También nos tendremos que adaptar al soporte o formato que sea más conveniente. En muchos casos puede que el usuario prefiera que le enviemos la información en soporte electrónico, ya que así la puede manipular e incorporar mucho más fácilmente en sus informes.

Siempre que sea posible, y al mismo tiempo siempre que no sea más caro el tratamiento que la misma búsqueda, es conveniente dedicar un tiempo a mejorar la presentación de la información localizada.

A continuación veremos diferentes maneras de presentar la información, cómo debe estructurarse un informe y algunas recomendaciones con respecto a la redacción.

Normalmente no se dan todos los formatos o soportes en una misma búsqueda, pero sí que es posible que tengamos dos o tres variantes. Si entregamos la información sin hacer ningún tratamiento que facilite usarla, aunque los resultados sean totalmente relevantes, nuestro usuario puede no valorar nuestro esfuerzo. Esto se puede traducir en una pérdida de confianza en el servicio o en tener un cierto pesar en pagar por la información, si se trata de un servicio de pago.

Por este motivo siempre es conveniente efectuar un cierto tratamiento de los diferentes soportes y formatos, de manera que el resultado sea lo más homogéneo posible. Si lo tenemos en cuenta a la hora de hacer la búsqueda, guardaremos siempre que sea posible los resultados de la búsqueda en soporte electrónico, ya que después será más fácil tratarla.

Las partes esenciales de un informe son las siguientes:

Datos del cliente	Persona, departamento, empresa.
Datos del servicio	Nombre, dirección. Persona responsable de la consulta.
Título de la consulta	Frase descriptiva de la consulta.
Fecha	Fecha de recepción y de entrega.
Resultados	Introducción o antecedentes. Resumen de la información, resultados, conclusiones, y destacar primero los datos más relevantes y positivos.
Información complementaria	Fuentes de información utilizadas. Anexos: texto completo de artículos, lista, documentos.
Responsabilidad	Nota que informe sobre la responsabilidad de nuestra tarea.

Los aspectos referentes a los datos del cliente y del servicio son puramente formales, pero facilitan la identificación, tanto para el usuario como para el servicio. También debemos considerar los aspectos referentes al marketing del servicio. Si siempre ponemos nuestros datos (nombre del servicio, logo, etc.), facilitamos de una manera indirecta la promoción frente a futuros usuarios.

Para facilitar la comprensión y la presentación son recomendables las prácticas siguientes:

Redactar utilizando frases cortas y directas.

Releer el texto, seguro que lo mejoraremos.

Poner los sujetos cerca de los verbos.

Eliminar todos los adverbios y frases subordinadas que no sean imprescindibles, especialmente las frases largas.

Si hay una palabra que puede sustituir una expresión, utilizar la primera.

No repetir una palabra en la misma frase, a menos que sea imprescindible o que queramos enfatizar.

Si tenemos dudas sobre la puntuación correcta de una frase, preguntarnos si no será mejor partirla en dos o más.

Redactar en tono positivo, incluso cuando los resultados no son totalmente satisfactorios.

Utilizar correctamente los signos de puntuación.

Si utilizamos siglas, práctica muy extendida actualmente, citar el nombre completo al cual corresponden, ya que no podemos suponer que el usuario sabrá siempre el significado.

Utilizar elementos que destaquen el texto, como negrita, cursiva, etc., cuando sea necesario remarcar alguna parte del informe, para llamar la atención del lector.

Cuando presentamos datos numéricos, hacerlo en forma de tabla.

Utilizar siempre el corrector de ortografía aunque sólo sea para corregir un acento.

Para resumir, se trata de añadir valor a los resultados de la búsqueda para hacer más asimilable la información que entregamos al usuario: Analizar, sintetizar, estructurar y dar formato.