivel en cuestión. En cualquier caso, hay que hacer notar que no se pregunta qué información desean o cuál creen que necesitan, sino que la pregunta se limita a sus objetivos.

Identificación de los factores críticos de éxito. Aquí se trata de identificar qué tiene que suceder necesariamente para que se cumplan los objetivos detectados en la fase anterior. Para cada objetivo se puede limitar a tres el número de factores críticos de éxito (FCE). Éstos nos ayudan a entender qué acciones son prioritarias para la consecución de los objetivos.

Especificación de la información crítica. Para cada factor crítico de éxito se especifica aquella información de la que hay que disponer, tanto para poder cumplirlo como para poder efectuar un seguimiento de cómo se está cumpliendo el factor. Esta información esencial para el cumplimiento de los FCE y, por tanto, de los objetivos de la organización, recibe el nombre de información crítica. Puede ser que en la organización entre un gran volumen de otra información y que la mayoría sea sólo ruido, es decir, adquirida más por cuestión de estatus que de eficacia. La auditoría debe detectar la información sin la cual la organización no puede cumplir de forma eficaz sus objetivos.

Una auditoría de la información es un proceso sistemático de determinación de la información que la organización requiere para satisfacer sus objetivos.

Una vez realizada la auditoría, la organización tiene que haber mejorado su conocimiento sobre la información de que dispone y de cómo la utiliza. Esto resulta fundamental para poder diseñar, por ejemplo, una intranet que resulte de utilidad. Sin contenidos útiles, orientados a la consecución de los objetivos, una intranet tiene poco sentido.

La importancia de la serendipia

Aunque un resultado deseado de la auditoría de la información es que sea posible sacar adelante una estrategia para separar la información crítica de la accesoria o fatal, es decir, para establecer un filtro que evite el ruido, también es cierto que siempre hay que dar un cierto margen que permita la obtención de información que, sin estar relacionada con los objetivos presentes, puede contribuir a cambiarlos.

Así, por ejemplo, está comprobado que gran parte de la información que acaba resultándonos de utilidad la hemos conseguido por casualidad, mediante la serendipia: muchas veces "tropezamos" con información de interés cuando en realidad estamos buscando otra información. La organización debe entender que este proceso de encuentro casual juega un papel fundamental en la obtención de información útil. La auditoría debe determinar también hasta qué punto la serendipia es importante en la empresa en cuestión y, si lo es, la tendrá que incorporar de alguna manera a la estrategia final propuesta.

Finalmente, la auditoría de la información está muy relacionada con otras áreas de la gestión de la información. Ya hemos visto la relación con el diseño de una intranet. También constituye, como veremos, una parte importante en la construcción de sistemas de inteligencia económica, de gestión del conocimiento y de gestión del capital intelectual.


	Antes de proceder a capturar información, la organización debe efectuar un análisis de sus necesidades de información. La auditoría de la información pretende reducir el "ruido" y, al mismo tiempo, reducir el "silencio" informacional en la organización. No existe un método único para realizar una auditoría de la información. Normalmente, hay que adaptarlo a las características de la organización. A pesar de que establecer un filtro es necesario, también hay que dejar margen a la serendipia, es decir, a la información con la que nos "tropezamos" de manera casual.