Consulta en organismos o personas
La consulta de fuentes de información informales es habitual entre las empresas y los profesionales, los cuales utilizan frecuentemente esta vía para resolver sus problemas o consultas.
Normalmente se dirigen a personas conocidas de su entorno, como clientes, proveedores, colegas de profesión, amigos, etc., con las cuales mantienen una relación muchas veces de igual a igual, porque se trata de personas de la misma profesión o del mismo sector.
En nuestro caso, si necesitamos obtener información por esta vía, nos tendremos que acercar al máximo a este modelo y establecer desde el inicio una relación que facilite la obtención de la información deseada.
A continuación veremos diferentes prácticas que facilitan obtener información de organismos y de personas en particular.
¿Cómo nos tenemos que dirigir a un organismo para obtener información?
En primer lugar, debemos asegurarnos de que enviamos la consulta al organismo adecuado para no perder el tiempo esperando respuestas imposibles.
En la mayoría de los casos tendremos que formular la consulta por escrito, sobre todo si se trata de un organismo oficial. En todo caso siempre se debe redactar de forma muy precisa el objeto de la pregunta, y especificar aquello que ya se sabe o las dudas concretas que se tienen.
Es totalmente recomendable dirigir la consulta a una persona concreta y, en caso de no saber ningún nombre, a la atención de un departamento concreto. Así es más fácil que no se pierda por los pasillos.
Es necesario explicar siempre quiénes somos, para qué hacemos la consulta y, si somos un servicio de información, especificarlo y decir que hacemos la consulta para un usuario sin dar su nombre (confidencialidad, sobre todo).
Se debe aclarar que, si la consulta tiene un coste, nos faciliten previamente el presupuesto.
Finalmente, cuando ya se ha recibido la información, siempre es necesario enviar una carta de agradecimiento.
¿Cómo podemos obtener información de un especialista o experto en el tema objeto de la consulta?
Efectuaremos la consulta directa a personas especialistas o expertas en un tema normalmente en casos específicos, como por ejemplo que sea la única fuente relevante para resolver la consulta, ya que no hemos localizado documentos o referencias.
También se puede utilizar para contrastar diferentes opciones que hemos localizado en fuentes documentales o para profundizar más en un aspecto concreto de la consulta.
En algunos casos también la podemos utilizar como referente para introducirnos en un tema nuevo, cuyas fuentes de información no conocemos.
En todo caso tenemos que procurar no utilizar a una persona en concreto muy a menudo, por temas irrelevantes, para no agotar su paciencia.
Las prácticas más recomendables son similares a las comentadas para la consulta a organismos, con algunas particularidades.
En este caso es más útil intentar hacer la consulta por teléfono o en persona, ya que sacaremos más provecho de la interactividad con el experto, porque según sus respuestas la podremos reconducir o ampliar.
En primer lugar, nos tenemos que identificar y explicar para qué queremos la información y, a continuación, averiguar si en este momento nos puede atender para asegurar su disponibilidad.
Previamente nos habremos documentado para utilizar el lenguaje o argot de la especialidad, ya que facilitará la comunicación.
Tenemos que formular la consulta de forma muy precisa y comentarle lo que ya sabemos y hasta dónde hemos llegado consultando las fuentes de información habituales.
Además, debemos estar dispuestos, si es necesario, a tomar nota y recopilar el máximo de información que nos quiera proporcionar verbalmente, ya que muy a menudo no disponen de tiempo para enviarnos la respuesta por escrito.
Finalmente, le tenemos que agradecer su atención y, si es un experto que utilizamos a menudo, pensar alguna otra manera de manifestarle nuestro agradecimiento, como felicitaciones por Navidad o enviarle publicaciones de nuestro centro.
Para resumir, las prácticas más recomendables para obtener información de fuentes informales son las siguientes:
 | |
|
Identificar con seguridad al organismo o persona adecuados. Dirigirnos siempre a personas o departamentos concretos. Identificarnos y explicar para qué queremos la información. Formular la consulta con términos muy concretos y utilizar el argot. Comentar lo que ya sabemos y hasta dónde hemos llegado. Agradecer la respuesta recibida. | |
|
