Una base de datos es costosa y difícil de crear. El tiempo que comporta la preparación del software, la necesidad de contar con un experto para que diseñe la base de datos y el coste para mantenerla son los requerimientos necesarios para incluir una base de datos en nuestra empresa.

Para generar una base de datos se establece un proceso o metodología que se inicia con la visión del mundo exterior, en concreto, de la parte que nos interesa representar en datos.

En este proceso se tiene que aprender, comprender y conceptualizar dicho mundo exterior, y transformarlo en un conjunto de ideas y definiciones que supongan una imagen fiel del comportamiento del mundo real. Dicho proceso de abstracción genera lo que conocemos como el modelo conceptual.

Este modelo conceptual se transforma en una descripción de datos, atributos y relaciones denominada esquema conceptual de datos o esquema relacional (en referencia a la estructura de una base de datos relacional).

Por último, este modelo relacional se traduce en estructuras almacenables en soportes físicos, llamado modelo físico.

La correcta definición del modelo conceptual de la base de datos es imprescindible para garantizar su correcta generación. A continuación se enumeran los principales componentes y elementos de una metodología para definir un modelo conceptual de datos: entidades, atributos, claves y relaciones.

Una entidad es un objeto real o abstracto con características diferenciadoras de otros objetos y cuya información se almacenará en la base de datos. Toma como significado conceptos u objetos que tienen un papel importante en la compañía u organización.

Una entidad está formada por un conjunto de ítems de datos o atributos, de los que cada uno aporta alguna característica en la definición de la entidad. Un atributo es una unidad básica e indivisible de información acerca de una entidad que sirve para identificarla o describirla.

Se denomina clave de una entidad al atributo o conjunto de atributos que permite identificar de manera única un elemento de una entidad.

Las entidades por sí solas no describen la realidad de un sistema de información. No basta con identificar objetos; además hay que definir las asociaciones existentes entre éstos. Dichas asociaciones se denominan relaciones.

Una a una (1:1). A cada instancia u ocurrencia de una entidad le corresponde no más de una ocurrencia de la otra.

Una a muchas (1:n). A cada ocurrencia de la primera entidad le corresponden una o varias ocurrencias de la segunda.

Muchas a muchas (m:n). A cada ocurrencia de la primera entidad le pueden corresponder varias ocurrencias de la segunda y viceversa.

Por ejemplo, una posible modelización del ejemplo de la base de datos relacional del apartado anterior sería la siguiente: Modelo conceptual simplificado de una base de datos

La conceptualización de la realidad se traduce en la definición de un esquema conceptual de datos.