Definir el objetivo del sistema; es decir, para qué servirá, qué objetivos de la organización ayudará a satisfacer, cómo se responde a las demandas del "propietario" del sistema y cómo se compaginan estas demandas con las de la audiencia que usará el sistema (punto interesante, porque lo que quiere quien financia el sistema y lo que necesita quien lo utiliza no es siempre el mismo).

Determinar qué contenidos se tienen que incluir en el sistema. Si se ha realizado antes una auditoría de la información, queda claro que los contenidos mínimos tendrán que ser los que en su momento hemos denominado información crítica, es decir, la que es vital para el cumplimiento de los objetivos de los usuarios y, en general, de la organización donde trabajan.

Idear y especificar los mecanismos de organización y búsqueda en el sistema, es decir, definir la forma como los contenidos serán fáciles de encontrar por los usuarios, por medio de la selección de una forma de organización, de un sistema de navegación y de uno de búsqueda.

Definir una política clara, y su correspondiente plan, sobre el mantenimiento, la actualización y el crecimiento del sistema.

A menudo, la organización sólo puede ser subjetiva y hay clases de información que no se prestan a una organización clara. En efecto, en general no existe una forma estandarizada de organizar una determinada información: diferentes personas organizan una misma información de diferentes maneras, ya que para hacerlo, cada una utiliza su propio modelo mental, personal e intransferible.

Por otra parte, incluso dejando aparte esta subjetividad inherente a todo modelo de organización, se han determinado clases de información que son, a veces, difícilmente organizables.

En la agrupación exacta no hay posibilidad de interpretación subjetiva. Buenos ejemplos de ello son la ordenación alfabética de personas en una guía telefónica, la ordenación cronológica de acontecimientos, por ejemplo, la de la historia de Internet, o la ordenación geográfica de lugares, por ejemplo, factorías de una empresa en los diferentes continentes. Estos tipos de agrupación exacta se utilizan cuando quien busca sabe lo que está buscando: si se busca un determinado usuario del teléfono, es necesario acudir al punto adecuado de las páginas blancas de la operadora; si se busca qué sucedió en Internet el año 1993, sólo hay que ir al punto concreto de la historia.

En la agrupación ambigua, la clasificación proviene de una interpretación subjetiva. Un buen ejemplo es el de la clasificación decimal de contenidos en una biblioteca. Es cierto que esta clasificación sigue una cierta lógica, pero podría haberse definido otro criterio de ordenación que funcionara igualmente bien. De hecho, no todas las bibliotecas utilizan el mismo criterio de clasificación. Otro ejemplo de clasificación ambigua es la utilizada para la organización de actividades empresariales en la páginas amarillas o la que utilizamos cada uno de nosotros para organizar los ficheros en nuestro ordenador. Las agrupaciones ambiguas presentan el problema de que quien busca no tiene que seguir necesariamente el mismo patrón de ordenación que quien organiza. El resultado de esta falta de sintonía es la paradoja que supone que, en sistemas muy organizados, puede ser difícil encontrar algo. Todos hemos vivido esta experiencia al buscar algo en unas páginas amarillas. Es cierto que se puede acabar encontrándolo, pero sólo después de intentarlo varias veces y aprender cómo se organiza el contenido. De la iteración de la búsqueda y del aprendizaje sobre la marcha del criterio de organización depende que se consiga el resultado buscado. Los sistemas de agrupación ambigua más utilizados son los basados en temas, que es el caso de las páginas amarillas o de las secciones de un diario, y los basados en funciones, que es el caso de las funciones disponibles en la barra de herramientas de un procesador de texto, organizadas por archivo, edición, etc.

Estructura jerárquica. Es la más frecuente. Así, por ejemplo, uno puede haber definido una serie de actividades mediante las cuales puede clasificar las ofertas profesionales en las páginas amarillas, pero para que el esquema sea realmente eficiente, tendrán que crearse grupos de actividades relacionadas, y grupos de grupos, de manera que para llegar a la información que se necesita sea suficiente con encontrar el gran grupo donde es más probable que se encuentre la actividad precisa que se está buscando, sin tener que recorrer todo el índice de actividades. De la misma forma, el usuario de una biblioteca no tiene que recorrer toda la clasificación temática, sino que basta con encontrar el punto que mejor describe lo que está buscando; una vez en este punto, puede sumergirse en subclasificaciones sucesivas hasta encontrar el libro buscado. La estructura jerárquica es la que se utiliza más a menudo, entre otras cosas porque estamos más habituados (es lineal y hay un orden de importancia: es lo que entendemos normalmente por estructura).

Estructura hipertextual. En la estructura hipertextual, los diferentes fragmentos de información están enlazados entre sí, sin que exista una estructura lineal. Quizá por nuestra formación, normalmente lineal, o quizá porque todavía no hemos descubierto cómo utilizar eficazmente ésta estructura, los expertos no la recomiendan como estructura primaria en un sistema. Puede complementar una estructura jerárquica, pero raramente puede sustituirla en la función de dar una visión general y particular al mismo tiempo. El aspecto positivo de la estructura jerárquica es que da justamente estas dos perspectivas: todo el árbol clasificatorio en general y cualquier porción del árbol con detalle; el aspecto positivo de la estructura hipertextual es que puede enlazar partes del árbol dispuestas en zonas diferentes.

Estructura relacional. En cuanto a la estructura relacional, la idea es que el usuario no visualiza la información clasificada, sino que establece una pregunta en una base de datos, tan concreta como el sistema permita, y éste responde con los registros relevantes (recordemos aquí la idea de relevancia formal o semántica). El problema de la estructura relacional es que el usuario no puede descubrir lo que está buscando simplemente a partir de la estructura presentada. Si no sabe qué busca, el sistema no le es de mucha ayuda. En cambio, en una estructura jerárquica, el usuario ve sus componentes, y de ello puede deducir qué parte responde mejor a lo que busca. La estructura jerárquica es ideal para el browsing; la relacional, para el searching.

Sabe qué busca y sabe qué espera encontrar. Por ejemplo, cuando busca los resultados de los partidos de fútbol de domingo, o cuando busca el resultado del cupón de los ciegos, o cuando busca el teléfono de una empresa de nombre inconfundible. En este tipo de situaciones no hay duda posible: o se tiene la información o no se tiene.

Sabe qué busca, pero no sabe qué encontrará. Su posición es de exploración. Por ejemplo, "quiero saber más sobre el concepto de usabilidad". No sabe qué obtendrá, ni cuál es su calidad. El objetivo no es encontrar la respuesta, sino aprender algo sobre el tema. Cuando la búsqueda pretende ir más allá de conseguir algunos resultados para obtener todos los resultados, estaríamos no ya en una situación de exploración, sino en una de investigación.

No sabe exactamente qué busca, pero cree que hay respuestas. Ésta es una situación muy conocida por los profesionales de la información: alguien se dirige a ellos con una pregunta confusa, para ver si hay una respuesta por casualidad. Así pues, la situación es de pregunta sobre si hay una respuesta más que de búsqueda de la respuesta en sí. Un ejemplo sería: "¿hay estudios de televisión en las grandes ferias comerciales?". Posiblemente, quien hace la pregunta cree que sabe lo que busca y lo explicita con una frase, pero quizá el problema que intenta resolver es otro. Así pues, estaría formulando una petición de información que no es realmente relevante para su problema. Sin embargo, la pregunta es muy imprecisa: estudios de televisión, ¿de qué tipo?, y más exactamente, ¿para qué uso?

No sabe qué busca y no sabe si existe respuesta. En este caso, el proceso de búsqueda es normalmente errático. Responde a la situación de browsing curioso: el usuario mira una fuente para ver si hay algo que pueda ser de su interés. Puesto que no busca nada en concreto, tampoco puede evaluar si el proceso de búsqueda es eficiente o no. A menudo, no obstante, encuentra algo que puede ser útil, no en la situación de la que partía, sino en otra diferente. Es decir, encuentra información por casualidad (serendipia).