B. Gil define el lenguaje controlado o documental como:

"... todo sistema artificial de signos normalizados, que facilitan la representación formalizada del contenido de los documentos para permitir la recuperación, manual o automática, de información solicitada por los usuarios". B. Gil Urdiciaín (1996, pág. 324-353)

Por otro lado, A. Large lo define como:

"... un lenguaje artificial que ha sido creado para un sistema de recuperación de la información en particular o un grupo de sistemas relacionados. Al igual que otros lenguajes, un vocabulario controlado tiene su propio vocabulario y sintaxis y debe asegurar la consistencia en la representación de los conceptos, tanto en el momento de crear las bases de datos como cuando se hacen búsquedas". A. Large y otros (1999)

Y por último Van Slype lo define como:

"... todo sistema de signos que permite representar el contenido de los documentos con la finalidad de recuperar los documentos pertinentes en respuesta a consultas que tratan sobre este contenido". G. Van Slype (1991)

Según Van Slype, la definición del lenguaje documental como lenguaje artificial —expresada en las definiciones anteriores— es cierta en el caso de los sistemas de clasificación, las listas de materias y los tesauros; sin embargo, no lo es para los listados de palabras claves extraídas de los títulos, resúmenes y textos de los documentos, términos cada vez más importantes en el momento de buscar en bases de datos a texto completo y en Internet, y que corresponden a lo que él considera "sistemas menos controlados".

El lenguaje documental es un lenguaje intermediario en la medida en que sirve de puente entre las informaciones contenidas en los documentos y las informaciones solicitadas por los usuarios. Así pues, el lenguaje documental identifica materias y no se refiere a otros criterios utilizados en la búsqueda documental: autor del documento, lengua del texto, fecha de publicación, etc.