Normalmente, el proceso de búsqueda se inicia con una entrevista. Una vez que el documentalista ha recibido el mensaje y ha entendido la cuestión, la fase siguiente consiste en conocer qué fuente de información será la más apropiada para dar respuesta al usuario. Según el grado de sofisticación de la necesidad de información, bastará con consultar una fuente o se deberá consultar más de una.

Sin embargo, ¿qué fuente es la mejor para dar respuesta a una consulta?

En este sentido, hay que volver a establecer el proceso de búsqueda. Tanto si consultamos un almanaque impreso como una base de datos en línea a texto completo, los principios básicos del proceso de búsqueda son los mismos:

1. En primer lugar, la consulta se analiza y se aclara durante la entrevista. Será necesario determinar el tipo de cuestión, los parámetros que se deben establecer (propósito, fin, cantidad de material, nivel del material, periodo de tiempo, etc.) y las fuentes en las que es probable que se localice este tipo de información.
2. En la mayoría de las consultas puntuales, la fuente que se debe consultar vendrá automáticamente a la mente del documentalista.
3. En el caso de una búsqueda más compleja, es necesario considerar más de una fuente de información. Los tipos de fuentes pueden ser:

Bibliografías, índices, catálogos de bibliotecas, etc., que probablemente no serán la fuente en la que encontraremos la respuesta, pero tal vez sí constituyan un punto de partida para encontrarla.

Soportes varios o fuentes específicamente temáticas, que pueden ir desde una revista hasta un área concreta de los estantes de la biblioteca o el centro de documentación. Es posible que, ante una consulta concreta, el documentalista ya pueda dirigir al usuario a la fuente necesaria. Por ejemplo, si le llega una consulta sobre el comercio electrónico, puede recordar el último número de una revista que contenía una monografía sobre este tema. Como resulta evidente, esta situación no es la más habitual, por lo cual la práctica más común consiste en aplicar el punto anterior; es decir, consultar una fuente que nos permita llegar a la fuente definitiva.

Consultar este tipo de fuentes nos ayudará a determinar con qué encabezamientos o palabras clave puede estar almacenada la información que buscamos, por ejemplo, en una base de datos. En esta etapa es útil listar las palabras clave que nosotros consideramos útiles en la búsqueda.

4. A continuación, se puede volver a hablar con el usuario para discutir si los términos elegidos son los adecuados. El diálogo también puede hacerse después, cuando se haya entregado el material. En todo caso, en algún momento del proceso tendrán que ajustarse los datos obtenidos a la necesidad de la búsqueda y establecerse cuáles son útiles y cuáles son secundarios.
5. Finalmente, será preciso evaluar la relevancia de los datos respecto de la necesidad de información del usuario. Si no hay bastante material, el documentalista tendrá que decidir en qué orden consultará otras fuentes. Si no ha localizado nada, deberá determinar cómo modificar la aproximación que ha hecho (términos, etc.) o sugerir al usuario otros recursos (otras bibliotecas, préstamo interbibliotecario, etc.).
6. En cualquier caso, el documentalista tiene que decidir cuánto tiempo quiere dedicar a dar respuesta a la consulta.

Por lo tanto, el objetivo en la búsqueda de información es determinar qué fuentes son las apropiadas y qué términos de búsqueda utilizaremos.

Como ya hemos comentado antes, el documentalista aclara preguntas y localiza las fuentes de información apropiadas subconscientemente. De hecho, en la mayoría de los casos estas etapas de búsqueda se llevan a cabo de forma simultánea (es extraño que un documentalista diagrame cada etapa y que vaya aplicando los pasos uno por uno). Una vez que el circuito de selección de las fuentes se ha cerrado, el documentalista tiene que elaborar una estrategia para localizar la información él mismo. La estrategia puede consistir en tomar un volumen de una enciclopedia, consultar el catálogo de la biblioteca o hacer una búsqueda más exhaustiva que al final no concluye con la información que buscamos y que nos obliga a volver a empezar.

El proceso de búsqueda está estrechamente vinculado a la filosofía del propio servicio de referencia.

Si el servicio es mínimo (se ayuda el usuario a localizar citas y fuentes), la estrategia de búsqueda es direccional. Se aconseja al usuario hacer la búsqueda en cierto índice o libro de referencia, o buscar por la P (por ejemplo) en el catálogo de materias. De hecho, ahora sólo es necesario que se siente frente a un ordenador para localizar mucha información. En este caso, el documentalista del servicio mínimo enseñará al usuario cómo empezar.

Si el servicio es medio o moderado, el bibliotecario irá al índice, catálogo o a la fuente de referencia y ayudará al usuario a encontrar la información que desea.

Si el servicio es máximo, el bibliotecario buscará la información e irá añadiendo referencias y consultando fuentes hasta que crea que el material da respuesta a la necesidad del usuario.

En términos reales, la estrategia de búsqueda equivale a elaborar una hipótesis y después comprobar si es válida por medio de la búsqueda. Por ejemplo, podemos encontrar la respuesta a una pregunta en la fuente Y (hipótesis). Localizamos la fuente Y, pero no encontramos la respuesta. Deducimos que si no está en Y, tampoco estará en B, pero probablemente esté en C (hipótesis). Vamos a la fuente C y comprobamos que incluye la respuesta. Por lo tanto, esta vez, la hipótesis es correcta.

Al iniciar una búsqueda, el documentalista tiene que listar todas las posibilidades, indicar la probabilidad de éxito de cada una de ellas y seleccionar cuál puede ser la mejor fuente para responder aquella pregunta.

Una vez que se ha aislado, comprendido y aclarado la consulta, se traduce a la forma requerida por el sistema de base de datos que se debe interrogar.