Objetivo

Conocer las principales tipologías de recursos internos que las unidades de información deben gestionar para la prestación del servicio.

Qué son y cuáles son los recursos internos

Entendemos por recursos internos toda aquella información o documentación -independientemente de su soporte- que genera la misma administración. A menudo, esta información representa un recurso inestimable, ya que es difícil obtenerla por otras vías.

A modo de ejemplo, algunas de las tipologías de documentación más habituales son las siguientes:

La unidad de información debe garantizar el hecho de disponer de esta información actualizada y debe asegurar su fiabilidad.

	Es indispensable que todo el mundo dentro del servicio tenga la seguridad de que la información que se recibe por parte del servicio es la más completa, actualizada y fiable.

De centro depositario de documentos a servicio central de gestión de recursos de información

La documentación e información que reúne la unidad de información proviene de los diferentes sectores y ámbitos dentro de la organización. El hecho de poder disponer de una visión transversal de la organización sitúa las unidades de información en una posición de privilegio, ya que, si saben aprovechar esta oportunidad, pueden pasar de ser unos centros de almacenamiento de documentos a convertirse en la unidad responsable de la gestión de los flujos de información y de conocimientos dentro de la corporación. A partir de aquí, un servicio que es depositario de información y documentación se puede convertir en un elemento central de interacción entre las diferentes áreas, y de gestión y mejora de los flujos de información.

La unidad de información como consultora dentro de la organización

La posición central comporta que las unidades de información estén en condiciones de actuar como consultoras dentro de la organización. Este papel de consultor interno puede traducirse en propuestas para la mejora de los procesos que agilicen las tareas del personal, mejoren su eficacia, comporten una reducción de gastos y ayuden a la modernización global de la administración donde trabajan.

Si la unidad de información actúa en esta dirección, su papel dentro de la organización cada vez puede ser más necesario y decisivo, y puede convertirse en un aliado clave para la gerencia.

La unidad de información administradora de la intranet corporativa

Dentro de esta centralidad, una de las áreas de trabajo que las unidades de información pueden cubrir es la de actuar como impulsoras y administradoras de las intranets corporativas. No obstante, hoy por hoy, a menudo encontramos las intranets coordinadas por otros departamentos (centro de cálculo, departamento de publicaciones, etc.).

Entendemos por intranets las redes corporativas basadas en la tecnología Internet (servidores webs, navegadores, etc.) y protegidas por sistemas de seguridad que impiden el acceso desde el exterior. Las intranets tienen fundamentalmente dos vertientes que hay que tener en cuenta: la de los contenidos, que engloba los documentos y las aplicaciones, y la de la infraestructura tecnológica. Las unidades de información conocen mejor que cualquier otro servicio las necesidades de contenidos, y deben realizar propuestas que las integren a la arquitectura informática más adecuada.

La gestión de los conocimientos dentro de la corporación

A menudo, la intranet guarda una relación muy estrecha con lo que se denomina "la gestión de los conocimientos", y es fácil prever el importante papel que también puede tener la unidad de información en este ámbito. Precisamente por la relación que tiene con todos los departamentos y los servicios de la organización, conoce mejor que nadie cuáles son los técnicos o aquellas personas concretas que pueden resolver peticiones de una manera rápida y fiable y que representan un valor para la corporación más allá de la tarea específica que desarrollan.

Es importante estar en condiciones de potenciar los conocimientos de cada individuo dentro de la organización a partir de saberlos integrar con las fuentes de información corporativa.

La relación entre la intranet y la web corporativa

En el momento en que se diseña la intranet es necesario prever la información, la documentación o las aplicaciones que querrán hacerse extensivas fuera de la organización. Si se trata de una información que se quiere hacer accesible a todo el mundo, será necesario garantizar su traspaso a la intranet corporativa; si se pretende que sea accesible únicamente para un número limitado de personas mediante una palabra de acceso, será necesario garantizar el acceso mediante una extranet, que entendemos como una extensión de la intranet corporativa.

Un aspecto que la unidad de información debe tener presente es que todo lo que genere la Administración que sea normativo, y que se haga accesible mediante una extranet o por Internet, debe ser visible en un formato que no permita que nadie pueda modificar el contenido del texto. Un formato que se utiliza habitualmente es el PDF (Portable Document Format), que presenta el documento en pantalla en su formato original.

	La unidad de información debe estar al día de todo lo que se genera dentro de la organización y, desde su posición de conocimiento transversal de ésta, debe realizar propuestas de actuación para la mejora de los flujos de información, la mejora de procesos que comporten una reducción de costes y para la modernización de la administración donde trabaja.