Todos los autores coinciden en afirmar que los metadatos son datos sobre datos. Y desde el punto de vista de la documentación, podemos decir que corresponden a un estándar para describir documentos electrónicos tanto en lo que respecta a la forma (catalogación) como al contenido (indización).

A diferencia de los documentos típicos de las bibliotecas, este estándar de metadatos tiene que ir más allá, ya que debe permitir la identificación no sólo de documentos textuales, sino también de documentos no-textuales, como podrían ser imágenes, gráficos, sonido o cualquier formato electrónico. En este punto los metadatos se diferencian de otros estándares de bibliotecas, pues tienen que permitir que los motores de búsqueda también puedan localizar documentos sin ningún texto asociado, como por ejemplo una imagen de una pieza de museo, un vídeo sobre violencia, etc.

Así pues, podemos afirmar que los metadatos son muy importantes en la búsqueda de información, ya que su finalidad coincide plenamente con la que nos proponemos cuando elaboramos una estrategia de búsqueda: que coincidan totalmente los conceptos de búsqueda con los campos y las palabras que hemos utilizado para describir los documentos, en este caso electrónicos.

	Los metadatos surgen como método de estandarización tanto de la estructura como del contenido de los documentos electrónicos, mediante la catalogación y la indización de la información.

¿Para qué sirven los metadatos?

En primer lugar, actúan como un sustituto de todo el recurso o documento electrónico. Permiten identificar el documento lo suficiente como para que el usuario pueda entender el contenido, así como el propósito, la fuente y, si es necesario, las condiciones de su utilización.

Como complemento a esta función descriptiva, y para que sean realmente útiles, es necesario que establezcan una estructura y una terminología estándar. Serán útiles para constituir un único campo que englobe conceptos similares; por ejemplo, creador, autor, escultor y compositor. Y también deben permitir crear formas alternativas a las distintas entradas de los campos, de manera que resuelvan los ya conocidos y clásicos problemas de la recuperación de la información: la sinonimia, la polisemia y la ambigüedad.

Evidentemente, para que los metadatos sean una realidad práctica hay que plantearse y tener claro quién gestiona sus formularios.

¿Quien se encargará de rellenar los formularios de los metadatos?

Ya hemos comentado que, hoy por hoy, es completamente inviable que toda la información que se encuentra en la red Internet sea catalogada por profesionales de la información. No obstante, este colectivo está dirigiendo parte de sus esfuerzos hacia la creación de unos estándares de metadatos que faciliten su descripción a los propios autores de las páginas web.

Podemos decir que la mayoría de los creadores de recursos electrónicos no es consciente de la importancia que la aplicación de metadatos tiene con relación a la recuperación de la información; en todo caso, el argumento de la recuperación no tendrá el suficiente peso como para motivarlos en el momento de rellenar los formularios. Sin embargo, probablemente el hecho de que los motores de búsqueda los utilicen cuando deben seleccionar los recursos, y también en el momento de establecer el orden de los documentos más pertinentes, podrá ser el argumento que motive a los propios creadores para introducir los datos correspondientes.

En este sentido, los profesionales somos conscientes de la necesidad de crear unos estándares que faciliten la introducción de datos y que, al mismo tiempo, esto se haga de manera uniforme. Este punto será el que, si se cumple, hará que los metadatos sean útiles en la búsqueda de información.

Por eso se está trabajando con el objetivo de establecer un estándar común -el más conocido es el Dublin Core- y también se están elaborando muchos proyectos al respecto. Por ejemplo, la International Standards Organization (ISO) ha creado recientemente un grupo de trabajo sobre metadatos que se responsabilizará de crear las especificaciones de los estándares y de gestionar los metadatos.