El término unidad de información referido a un medio de comunicación se utiliza muy poco por parte de los profesionales que trabajan en el mismo. Se acepta esta terminología desde una óptica académica y porque tiene como principal virtud equiparar las unidades de información de los medios a otras unidades especializadas, tal como se muestra en este módulo. Los profesionales hablan de servicio de documentación, archivo o archivo de prensa en el caso de las publicaciones escritas.

Antes hemos visto que los periodistas se alimentan de información en tiempo real que proviene de una serie de actores sociales o fuentes. También hemos visto que los periodistas obtienen información retrospectiva (documentación), que les ayuda a construir sus noticias para ofrecerlas a la audiencia. Éste sería, según Lluís Codina, el esquema simplificado de un sistema de producción periodística.

El servicio de documentación es una sección más del medio que vela para que los periodistas dispongan de un sistema de información documental que les ayude a producir las noticias. Este sistema de información documental no está constituido sólo por la información que facilita el servicio de documentación, sino también por aquel archivo propio de cada redactor. De esta manera, si en el cuadro anterior hemos visto cómo podía representarse un sistema de redacción periodística, a continuación veremos el de un sistema de información documental, también según Lluís Codina.

Así pues, vemos que el sistema de información documental recibe dos entradas. Por un lado, la información cognitiva, en diferentes formas y por medio de diferentes canales; por el otro, escucha las demandas de información de las personas. La consecuencia del proceso documental son personas informadas o documentadas.

Juan Luis Cebrián, que fue director del diario El País, escribió en el año 1981 que "si la redacción es el corazón de un diario, el servicio de documentación -en otro tiempo llamado simplemente archivo- es su cerebro. Hoy día es imposible hacer un gran diario de calidad sin un departamento de este género sólidamente estructurado". Debe decirse que a la hora de la verdad, sin embargo, no siempre es así.