Falta de estandarización en las interfaces con el usuario. Un ejemplo típico consiste en el hecho de que los iconos que utilizan los distintos programas para indicar una misma función son diferentes, en algunos casos porque el diseño del icono ha sido registrado por algún fabricante, precisamente para evitar que otros lo utilicen. Otro ejemplo consiste en las diferencias en las formas de operación que se establecen entre programas que hacen aparentemente lo mismo, lo que implica que quien tiene que saber utilizar una aplicación no tiene que saber necesariamente cómo debe utilizar la correspondiente aplicación de otro fabricante (un caso muy claro de ello lo conforman las hojas de cálculo, que, aunque sean básicamente lo mismo, presentan las suficientes diferencias como para que al usuario de una de estas aplicaciones no le sea especialmente cómodo "migrar" a otra).

Complejidad de uso. Generalmente, muy pocos sistemas de información son intuitivos. La mayoría requiere un cierto nivel de aprendizaje, que exige un tiempo del que no disponemos (especialmente si no se pertenece a la "generación de los Nintendo", acostumbrados desde pequeños a utilizar instrumentos informáticos). Los manuales, cuando los hay, están muy lejos de ser fáciles de leer. En otras palabras, la amigabilidad de los sistemas es, en muchas ocasiones, más bien escasa, lo que hace aumentar el nivel de estrés del usuario, cuando no incita a su oposición a utilizar el sistema. Además, los fabricantes de software tienden a incorporar cada vez más opciones en sus programas, aunque muchas pasan desapercibidas para la mayoría de los usuarios y, por lo tanto, son poco utilizadas. La reducción de la complejidad de uso de los sistemas pasa por entender mejor cómo es la relación entre humanos y máquinas. Una disciplina realmente nueva, conocida como HCI (Human Computer Interaction), que se alimenta de disciplinas tan variadas como la psicología, la sociología, la lingüística, la semántica, etc., se esfuerza por entender cuáles son los factores que facilitan más el uso de un sistema de información. Una de las razones que impulsan el avance de la HCI es que las organizaciones persiguen evitar los altos costes de formación relacionados con sistemas poco amigables (la formación vale dinero y pide tiempo, dos recursos que podrían dedicarse a otras tareas). No es extraño, en este sentido, que las tecnologías web hayan sido tan bien recibidas por las organizaciones, porque los navegadores son extraordinariamente simples, muy intuitivos y piden un tiempo de formación mínimo, si no nulo.

Escasa fiabilidad. El sistema puede "caer", es decir, no ser accesible, por la causa que sea, con una frecuencia excesiva, de manera que los usuarios no consideran seguro utilizarlo. Esta razón comporta una segunda, también frecuente: la infrautilización. En este caso el sistema es menos utilizado de lo que se espera, lo que implica que su valor es mucho menor de lo que se había previsto inicialmente.

Obsolescencia acelerada y/o alto coste de operación, dos razones de índole técnica que pueden implicar que el nivel de prestaciones es inferior al que piden las condiciones actuales, por ejemplo, porque la inversión ha sido demasiada alta para el resultado final obtenido y hay que esperar a que se amorticen los equipos.

Incapacidad de generar la información necesaria, o de representarla de manera que sea utilizable. Aunque un sistema de información que no informe parece un contrasentido, hay miles de sistemas de este tipo por todo el mundo.

Simplificación excesiva de las interfaces, o dumbing down, que consiste en hacer aumentar al máximo la usabilidad, simplificando las interfaces; el efecto negativo que esto provoca es que entonces el sistema sólo permite hacer lo que se ha previsto inicialmente y no hay posibilidad de afrontar ciertas incidencias (un ejemplo: el autor se encontró en una ocasión en una librería con un empleado angustiado, porque tenía que darle cambio para tomar el autobús, pero no sabía abrir la caja porque el procedimiento "normal" de apertura de la caja estaba asociado con la realización de una venta, que no era exactamente el caso).

Los sistemas de reservas de aviación utilizados por los profesionales (como Amadeus, Sabre, etc.) son muy útiles para sus usuarios, pero destacan por una usabilidad (facilidad de uso) más bien baja. Para poder utilizarlos, los agentes de viajes necesitan una formación específica. La migración de estos sistemas hacia servicios web, abiertos al usuario final, ha exigido cambios importantes en las interfaces, que han comportado, sin embargo, una disminución del nivel de prestaciones de las que disfrutan los profesionales.

Los cajeros automáticos son quizá el mejor ejemplo de sistemas útiles ("tu banco las 24 horas, cada día del año"), que, además, son muy fáciles de utilizar. No es extraño, pues, que ya se hayan incorporado a nuestra rutina diaria.

El ordenador MacIntosh siempre ha sido considerado como el ordenador más intuitivo de los que se han diseñado. Es especialmente fácil de utilizar (alta usabilidad), pero su utilidad siempre se ha visto limitada por la falta de compatibilidad con los ordenadores PC (falta de software, incompatibilidad de ficheros, etc.). Y su utilidad decrece a medida que disminuye la base de usuarios que utiliza este estándar.

Finalmente, hay numerosos sistemas que no son útiles ni usables. Seguro que el lector se ha encontrado con ejemplos de este tipo muchas veces.

En lo que concierne a la usabilidad, diseñar sistemas más fáciles de utilizar, que permitan una mejor gestión de la información, con un grado de formación más bajo. Lo ideal consiste en un sistema totalmente amigable, intituitivo, que utilice sistemas abiertos y que sea compatible con los otros sistemas. Además, este tipo de sistema tendría que ser capaz de adaptarse a las necesidades del usuario, y no al revés, y ser capaz de establecer una "conversación" (es decir, una transacción) que aporte al usuario lo que necesita en la justa situación en que se encuentra en un momento dado.

En lo que concierne a la utilidad, diseñar sistemas que puedan ser aplicados allí donde pueden ser más útiles, es decir, en la cadena principal de valor. Si hasta ahora la aplicación más útil ha consistido en la automatización de procesos, anteriormente se ha visto que ahora el reto es diseñar y desarrollar sistemas que contribuyan a hacer aumentar las habilidades mentales de los humanos. Se trata, por lo tanto, de diseñar sistemas que multipliquen nuestras habilidades, y no sólo que nos sustituyan (aumento en lugar de simple automatización).