Servicios que prestan las unidades de información |
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Objetivo
Prever los servicios básicos y los servicios personalizados que la unidad podría ofrecer.
Especialización dentro de las unidades de información
Algunas unidades de información están directamente relacionadas con información y documentación administrativa. Tenemos ejemplos de ello en el Ministerio de Administraciones Públicas (MAP) (http://www.map.es/), la Biblioteca General del Ayuntamiento de Barcelona (http://www.bcn.es/bibliotecageneral).
En muchos casos, sin embargo, las unidades de información están dentro de ministerios, consejerías o ámbitos de gestión específicos y, por lo tanto, se consideran unidades de información especializadas.
Ministerio: Consejo Superior de Deportes del MEC o el Centro de Información para la Mujer del Ayuntamiento de Barcelona (http://www.cird.bcn.es/).
Los servicios que ofrecen estos centros pueden cubrir diferentes vertientes:
 | Facilitar los recursos necesarios para la consecución de los objetivos de la corporación y dar a conocer la información corporativa dentro de la misma organización. |
| Intervenir en los procesos de mejora de la gestión, mediante, por ejemplo, la coordinación de la intranet corporativa. |
| Dar a conocer la información corporativa fuera de la misma organización, cuando esto entre en los objetivos de la misma. |
Diferentes tipologías de servicios
Los servicios pueden ser fundamentalmente de los dos tipos siguientes:
- servicios generales , iguales para todo el personal que trabaja en la organización;
- servicios personalizados , adaptados y adecuados a las necesidades específicas de servicios o de personas en concreto.
Los servicios generales
Dentro de los servicios generales, algunos de los más habituales son los siguientes:
| servicio de información general (incluye el hecho de dar respuesta a peticiones concretas como pueden ser, por ejemplo, datos estadísticos, disposiciones legales sobre un tema específico, un artículo de una revista o una normativa interna); |
| servicio de préstamo de documentos dentro de la corporación; |
| servicio de consulta a los fondos bibliográficos (informes, monografías, artículos de publicaciones periódicas); |
| servicio de consulta a bases de datos de legislación y jurisprudencia; |
| servicio general de información de novedades; |
| servicio de obtención de documentos; |
| servicio de acceso a recursos seleccionados de direcciones en Internet sobre temas específicos de interés para la corporación. |
Los servicios personalizados
Además de servicios de carácter general, la unidad debe proporcionar servicios personalizados, adecuados a perfiles de necesidades de información de personas o servicios dentro de la organización.
Algunos de los más habituales son los siguientes:
| Servicio de difusión de referencias de artículos publicados en revistas sobre temas concretos. Los técnicos que lo soliciten pueden recibir de manera regular información sobre las noticias, previamente seleccionadas, que pueden ser de su interés. |
| Servicio de "alerta" sobre el estado del seguimiento de un proyecto de ley. En concreto, por ejemplo, muchas unidades de información realizan el seguimiento de los proyectos de ley del Congreso de Diputados (Serie A del Boletín Oficial del Estado) y avisan a aquellas personas dentro de la corporación que necesitan saber en cada momento en qué fase se encuentra la propuesta de ley. |
| Servicio de información personalizado. Mediante el correo electrónico o de la red corporativa, sobre cualquier novedad -de dentro o de fuera de la organización- que pueda interesar a algún técnico en concreto. |
| Servicio de formación adaptado a necesidades específicas de personas o departamentos. |
En muchos casos será necesario elaborar la información solicitada para poder personalizarla según a quién vaya destinada. Esto puede traducirse, por ejemplo, en las siguientes acciones:
| compilar datos estadísticos obtenidos de diferentes fuentes; |
| integrar información obtenida desde diferentes fuentes (bases de datos, artículos de revistas, capítulos de alguna monografía, dirección en Internet, etc.). |
La presentación de la información solicitada
La manera como se presenta y se entrega la información es también un aspecto muy importante. Así, por ejemplo, habrá técnicos o directivos que ocupan puestos de decisión clave dentro de la organización para quienes no es suficiente una información seleccionada, sino que se necesitará filtrarla y destacar, de alguna manera, los aspectos que pueden serles más relevantes.
La comunicación del servicio
La unidad de información (UI) debe encontrar los canales más adecuados para dar a conocer los servicios que ofrece: folletos de información, listas de distribución, avisos por correo electrónico, entrevistas, presentaciones o sesiones de formación.
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La UI debe conocer las necesidades y expectativas de la organización donde trabaja y debe diseñar servicios y productos adecuados para resolverlas.
Aunque la UI prestará unos servicios generales, es importante que sea capaz de ofrecer servicios personalizados adaptados a personas o servicios concretos, dentro de la organización, que tienen unas necesidades específicas. La comunicación de los servicios que la unidad ofrece es un elemento clave para conseguir la máxima utilización. La comunicación puede hacerse mediante múltiples canales. |
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