El procesamiento de la información en las bibliotecas | ||
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Hemos visto que la biblioteca tiene como objetivo fundamental facilitar el acceso a la información, ya sea a la que posee como a la que está más allá de sus cuatro paredes. Todos los procesos que se desarrollan deben encaminarse a la obtención de esta meta. Este conjunto de procesos se conoce con el nombre de cadena documental.
La cadena documental presenta diferentes operaciones.
- Selección y adquisición
El primer eslabón de la cadena documental es la entrada de la documentación en la biblioteca, que incluye dos procesos, la selección y la adquisición. La selección debe realizarse de acuerdo con una planificación, con unos criterios previos que se ajusten al carácter y objetivos de la biblioteca y a las necesidades de sus usuarios, reales o potenciales.
La selección de los fondos es uno de los aspectos más importantes en una unidad de información, especialmente en una unidad de información como la biblioteca, en la que la recopilación de los fondos es voluntaria y deliberada, a diferencia, por ejemplo, de los archivos.
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| Una política de adquisiciones apropiada permite adecuar los recursos, cada vez más escasos, a la gran oferta informativa existente y al mayor número de exigencias y necesidades de los usuarios. | |
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Una vez seleccionados los documentos que será preciso incorporar al fondo de la biblioteca, el paso siguiente es el de su adquisición. Pueden utilizarse diferentes procedimientos: compra, suscripción, intercambio, donación, depósito o depósito legal.
Llegados los documentos a la biblioteca, son necesarias una serie de operaciones previas a su tratamiento documental:
 | Recepción y control económico |
| Registro del documento |
| Sellado |
| Protección |
- Tratamiento documental
Corresponde al conjunto de procesos aplicados a los documentos, dirigidos a su conservación, identificación y preparación para posibilitar la salida del sistema fruto de una demanda de información.
El volumen ingente de información que nos rodea hace inviable un acceso directo. El tratamiento documental (para algunos autores, análisis documental) facilita el camino para que los usuarios de la información puedan acceder de una manera controlada. Los productos del análisis documental actúan como intermediarios entre el documento original, la información y el usuario.
La definición de análisis documental que hace M. Pinto Molina es fácil de entender:
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Las operaciones a que Pinto Molina hace referencia afectan a los dos elementos que configuran cualquier documento: la forma y el contenido.
Las operaciones asociadas al análisis de la forma son las siguientes:
| la descripción bibliográfica |
| la catalogación |
y las operaciones asociadas al análisis del contenido son éstas:
| la clasificación |
| la indización |
| el resumen |
Por otro lado, los documentos secundarios e instrumentales generados por el análisis documental son los registros bibliográficos, a los que accedemos mediante los catálogos (manuales o automatizados).
Los registros bibliográficos o documentales aportan la información necesaria para las funciones siguientes:
| identificar los documentos que forman parte de un fondo, |
| conocer sus contenidos temáticos, y |
| localizar una obra concreta y determinar su ubicación exacta. |
- Análisis de la forma
- Análisis del contenido
La descripción bibliográfica es el procedimiento que describe los elementos aparentes y convencionales que permiten identificar un documento en el conjunto de una colección. Para la descripción bibliográfica, las bibliotecas suelen usar normativas estandarizadas que permiten que todos los registros presenten los mismos criterios descriptivos.
Por catalogación entendemos el proceso que establece los puntos de acceso a los documentos y sus encabezamientos.
Entendemos por clasificación la operación que describe el contenido de un documento y lo representa mediante un lenguaje documental. Aunque no es su única misión, la clasificación permite ordenar físicamente los documentos dependiendo de sus contenidos, y facilitar su posterior recuperación.
La indización consiste en la representación de los conceptos que contienen los documentos mediante un lenguaje documental de indización, con la finalidad de permitir la recuperación de los documentos a partir de sus contenidos.
El resumen es la representación abreviada de los contenidos de un documento.
- Difusión
El objetivo último de las bibliotecas, y por lo tanto, de la cadena documental, es el uso de los documentos que reúnen. Así pues, la fase siguiente en este proceso consiste en la elaboración de productos y el ofrecimiento de servicios encaminados a proporcionar la información necesaria que permita a los usuarios conocer la existencia de los documentos y les facilite el acceso a los mismos. Entre los servicios más tradicionales encaminados a la difusión, podemos mencionar el préstamo, la difusión selectiva de la información o la formación de usuarios.
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| Los usuarios, mediante los servicios y de las herramientas que la biblioteca pone a su alcance, realizarán una búsqueda documental que les permitirá acceder a los documentos y consultarlos. | |
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