El contexto en que actúa la unidad de información |
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Objetivo
Situarse en el contexto en que actúa el servicio: el marco legal, las competencias de la administración, el programa de gobierno, el programa de actuación. Identificar con claridad a la persona que se dirige a la organización y qué compromisos contrae con el administrado al que presta sus servicios.
Partiendo de la base de que la misión de la unidad de información es facilitar la información y los recursos necesarios para el cumplimiento de las funciones de la administración donde actúa, es necesario que se conozcan aquellos aspectos que condicionan su actividad.
Estos aspectos están directamente relacionados con los elementos siguientes:
 | El marco legal en que actúa la organización donde trabaja cada una de las unidades. |
| El programa de gobierno de la organización donde se encuentran. |
| El plan de actuación concreto de la corporación. |
El marco legal
Las unidades de información deben tener en cuenta las diferentes leyes que afectan a la administración donde trabajan, ya que las competencias que por ley tiene asignadas la administración condicionan su actividad. Por ejemplo, si la unidad de información actúa en un ayuntamiento, será necesario conocer la Ley 8/1987, de 15 de abril, de régimen local de Cataluña, marco obligado de actuación para las corporaciones locales.
En cualquier caso, siempre será necesario conocer la Ley de procedimiento administrativo:
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El programa de gobierno
Además del marco legal, la unidad de información debe conocer el programa global de gobierno. A partir de este conocimiento, podrá adecuar sus servicios y los recursos de acuerdo con los objetivos globales de la corporación.
El plan de actuación
Dentro del programa general de gobierno, las administraciones se fijan planes de actuación. Estos planes de actuación pueden cambiar, por elecciones o simplemente porque hay cambios en la dirección de los centros. Cualquier cambio dentro de la organización puede suponer que se modifiquen las prioridades y se sitúen algunos aspectos del servicio por encima de otros. Es necesario que la unidad de información conozca estos cambios y se vaya adecuando a las nuevas prioridades, teniendo siempre presente el programa de gobierno y el marco legal que lo condiciona.
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| La unidad de información debe conocer los objetivos de la organización en que trabaja y tiene que ver cómo puede contribuir a la consecución de estos objetivos. | |
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Debe ser capaz de responder a preguntas como: "¿qué objetivos tiene la organización en que trabajo?", "¿qué prioridades?", "¿qué aporta la unidad de información para la consecución de estos objetivos?, "¿qué beneficio tiene para la corporación la unidad de información?", etc.
El cliente o usuario de la unidad de información
El primer cliente del servicio es la misma administración donde actúa. Es necesario, pues, que la unidad de información conozca bien a su cliente o usuario, sepa establecer prioridades en lo que concierne a sus necesidades y conozca qué expectativas tiene el servicio. Debe llevar a cabo, de manera periódica, una revisión de las necesidades para ir reajustando el servicio.
En cualquier caso, es preciso que la unidad de información:
| conozca muy bien la organización (cuál es su organigrama y cuáles son sus responsabilidades concretas dentro del organigrama); |
| sepa cuáles son aquellas personas (técnicos, cargos directivos o políticos) que pueden tener más interés en la unidad de información; |
| sepa cuáles son las personas que más pueden ayudar a consolidar la unidad de información (cuadros técnicos, cargos directivos o políticos y personas que aseguran el funcionamiento diario de la organización, como personal administrativo, servicios informáticos, servicio de compras o servicio de mantenimiento). |
El usuario o el cliente externo
En segundo lugar, más allá de la misma administración, y como servicio financiado con fondos públicos, muchas unidades de información abren algunos de sus servicios a ciudadanos, profesionales o empresas. De esta manera, facilitan el acceso a una información que, a menudo, es difícil de conseguir por otras vías y, al mismo tiempo, optimizan los recursos.
Algunas unidades de información, como por ejemplo, la Biblioteca General del Ayuntamiento de Barcelona (http://www.bcn.es/bibliotecageneral/), desde sus inicios, ofrece sus servicios fuera de la misma corporación; otras, como por ejemplo, el Centro de Documentación del Departamento de Medio Ambiente de la Generalitat de Cataluña (www.gencat.es/mediamb/cdma/cdma.htm), empieza como servicio interno para después abrirse a ciudadanos en general y, sobre todo, a estudiantes e investigadores o al servicio de Documentación Ambiental. Documentación Ambiental del Ministerio de Medio Ambiente:
http://www.mma.es/documentación_ambiental.htm
