• Descripció

L'assignatura Gestió Integral d'Arxius fa un recorregut teòric per l'aprenentatge de la gestió de documents i arxius en les organitzacions, públiques i privades, i de qualsevol grandària (grans, mitjanes o petites empreses, ajuntaments etc.). Proporciona una visió global de l'arxivística que contempla els canvis que ha experimentat aquesta disciplina, sobre tot, amb el creixement dels documents electrònics.

La societat de la informació ha propiciat una nova dimensió de l'arxivística, que aporta un valor afegit a les funcions que aquesta havia assumit tradicionalment com a pròpies. Cal destacar l'adopció de les tecnologies de la informació i les comunicacions en el tractament dels documents d'arxiu, els esforços en la sistematització i normalització de la gestió de documents i la utilització de tècniques de gestió de la qualitat i del màrqueting i difusió en els arxius.

• L'assignatura en el conjunt del pla d'estudis

Gestió Integral d'Arixus és una assignatura optativa, i forma part de la menció Gestió documental. Per tant, l'assignatura contribueix a adquirir els coneixement i les competències específiques de la menció.

Aquesta menció s'orienta al treball en arxius, unitats d'informació, o en departaments dedicats a proporcionar sistemes d'informació, tot i que es focalitza en el tractament de documents que són evidència de l'activitat de l'organització que els genera.

Les seves principals funcions són garantir i facilitar l'accés als continguts i documents generats per l'activitat de l'organització. Les seves accions constitueixen un element clau per documentar la responsabilitat social de l'organització, construir i preservar la memòria organitzativa, i fonamentar la gestió del coneixement.

Les competències específicas per a la menció "Gestió documental" són:

• Establiment de requeriments de seguretat i accés als documents.
• Preservació a llarg termini dels continguts informatius en formats i suports documentals adequats, a partir de l'anàlisi del context organitzatiu, social, legal i tecnològic.
• Incorporació dels requeriments documentals dels processos de negoci en els sistemes i serveis d'informació.

El coneixement après en aquesta assignatura es pot completar i ampliar des d'una vessant més pràctica en l'assignatura Gestió Documental del Grau i / o en el màster de Implementació de projectes de gestió de documents electrònics (EDRMS) de la UOC.

• Camps professionals en què es projecta

L'assignatura Gestió Integral d'Arxius proporciona uns coneixements generals que permeten donar resposta a les necessitats de les organitzacions en matèria de gestió de documents i arxius, tant en el sector de l'administració pública com de l'empresa privada. El professional vetlla per facilitar l'accés als continguts i documents generats per l'organització en la seva activitat diària, independentment de la fase del cicle de vida en que es trobi el document.

• Coneixements previs

Atesa la optativitat de l'assignatura, aquesta es planteja a partir de coneixements previs adquirits en les assignatures Introducció a la Informació i Documentació, Gestió d'unitats i serveis d'informació, Sistemes d'informació en la organització, i Llenguatges Documentals I.

• Objectius i competències

Amb l'estudi dels materials didàctics d'aquesta assignatura es pretén que l'estudiant assoleixi els objectius i competències següents:

Objectius:

• Comprendre la importància de la gestió integral dels arxius, entenent com s'apliquen els principis teòrics i els fonaments metodològics de l'arxivística i entenent la terminologia.
• Copsar les diferències i similituds entre l'arxivística, la biblioteconomia i la museologia, com a disciplines que formen part de les ciències de la informació i la documentació.
• Entendre el paper de la gestió documental a les organitzacions i com dóna resposta a la necessitat de tractar amb eficàcia i eficiència els documents, a partir de les aportacions del records management i el recordkeeping.
• Conèixer la diversitat dels arxius públics i privats existents en l'actualitat.
• Identificar els principals tipus de documents i de suports emprats per a enregistrar la informació, entenent l'especificitat dels documents electrònics.
• Comprendre la importància de la preservació dels documents i conèixer les estratègies de conservació a llarg termini dels documents electrònics.
• Identificar les successives etapes del cicle de vida dels documents i reconèixer com es tradueixen en el tractament de la documentació en cadascuna de les fases de l'arxiu.
• Conèixer els processos que s'apliquen en el tractament tècnic dels documents (identificació i avaluació, classificació i ordenació, transferències, instal·lació física) i com es plasmen en les eines pròpies de la gestió documental (taules d'avaluació i quadre de classificació).
• Conèixer les normes arxivístiques emprades en la descripció dels fons documentals i com es materialitzen en els instruments de descripció (guies, inventaris, catàlegs).
• Adonar-se de la importància d'apropar els ciutadans als fons documentals dels arxius públics, portant a terme activitats de difusió cultural i educatives, emprant les tècniques del màrqueting i aplicant polítiques de qualitat per a millorar els serveis.
• Entendre el paper que ha de complir el servei d'arxiu dins d'una organització pública o privada, i com orientar el seu treball cap als usuaris interns.
• Conèixer tant el marc legal que afecta la gestió dels arxius i dels documents com les normes tècniques i els models de bones pràctiques sobre gestió de documents.
  

Competències generals del grau:

El grau d'Informació i Documentació té definit un repertori de competències generals que conformen el perfil dels seus graduats i estan presents en diferents assignatures al llarg del grau.

Les competències generals contemplades en aquesta assignatura són les següents:

• Compromís ètic.
• Orientació a la qualitat.
• Gestió de la implantació i explotació de productes, serveis i sistemes d'informació.
• Definició i aplicació de polítiques, mètodes i tècniques per a protegir, conservar i preservar documents i el seu contingut informatiu.
• Elaboració i aplicació de criteris de reunió, selecció, adquisició i supressió de documents.
• Identificació de les necessitats i fluxos d'informació d'una organització.
• Participació en el disseny i l'avaluació de les polítiques públiques d'informació.
• Gestió d'unitats organitzatives dedicades a proporcionar i promocionar productes, serveis o sistemes d'informació.
• Establiment de requisits de seguretat i accés als documents.
• Preservació a llarg termini dels continguts informatius en els formats i suports documentals adequats, a partir de l'anàlisi del context organitzatiu, social, legal y tecnològic.

Competències de l'assignatura:

• Identificació dels processos i de la cadena de valor de l'organització, i la producció documental que s'origina en cadascun d'ells.
• Coneixement dels instruments que permeten la gestió documental específica d'una organització, des de la seva creació fins a la seva eliminació o preservació en el temps, i les tècniques per a la seva creació.
• Detecció de les característiques organitzatives d'una organització i la seva producció documental, per a dissenyar un sistema de gestió documental adequat.
• Identificació del valor i el nivell de confidencialitat dels documents i preservació d'aquesta.
• Localització i comprensió de la normativa general a les especificitats de l'organització.

• Continguts

Al llarg del curs l'estudiant conèix el caràcter interdisciplinari de l'arxivística i el seu àmbit d'actuació, que abasta tant la documentació administrativa al llarg del seu cicle de vida com els fons documentals històrics, amb l'objectiu de garantir l'equilibri entre la funció juridico-administrativa i la funció historicocultural.

Es tracta la diversitat de les tipologies documentals i els diferents tipus de suports, destacant-se la importància dels documents electrònics.

Un dels blocs de continguts es centra en les tècniques i les eines utilitzades pel tractament dels documents d'arxiu, tenint en compte el seu cicle de vida i les fases de la documentació: s'estudia la identificació, l'avaluació, la classificació i la descripció dels documents, veient com es concreten en els instruments utilitzats per dur a terme aquests operacions (taules d'avaluació, quadres de classificació, instruments de descripció).

Finalment, es repassen els diversos aspectes vinculats a la gestió dels arxius com a centre d'informació (accés als documents, difusió, màrqueting, qualitat, etc.), del marc legal que afecta a la gestió de documents i de les normes internacionals destinades a la gestió dels arxius i els documents.

Aquestes continguts es concreten en els següents mòduls bàsics de treball:

Mòdul 1. La gestió de documents i els arxius

1. L'arxivística

1.1. L'arxivística, una ciència interdisciplinària
1.2. Les bases teòriques de l'arxivística
1.3. Arxius, biblioteques i museus: diferències i simulituds

2. La gestió de documents

2.1. La gestió de documents en les organitzacions
2.2. El "records management" nord-americà
2.3. El "recordkeeping" australià

Mòdul 2. Els arxius, els documents i els suports de la informació

1. Les tipologies d'arxius i de documents

1.1. Tipologia d'arxius
1.2. Les tipologies de documents
1.3. Les classes de documents

2. Els suports de la informació

2.1. La diversitat dels suports
2.2. Diferències entre els documents en paper i els documents electrònics
2.3. La durabilitat dels suports i la preservació dels documents

3. Els documents electrònics

3.1. La gestió de documents electrònics
3.2. El valor jurídic dels documents electrònics. La signatura digital
3.4. La conservació dels documents electrònics

 Mòdul 3. Tècniques de tractament documental (es treballa per separat en la segona part del semestre)
1. Les etapes d'arxiu i els processos arxivístics

1.1. El cicle de vida dels documents i les etapes de l'arxiu
1.2. Els processos arxivístics i els instruments relacionals

2. La identificació documental

2.1. La identificació i l'organització dels fons d'arxiu
2.2. La identificació de les sèries documentals

3. L'avaluació documental

3.1. Principis i criteris de l'avaluació documental
3.2. Metodologia per a l'avaluació de sèries documentals. El calendari de conservació i eliminació dels documents

3.2.1. El formulari d'avaluació
3.2.2. El calendari de conservació i eliminació

3.3. Les transferències documentals
3.4. Tria i eliminació dels documents
3.5. L'accés als documents.

4. La classificació dels documents

4.1. El quadre de classificació

4.1.1. Un model de classificació funcional
4.1.2. La codificació del quadre de classificació

4.2. Els tipus d'ordenació

5. La descripció arxivística i els instruments de descripció 

6. L'arxivatge dels documents

6.1. Els tipus d'instal·lació física dels documents
6.2. L'emmagatzematge dels documents electrònics

 Mòdul 4. La gestió de documents i dels arxius com servei. Entorn legal i normatiu

1. Els arxius com servei públic

1.1. El dret d'accés als documents
1.2. Les activitats de difusió cultural i educatives

1.2.1. L'arxiu com a centre de difusió cultural
1.2.2. L'arxiu com a servei educatiu

1.3. El màrqueting 

2. Els plans de qualitat als arxius

2.1. Els sistemes de gestió de la qualitat
2.2. Aplicació d'una política de la qualitat als arxius

3. La gestió de documents com servei intern de les organitzacions

3.1. L'orientació als usuaris
3.2. La gestió de documents i la seva relació amb la gestió de la informació i del coneixement

4. El marc legal

4.1. La legislació sobre arxius i patrimoni documental
4.2. La normativa legal aplicable a la gestió de documents

5. Les normes per a la gestió de documents i d'arxius

5.1. Normes per a la descripció arxivística
5.2. Normes tècniques per a la gestió de documents
5.3. Models de requisits per a la gestio de documents electrònics

• Consulta dels materials de què disposa l'assignatura