El documentalista de un medio de comunicación debe reunir, por encima de todo una serie de requisitos, las características que se exponen a continuación con el fin de llevar a cabo eficientemente su trabajo prioritario, que es servir o ayudar a servir documentación para las informaciones de actualidad.

Conocimiento de la actualidad con una perspectiva histórica (background)

La imagen que a menudo se tiene del bibliotecario documentalista como una persona que almacena en su cabeza un montón de información es falsa y se demuestra innecesaria, ya que un documentalista debe dedicarse a conocer a fondo las herramientas que posteriormente le permitirán acceder a la información. Ahora bien, si en una especialidad de la documentación se produce una excepción matizada en esta negación, es en la del documentalista periodístico. Evidentemente, también él debe conocer muy bien sus herramientas de trabajo, pero es básico que tenga un conocimiento profundo de la actualidad que, al fin y al cabo, constituye la materia prima de su archivo.

Conocer la actualidad permite al documentalista contextualizar rápidamente cualquier petición que le llegue y, sin que tenga que responderla inmediatamente, que le permita llegar antes a la fuente prioritaria. Es preciso que este conocimiento de la actualidad se acompañe con una perspectiva histórica (en periodismo, también denominada background) que le permita relativizar y, al mismo tiempo, ubicar los hechos de los que se trate.

Agilidad

En una redacción, el tiempo es oro. La prensa diaria, la radio, la televisión y, aún más, Internet, requieren en mayor o menor medida una inmediatez para transmitir la información. El documentalista no puede ser ajeno a esta inmediatez de los medios, y más cuando a menudo se encuentra en situación de fuente cualificada. Por lo tanto, el documentalista debe tener una agilidad mental, y en algunos casos física, que le permita ganar para el medio el máximo tiempo posible en la producción de la noticia.

Criterio periodístico

El criterio periodístico no se adquiere en la universidad, sino con la experiencia de trabajo en un medio de comunicación. No importa que la persona haya estudiado una u otra carrera, porque sólo la práctica le permitirá ir definiendo su criterio periodístico. Hay que señalar, sin embargo, que cuanto más implicado esté en la producción de una noticia, más experiencia se irá sumando. Por lo tanto, los redactores son los que están mejor situados para adquirir el criterio. Esto no significa que un documentalista que no sea redactor pueda adquirirlo. Al contrario, tiene esta obligación si quiere desarrollar bien su trabajo y hacerlo con agilidad.

	El documentalista debe saber qué es noticia y qué no lo es.

Buen conocimiento del medio para el cual trabaja

El documentalista también debe conocer bien su medio con el fin de facilitar la información más pertinente. La línea editorial, las características de la audiencia del medio, la estructura de la redacción y los contenidos habituales deben tenerse siempre en la cabeza para desarrollar el trabajo en un medio de comunicación.

El futuro de los documentalistas de los medios

Como todos los documentalistas, los que trabajan en medios de comunicación tienen que reciclarse rápidamente para estar preparados ante los nuevos retos profesionales. A nuestro parecer, se apuntan dos grandes modificaciones en las rutinas de los documentalistas, que ya se están llevando a cabo en algunos medios.

Por una parte, los documentalistas dedican más tiempo a pensar cómo estructurar la información y a generar herramientas que después utilizan los periodistas, que a archivar físicamente los documentos (antes pasaban la mayoría del tiempo haciéndolo) o a realizar investigaciones (ahora los redactores disponen de herramientas que les permiten a ellos mismos efectuar búsquedas de documentación).

	El documentalista se está convirtiendo poco a poco en un experto, en un asesor de cómo encontrar información.

No es que antes no fuera un experto, sino que dentro de los medios tenía una imagen que se parecía más a la de un administrativo que pasaba el día guardando recortes o visionando vídeos para indizarlos.

El otro gran papel que el futuro depara a los documentalistas es la redacción de artículos. Cada vez más, en las redacciones se tiende a concentrar los trabajos que antes realizaban varias personas. Caminamos hacia lo que se denomina periodista integral, capaz él solo de grabar unas imágenes, editarlas desde su ordenador y pasar la pieza completa al control de emisión; o bien, capaz de documentarse desde su estación de trabajo, realizar un infográfico, escribir el artículo, compaginar la página y enviarla al sistema de edición.

	Si un redactor está hoy día capacitado para obtener la información retrospectiva que necesita, ¿por qué no debe estar capacitado un documentalista para escribir un artículo?

Sobre todo, pensemos en artículos en los que el peso de la documentación retrospectiva sea predominante, como por ejemplo, la información relativa a una efeméride.

En la prensa escrita ya se han dado algunos ejemplos en los que el servicio de documentación elabora piezas periodísticas. Así, el servicio de documentación de La Vanguardia elabora muchas de las cronologías que este diario publica. Otro ejemplo fueron los artículos que elaboraba el servicio de documentación del desaparecido diario Eco 24 Horas.