• Descripció

La gestió documental té com a finalitat assegurar una atenció adequada als documents que una organització crea, rep o manté com a evidència de les activitats realitzades o d'acord amb les seves obligacions legals.

Aquesta assignatura proporciona els coneixements teòrics i pràctics necessaris per a dissenyar i implementar un sistema de gestió documental. Per aquesta raó, es centra en la gestió dels documents i les evidències electròniques que una organització manté com a resultat dels seus processos de negoci i s'examinen les operacions i les eines específiques que permeten controlar de manera sistemàtica la incorporació (creació o recepció), registre, classificació, emmagatzematge, accés, traçabilitat i disposició dels documents.

Tenint present que el professional de la gestió de documents haurà de col·laborar amb l'equip tècnic que implementa el sistema de gestió documental, aquesta assignatura aporta també els coneixements bàsics sobre les eines tecnològiques (programari) que es fan servir per a la gestió documental.

• L'assignatura en el conjunt del pla d'estudis

Aquesta assignatura, juntament amb d'altres del Grau en Informació i Documentació, té com a objectiu donar a conèixer les eines necessàries per a que el professional de la informació pugui afrontar amb garanties d'èxit un projecte relacionat amb la gestió de la informació i la documentació d'una organització. Concretament, és part del bloc de la Matèria 4.2 "Gestió tècnica de documents d'arxiu" del Mòdul 4 dedicat a la Gestió.

Específicament, aquesta assignatura forma en competències per gestionar els documents creats per l'organització durant les seves activitats de negoci. Aquests documents, a més de ser evidències de l'activitat de l'organització contenen informació que, explotada convenientment, contribueix a la gestió del coneixement organitzatiu.

Així, aquesta assignatura completa la formació que l'estudiant pot obtenir a partir d'aquestes altres assignatures:

• Gestió integral d'arxius
• Llenguatges documentals I
• Anàlisi documental I
• Gestió del coneixement
• Auditoria de la informació
• Intel·ligència competitiva

Gestió documental, de 6 crèdits ECTS, forma part de la menció "Gestió de la Informació: Gestió documental", que integra a més les següents assignatures:

• Gestió integral d'arxius (6 crèdits ECTS).
• Documentació Audiovisual (3 crèdits ECTS).
• Documentació Sanitaria ((3 crèdits ECTS).
• Anàlisi documental II (6 crèdits ECTS).
• Integració digital de documentació (6 crèdits ECTS).
• Preservació de Recursos d'Informació digital (6 crèdits ECTS).

• Camps professionals en què es projecta

Actualment les organitzacions estan prenent consciència de la importància d'implantar sistemes de gestió documental, igual que han anat posant en funcionament sistemes de gestió de la qualitat, ambiental o de seguretat de la informació.

Per tant, aquesta assignatura dóna les competències bàsiques per a planificar un projecte de gestió de documents en entitats públiques o empreses de qualsevol sector, per a dissenyar i implementar un sistema de gestió documental o per a realitzar tasques de consultoria documental.

• Coneixements previs

Encara que els coneixements previs per a l'assignatura no són requisits indispensables, es recomana especialment haver cursat l'assignatura optativa Gestió integral d'arxius.

També seria convenient haver fet o fer en paral·lel les següents assignatures: Gestió del coneixement, Llenguatges Documentals I, Gestió de continguts, Sistemes d'Informació en l'organització, i Gestio d'unitats i serveis d'informació.

• Informació prèvia a la matrícula

Encara que els coneixements previs per a l'assignatura no són requisits indispensables, es recomana especialment haver cursat  l'assignatura optativa Gestió integral d'arxius.

També seria convenient haver fet o fer en paral·lel les següents assignatures: Gestió del coneixement, Llenguatges Documentals I, Gestió de continguts, Sistemes d'Informació en l'organització, i gestio d'unitats i serveis d'informació.

• Objectius i competències

Objectius

1. Reconèixer l'especifica't de la gestió documental dins de l'àmbit de la gestió de la informació i la documentació.
2. Comprendre la rellevància de la gestió documental com a àrea de gestió de les organitzacions.
3. Conèixer els principis bàsics, procedents de l'arxivística, que s'apliquen al disseny d'un sistema de gestió documental.
4. Comprendre les funciones que ha de dur a terme un sistema de gestió documental, identificant les característiques que han de tenir els documents com a evidència de les activitats realitzades per una organització.
5. Conèixer els elements que integren un sistema de gestió documental, així com els processos i les eines emprades per donar suport a les operacions de creació i manteniment de documents.
6. Identificar els principals sistemes de gestió que s'implanten en les organitzacions.
7. Saber com s'aplica el control dels documents i el control dels registres en aquests sistemes.
8. Entendre l'enfocament dels sistemes de gestió basat en processos i en la millora continuada.
9. Planificar i desenvolupar un projecte de gestió documental, portant a terme les seves fases d'anàlisi, disseny i implementació.
10. Aconseguir una visió integrada dels tres elements que conflueixen en un projecte de gestió documental: l'entorn de gestió organitzatiu, els processos i les eines de la gestió de documents, i les aplicacions informàtiques per a la gestió documental.
11. Adquirir una visió general de la sèrie de normes ISO 30300 i dels requisits que regulen els sistemes de gestió per a documents.
12. Conèixer els principals tipus d'aplicacions tecnològiques emprades en la gestió documental per a capturar, gestionar i facilitar l'accés als documents d'una organització.
13. Identificar les etapes d'un projecte de disseny i implementació d'un sistema de gestió documental d'acord amb la metodologia DIRKS.
14. Conèixer les principals normes i informe tècnics ISO que estableixen directrius per a la gestió de documents i d'altres models i estàndards d'ús comú en les aplicacions de gestió documental.

Competències de l'assignatura:

• Identificació dels processos i de la cadena de valor de l'organització, i la producció documental que s'origina en cadascun d'ells.
• Creació ad hoc dels instruments que permeten la gestió documental específica d'una organització, des de la seva creació fins a la seva eliminació o preservació al llarg del temps.
• Detecció de les característiques organitzatives d'una organització i la seva producció documental, per a dissenyar un sistema de gestió documental adequat.
• Redacció dels processos i procediments associats a un sistema de gestió documental.
• Gestió de projectes en les seves diferents fases.
• Gestió d'equips.
• Gestió del canvi.
• Identificació del valor i el nivell de confidencialitat dels documents i preservació d'aquesta.
• Aplicació de la normativa general a les especificitats de l'organització.

• Continguts

Aprofundeix els conceptes treballats a l'assignatura Gestió Integral d'Arxius, i treballa més el procés de disseny i implementació d'un sistema de gestió documental, incloent el desenvolupament dels criteris per a seleccionar una eina tecnològica de gestió documental.

MÒDUL 1: La gestió ocumental a les organitzacions

1. Conceptes i principis bàsics de la gestió documental
2. Els sistemes de gestió a les organitzacions

MÒDUL 2: El sistema de gestió documental i les seves eines

1. El sistema de gestió documental.
2. Eines de la getió documental.

MÒDUL 3: Metodologies i nrmes tècniques per a la gestió documental

1. La metodologia DIRKS per al disseny i implementació d'un sistema de getió documental.
2. Normes tècniques i especificacions per a la gestió documental.

MÒDUL 4: Estudi de cas: Gestió documental a Cefont

1. Presentació del cas.
2. Presentació de l'empresa Cefont.
3. El projecte de gestió de documents a Cefont.
4. El futur de la gestió de documents a Cefont.

• Consulta dels materials de què disposa l'assignatura

• Materials i eines de suport

Els continguts de l'assignatura Gestió documental es presenten a l'estudiant en format web i en pdf. El format web conté diversos recursos (mapes conceptuals, eixos transversals de coneixement, enllaços externs, etc.) que permeten una major flexibilitat en la construcció del propi coneixement. L'estudiant pot desar al seu disc dur el material per treballar-lo sense connexió a la xarxa.

El material de l'assignatura és de referència bàsica en el seguiment de l'assignatura i té com a objectiu facilitar i estimular el procés d'aprenentatge. 

Al llarg del semestre, el consultor anirà proposant la lectura d'articles o altres fonts (ponències de congressos i jornades, normes tècniques...) que serveixen per a complementar o ampliar el material web. Quan així s'indiqui, les lectures seran de caràcter obligatori, i, per tant, els seus continguts avaluables, al mateix nivell que els continguts del material.

Els estudiants poden accedir des de "Materials i fonts", a les dues parts de la traducció espanyola de la norma ISO 15489. Información y documentación - Gestión de documentos, que s'utilitzaran també com a material d'estudi de l'assignatura, la lectura de la qual serà obligatòria.

• Bibliografia i fonts d'informació

A més de la bibliografia recomanada en l'assignatura, esmentada anteriorment, a l'espai de Recursos de l'aula, es pot accedir a diferents articles que formen part de la bibliografia complementària de l'assignatura, així com a una selecció d'enllaços d'Internet relacionats amb la matèria.

• Metodologia

La metodologia de treball proposada a l'assignatura es basa principalment en l'estudi dels continguts del material web i de les lectures obligatòries que s'indiquen en cada unitat didàctica. Tanmateix, mitjançant l'espai de debat i l'espai del fòrum es facilita l'intercanvi d'informació i el treball en grup.

Com a metodologia d'estudi per a l'assignatura de Gestió documental suggerim realitzar les següents tasques, segons els terminis establerts (dates clau):

• Lectura inicial dels materials proposats pel consultor, corresponents a la unitat d'estudi.

• Lectura comprensiva i analítica de les unitats, relacionant els continguts amb altres parts de l'assignatura o amb els coneixements previs.

• Realització de les activitats d'avaluació contínua proposades.

D'aquest procés d'estudi s'espera que l'assimilació de competències i de continguts es doni a partir d'un estudi crític dels mateixos, recolzats en la bibliografia, així com del seguiment actiu dels espais virtuals de l'aula.

A més, s'emprarà els espais de comunicació de l'aula: tauler, fòrum i debat.

L'eina de comunicació principal entre el consultor i els estudiants és el tauler. Per això, és convenient que els alumnes accedeixin regularment al tauler per estar al corrent dels missatges enviats pel consultor, ja que contenen informació i comentaris sobre l'assignatura i el desenvolupament de les practiques.

El fòrum és un espai destinat a que els alumnes intercanviïn informació entre ells, per la qual cosa en principi el consultor no participarà a les converses que s'hi mantinguin. Tanmateix, si en algun moment determinat s'observa que en el fòrum es comenta algun dubte o qüestió d'interès general, el consultor podrà enviar missatges per confirmar informacions o efectuar aclariments. A més, per tal de compartir els dubtes que puguin anar sorgint, es recomana utilitzar el fòrum per plantejar qüestions sobre el contingut de la matèria. És important compartir en el fòrum tots els dubtes que la lectura de materials o desenvolupament de les PACs generi a l'estudiant. De fet és una via per a que el consultor pugui acompanyar i recolzar l'aprenentatge de l'estudiant.

L'espai de debat s'usarà per tractar temes que puguin relacionar l'assignatura amb diferents aspectes de l'actualitat. També es poden plantejar debats vinculats a alguna de les proves d'avaluació contínua, a fi de facilitar l'aprenentage en comú.

Puntualment, els alumnes podran enviar directament missatges a la bústia del consultor per comunicar circumtàncies especials. 

• Informació sobre l'avaluació a la UOC

La Normativa acadèmica de la UOC disposa que el procés d'avaluació es fonamenta en el treball personal de l'estudiant i pressuposa l'autenticitat de l'autoria i l'originalitat dels exercicis fets.

La manca d'originalitat en l'autoria o el mal ús de les condicions en què es fa l'avaluació de l'assignatura és una infracció que pot tenir conseqüències acadèmiques greus.

L'estudiant serà qualificat amb un suspens (D/0) si es detecta manca d'originalitat en l'autoria d'alguna activitat avaluable (pràctica, prova d'avaluació contínua (PAC) o final (PAF), o la que es defineixi al pla docent), sigui perquè ha utilitzat material o dispositius no autoritzats, sigui perquè ha copiat textualment d'internet, o ha copiat d'apunts, de materials, de manuals o d'articles (sense la citació corresponent), d'altres estudiants, o per qualsevol altra conducta irregular.

La qualificació de suspens (D/0) en les qualificacions finals d'avaluació contínua pot comportar l'obligació de fer l'examen presencial per a superar l'assignatura (si hi ha examen i si superar-lo és suficient per a superar l'assignatura segons indiqui el pla docent).

Quan aquesta mala conducta es produeixi durant la realització de les proves d'avaluació finals presencials, l'estudiant pot ser expulsat de l'aula, i l'examinador farà constar tots els elements i la informació relatius al cas.

D'altra banda, aquesta conducta pot donar lloc a la incoació d'un procediment disciplinari i l'aplicació, si escau, de la sanció que correspongui.

La UOC habilitarà els mecanismes que consideri oportuns per a vetllar per la qualitat de les seves titulacions i garantir l'excel·lència i la qualitat del seu model educatiu.

• Consulta del model d'avaluació

• Avaluació continuada

El model pedagògic de la UOC es fonamenta en l'avaluació contínua, que consisteix en la realització d'una sèrie d'activitats proposades pel consultor, basades en l'aplicació dels coneixements a problemes i circumstàncies properes a la pràctica professional. Si un estudiant participa en l'avaluació contínua, pot comprovar amb l'ajut del consultor el progrés del seu procés d'aprenentatge.

El seguiment de l'avaluació contínua facilita:

• L'assimilació dels conceptes estudiats als materials de l'assignatura.

• La reflexió personal i l'aprenentatge actiu.

• L'adquisició de les competències i dels hàbits metodològics necessaris per a la resolució de problemes.

Es proposen tres proves d'avaluació contínua (PAC) que s'aniran efectuant en paral·lel amb l'estudi dels continguts de l'assignatura. Aquestes PAC es plantegen com a activitats encadenades, és a dir, que estan relacionades entre ells amb l'objectiu d'entendre la problemàtica documental existent en les organitzacions i com plantejar possibles solucions.

El percentatge de la qualificació final de l'avaluació contínua s'estableix de la següent manera:

• PAC 1: 30%

• PAC 2: 35%

• PAC 3: 35%

Algunes consideracions importants respecte de l'avaluació contínua:

a) La resolució de les PAC és individual, excepte que el consultor indiqui el contrari.

b) És precís obtenir una qualificació de C+ o superior a totes les PAC a fi de superar l'avaluació contínua i poder presentar-se a la prova de síntesi. Aquells estudiants que no lliurin totes les PAC obtindran un 'N' (No presentat) com a qualificació final de l'avaluació continuada.

c) No s'acceptaran lliuraments de les PAC fora del termini establert en el pla docent, sense haver-ho notificat i justificat prèviament.

d) Les PAC hauran de ser lliurades a l'espai de Lliurament i registre d'AC, fent constar el número de la pràctica i els cognoms i nom de l'alumne per tal d'identificar el fitxer que s'adjunta. Per exemple: Pac1_Cognom-1_Cognom-2_Nom.doc;

e) L'incompliment de les normes de presentació i lliurament de les PAC pot comportar que la pràctica no sigui admesa o que es resti puntuació en la qualificació de la mateixa.

Al final de l'avaluació contínua caldrà efectuar la prova de síntesi. Aquesta prova és presencial i té com a objectiu validar el procés d'aprenentatge seguit al llarg del semestre.

Si un estudiant no pot o no vol seguir l'avaluació contínua, pot presentar-se directament a l'examen final presencial.

AVIS: Tot i considerar-se perfectament normal i útil l'estudi en grup i el treball cooperatiu com a estratègia efectiva d'estudi, això no implica que es permeti la presentació de treballs no originals (és a dir, còpies/plagis de treballs amb autoria diferent a la de l'estudiant que presenta l'exercici) donat que el sistema d'avaluació és totalment "ad personam" i, per tant, té caràcter individual. En conseqüència, l'entrega d'una activitat copiada total o parcialment d'un altre treball comportarà la consideració de l'activitat com a suspesa (D) per a tots els estudiants implicats sense que sigui en absolut rellevant el vincle existent entre els mateixos.

Detectada la duplicitat/plagi d'una activitat, total o parcialment, automàticament l'estudiant haurà de presentar-se a l'examen per tal de superar l'assignatura.

En aquest sentit, detectada una incidència d'aquest tipus, el consultor ho posarà en coneixement de l'estudiant/s mitjançant un missatge a la seva bústia personal. Així mateix, el consultor informarà de l'incident al tutor de l'estudiant i al personal acadèmic vinculat amb l'assignatura (Professor Responsable d'Assignatura i Director del Programa).

• Avaluació final

L'assignatura es pot aprovar per una de les dues vies següents:

• Superació de l'Avaluació Continuada (AC), més una prova de síntesi.
• Exàmen final.

En cas de no haver seguit o no haver superat l'avaluació continuada, l'estudiant haurà de presentar-se a examen final, per tal d'obtenir la nota final que correspongui.

La prova de síntesi (PS) és una prova escrita i presencial que té per objectiu avaluar l'assoliment dels objectius i l'adquisició de les competències i els continguts de l'assignatura i completar el procés d'avaluació realitzat durant el curs. Per a fer la PS, s'ha d'haver superat l'AC (qualificació mínima de C+) d'acord amb els criteris establerts en el pla docent / d'aprenentatge. El temps previst per a la realització de la PS presencial és de 60 minuts (1 hora).

L'examen final (EX) consisteix en una prova d'avaluació final escrita presencial que té per objectiu avaluar l'assoliment dels objectius i l'adquisició de les competències i els continguts de l'assignatura, d'una manera global i completa, independentment de si l'estudiant ha superat l'AC o no. Per a l'assignatura Gestió documental, aquesta prova es composa de qüestions teòriques i un exercici pràctic sobre disseny i implementació d'un sistema de gestió documental en una organització. El temps previst per a la realització de l'EX és de 120 minuts (2 hores). L'examen l'hauran d'efectuar els estudiants que no hagin seguit l'avaluació continuada o els que, encara que l'han seguit, han obtingut C- o D en la qualificació final de l'avaluació contínua. També els estudiants que hagin aprovat l'avaluació continuada, si ho desitgen, poden optar a fer l'examen en lloc de la PS a efectes de millorar la qualificació.

• Feedback

Per tal d'ajudar a autoregular el progrés en l'aprenentatge i conèixer el grau d'assoliment dels objectius i competències de la PAC, un cop tancat el termini de lliurament de cadascuna de les activitats previstes, el consultor facilitarà la informació següent:

A través del Tauler: el consultor proporcionarà indicacions adreçades al conjunt de l'aula sobre la correcta resolució de cada activitat, i una valoració global de cada PAC que inclourà el comentari dels encerts i errors més freqüents i d'altres aspectes que el consultor consideri pertinents. A més, el consultor proporcionarà una solució tipus o una selecció de les millors respostes.

A través del Registre d'Avalució Continuada: L'estudiant rebrà comentaris individuals sobre la seva activitat i veurà la qualificació assignada a les activitats que ha anat lliurant.