Los diferentes conceptos citados (las necesidades de información, los requerimientos y las demandas) a veces se pueden utilizar indistintamente y pueden dar lugar a confusiones. Por este motivo, a continuación están las definiciones de estos conceptos, que pueden ayudar a aclarar mejor su significado.
Las necesidades de información
Según diferentes autores, citados por E. Sanz (1996), el concepto necesidades de información se puede entender de diferentes maneras. Así pues:
Para Line, la necesidad de información es aquello que un individuo necesita poseer para su trabajo, investigación, educación, etc. En este concepto están implicadas valoraciones muy personales, porque lo que para un usuario puede ser importante, para otro puede resultar irrelevante.
Para Crawford, la necesidad de información es un concepto muy difícil de definir, aislar o medir, porque implica procesos cognitivos que pueden actuar en diferentes niveles de conciencia y, por lo tanto, incluso pueden no estar claros ni para el mismo usuario.
También podemos distinguir entre necesidades de información objetivas y necesidades concretas o particulares (Agüero, 2000):
| Necesidades objetivas. Las que se pueden atribuir a un determinado grupo de usuarios durante la realización de tareas concretas. Por ejemplo, los investigadores necesitan patentes cuando inician un nuevo trabajo de investigación. |
| Necesidades particulares. Las que corresponden a una situación y un usuario concretos. Por ejemplo, un investigador español que tiene que iniciar un trabajo de investigación sobre las aplicaciones de un determinado material necesita saber si se han publicado patentes internacionales, en los últimos diez años, sobre este material y sus aplicaciones. |
Para M.D. Olvera Lobo (1999), la necesidad de información es un concepto poco definido. Puede surgir cuando un individuo reconoce que su almacén actual de conocimiento es insuficiente para resolver la tarea en curso, solucionar conflictos en un campo temático o cubrir vacíos en cualquier área. Puede ser totalmente consciente de ello o no.
De hecho, pueden coexistir diferentes niveles de conciencia sobre la necesidad de información; es decir, en ciertas etapas un usuario incluso puede no saber su alcance.
En consecuencia, desde la perspectiva del sistema, una demanda articulada formulada por un usuario frecuentemente no representa de forma necesaria su necesidad real.
Las demandas de información
La demanda o consulta es la expresión de una necesidad concreta de información que hace el usuario para conseguir la información.
Las expectativas del usuario
Cuando el usuario formula una demanda de información, también acostumbra a tener unas expectativas, implícitas o explícitas, sobre los resultados esperados. Estas expectativas suelen ser muy subjetivas y particulares de cada usuario. Algunos ejemplos son el número de resultados, el precio del servicio y el grado de utilidad o aprovechamiento de la información.
Los requerimientos del usuario
Los requerimientos del usuario son la suma de las necesidades concretas formuladas en una consulta y de las expectativas con respecto al servicio que le proporcionaremos.
