Uno de los retos más importantes para las organizaciones es el de poder construir mecanismos que faciliten la distribución de información y el establecimiento de comunicación entre sus miembros.

La información a la que se tiene que facilitar el acceso es muy variada: información operativa (sobre los diferentes procesos de la organización, producción, fábrica, ventas, contabilidad, etc.), información de apoyo (acceso a bases de datos con datos o información externa en la organización), información relativa al día a día (calendario de fiestas, menú en el comedor), información sobre recursos humanos, etc.

Por otra parte, hasta la llegada de Internet, la comunicación interna se hacía por medio del teléfono o del fax, del correo interno, de las notas tomadas en reuniones, etc.

Mecanismos de distribución interna de información

Los mecanismos utilizados por una organización para facilitar el movimiento de información y el establecimiento de comunicación entre sus miembros pueden ser de dos tipos básicos.

Por una parte, la organización puede utilizar programas elaborados a su medida (software propietario). Se diseña un sistema, se escribe el software, se instala en un servidor, se instala en cada máquina la interfaz necesaria para conectarse al servidor y se forma al personal para que pueda utilizarlo. Este planteamiento tiene algunos inconvenientes, aunque el principal es quizá la necesidad de formar al personal en el uso de un sistema construido totalmente a medida.

Sin embargo, en los últimos años han aparecido dos opciones más ventajosas para la implantación de un sistema de información/comunicación interno. La primera se basa en la utilización de la plataforma Lotus/Notes de IBM.

La otra opción consiste en utilizar el concepto web para desarrollar una plataforma de información y comunicación interna; es lo que se denomina intranet.

	Una intranet es una red informática dentro de una organización, que utiliza los protocolos de comunicaciones desarrollados en Internet.

En otras palabras, una intranet es la web interna.

Cuando esta red también está pensada para compartir información y comunicación con otras organizaciones (por ejemplo, con proveedores, distribuidores, tiendas, etc.), se usa generalmente el término extranet. Así, una organización puede disponer simultáneamente de una web en Internet (abierta a todo el mundo), de una intranet (accesible sólo a miembros internos de la organización) y de una extranet (accesible a todas las organizaciones con las que mantiene intercambios, es decir, sus partners industriales o comerciales).

Internet/intranet/extranet

La separación entre la intranet, la extranet y la web libremente accesible desde el exterior es puramente cuestión de decisión de la organización: la tecnología usada es la misma, pero mientras que la entrada en la web de la empresa puede no tener ninguna limitación, la entrada a la intranet o a la extranet puede estar limitada a usuarios con determinados atributos (por ejemplo, usuarios con una contraseña identificadora, o usuarios que acceden desde una máquina con una dirección de Internet autorizada).

La utilización en una intranet de la tecnología web aporta algunas ventajas importantes:

Así, la infraestructura de una intranet (protocolos de comunicación, software del usuario, etc.) es relativamente barata. Aunque la infoestructura, es decir, la arquitectura de los contenidos (diseño, organización de la información, estructura, sistemas de navegación y búsqueda) pueden llegar a ser muy caros. Todo dependerá de la complejidad y de la cantidad de la información que se tenga que organizar.

El contenido de una intranet

Lo más importante de una intranet, lo que decidirá el éxito, son los contenidos. Aunque cada organización presenta los contenidos que se ajustan mejor a sus necesidades, normalmente en las intranet constan los siguientes:

Ventajas y problemas de una intranet

Ya se ha comentado que una de las ventajas de una intranet es la disminución de los costes de instalación y de formación que comporta, gracias al hecho de que la navegación web suele ser muy intuitiva; pero encontramos otras ventajas:

Sin embargo, quizá la consecuencia principal de una intranet muy desarrollada y bien publicitada en la organización (que la gente conozca los beneficios de usarla) sea que puede cambiar los hábitos informacionales de sus miembros, y los hacer pasar de una posición de recibir información "por si acaso" (JIC, just in case) a otra de buscar información "cuando se necesita (JIT, just in time). Este hecho también puede suponer ahorros importantes, aunque sea en términos de distribución de información en papel.

La construcción de una intranet presenta también algunos problemas. El más importante es, probablemente, que la eficiencia de una intranet está relacionada directamente con la calidad de la información disponible y de su organización.

	Si la información disponible no es de calidad o no está muy organizada, la utilidad de una intranet es muy limitada.

Así, pues, es evidente que hay que llevar a cabo una auditoría de información previa al desarrollo de la intranet.

Gestión de una intranet

Desarrollar una intranet que funcione, que sea utilizada, en la cual se pueda sacar partido de las ventajas comentadas más arriba, es responsabilidad de la gestión más que de la tecnología.

En otras palabras, la tecnología es necesaria para que la intranet funcione, y hay que disponer de técnicos capaces de diseñarla y de hacerla funcionar, pero el éxito final dependerá de cómo se gestione la intranet, cómo se relacione con los objetivos de la organización, cómo se implique a los miembros de la organización en el proyecto y de cómo contribuya a la creación de una atmósfera de transparencia informacional a la organización.

Para tener éxito con una intranet, debemos tener en cuenta, en primer lugar, que el factor humano es fundamental (la organización está formada por personas) y, en segundo lugar, que la organización se comporta como un ecosistema en cambio constante.

Si las personas son clave, hay que diseñar un sistema en el que se sientan a gusto, que les aporte algo y en el que puedan participar.

	La intranet tiene que ser de todos.

Sólo de este modo los usuarios se convertirán en usuarios diarios del sistema y participarán en su mantenimiento. Un modelo centralizado, que no estimule la participación y la compartición de información, no creará la emoción necesaria para que la intranet contribuya al cambio en la organización, un objetivo en el que siempre hay que pensar.

	Una intranet es el resultado de aplicar las herramientas web en el interior de una organización. Una intranet es la web interna. Las ventajas principales de una intranet son que facilita la entrada y el mantenimiento de la información y que favorece un aprendizaje rápido de la herramienta gracias a la simplicidad. Para que tenga éxito, la intranet tiene que pertenecer a todos los miembros de la organización.