En el contexto anterior, podemos afirmar que, para que la mediación documental tenga éxito, es necesario que elaboremos nuestra búsqueda mediante un lenguaje controlado que nos asegure que:

Un único término denomina un único objeto, de modo que:

Un término no puede definir más de un objeto, y

Un objeto no puede ser definido por más de un término.

Se precisa, pues, un lenguaje unívoco en el que:

1. Los términos estén relacionados desde el punto de vista semántico en los siguientes ámbitos:

Sinónimos y cuasisinónimos: palabras con el mismo significado o que quieren decir prácticamente lo mismo.

Antónimos: palabras que significan lo contrario.

2. Se establezca algún tipo de diferenciación entre los términos homónimos: por ejemplo, la misma palabra pero con significados diferentes.
3. Se establezcan también relaciones de tipo jerárquico entre los términos de diferentes grados: más amplios, más específicos y relacionados.

Dentro del proceso de recuperación, el control del vocabulario es importante, principalmente, en dos fases:

1. La fase de entrada: implica el análisis conceptual y su traducción a un lenguaje determinado en el momento de inidizar el documento. En la mayoría de los sistemas hay un vocabulario controlado; es decir, un conjunto limitado de términos que se debe utilizar para representar las materias de los documentos.

2. La fase de salida: los usuarios realizan diferentes peticiones en el centro de documentación y los documentalistas preparan las estrategias de búsqueda para estas peticiones. En estas estrategias de búsqueda también hay que considerar las fases del análisis conceptual y de traducción. La primera fase implica un análisis de la petición con el fin de determinar lo que realmente busca el usuario, y la segunda consiste en la traducción del análisis conceptual al vocabulario propio del sistema utilizado.

	En el ámbito de la documentación, los lenguajes controlados que utilizamos se denominan lenguajes documentales.